Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Die Rechnung ist ausgestellt. Der Empfänger hat eine E-Mail-Adresse im Gast- oder Firmenprofil, sonst tragen Sie sie im Dialog ein.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, Karte Rechnungen zu dieser Buchung, und klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf E-Mail.
Der Dialog "Rechnung per E-Mail senden" öffnet sich: "Die Rechnung DEMO-0001 wird als PDF angehängt. Empfänger, Betreff und Text sind vorausgefüllt und können vor dem Senden angepasst werden."
Prüfen Sie An (vorbelegt mit der Firmenadresse bei Firmenrechnungen, sonst mit der Gastadresse; bei abweichender Rechnungsadresse leer), Betreff und Nachricht. Unter dem Text steht der Dateiname des Anhangs.
Klicken Sie auf Senden. Die Meldung "Rechnung DEMO-0001 wurde an gast@example.com gesendet." erscheint, der Dialog schließt sich.
Den Versand finden Sie im Tab Belege & Versand unter Rechnungs-Versand mit Zeitpunkt, Rechnungsnummer, Empfänger und Status (zum Beispiel "Versendet", "Zugestellt", "Unzustellbar").
Alternative Wege
- Tab Belege & Versand: Unter Dokumente, PDF-Belege steht je Rechnung ebenfalls der Mail-Versand sowie Herunterladen.
- Ohne Mail: Über PDF öffnen Sie die Rechnung im Browser und drucken sie oder speichern sie für den Postversand.
- Stornorechnungen versenden Sie auf demselben Weg; sie stehen unter Stornos & Gutschriften anzeigen.
Der Versand ist beliebig oft möglich. Jeder Versuch wird protokolliert, auch fehlgeschlagene; die Historie speichert Zeitpunkt, Empfänger und Status, nicht den Text.
Änderungen an Betreff und Nachricht gelten nur für diese Mail. Die Standardtexte pflegen Sie unter Rechnungs-Stammdaten.
Rechnungen an Unternehmen erzeugt die Software als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten); die Zeile trägt dann das Abzeichen E-Rechnung (ZUGFeRD). Der Versand läuft gleich.
Der Status "Unzustellbar" bedeutet, dass der Empfängerserver die Mail abgewiesen hat. Prüfen Sie die Adresse im Profil und senden Sie erneut.
Im Demo-Betrieb gehen Mails nur an freigegebene Adressen.