Voraussetzungen
Senden und Mailen: Admin, Sekretariat, Empfang. Historien und Dokumente sehen alle Rollen. Gästekonto-Aufstellung nur mit hinterlegten Rechnungs-Stammdaten ("Nur mit Rechnungs-Stammdaten und Folio-Recht.").
Karten
| Karte | Inhalt |
|---|---|
| Reservierungsbestätigung | "Schickt eine Bestätigung dieser Buchung per E-Mail. Empfänger, Betreff und Einleitungstext lassen sich vor dem Senden anpassen." Button Bestätigung senden; darunter "Zuletzt gesendet: 31.08.2026, 10:12". |
| Versandhistorie | Alle Sendungen der Bestätigung mit Zeitpunkt, Empfänger und Status. Leer: "Keine Versandhistorie", "Sobald eine Bestätigung rausgeht, steht hier Zeitpunkt, Empfänger und Status." |
| Rechnungs-Versand | "Welche Rechnung wann an wen gemailt wurde." Zeitpunkt, Rechnungsnummer, Empfänger, Status. Leer: "Noch keine Rechnung per E-Mail versendet". |
| Dokumente | PDF-Belege: je Rechnung Nummer, Art, Datum, Empfänger, Betrag mit Herunterladen und Mail-Versand. Leer: "Noch keine Belege. Sobald eine Rechnung erstellt ist, erscheint sie hier zum Herunterladen und Mailen." |
| Weitere Aufstellungen | Gästekonto-Aufstellung ("Alle Positionen der Buchung als unverbindliche Aufstellung, keine Rechnung.") mit Drucken und Mailen; Meldeschein drucken mit Drucken und Zum Meldeschein. |
Dialog Reservierungsbestätigung senden
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| An | E-Mail-Adresse; vorbelegt mit der Firma bei Firmenbuchungen, sonst mit dem Gast. | ja |
| Betreff | Vorbelegt aus den Rechnungs-Stammdaten. | ja |
| Einleitungstext | Freitext; "Darunter folgen automatisch Buchungsnummer, Zeitraum, Zimmer und Gesamtbetrag." | ja |
| Zimmer in der Bestätigung | Zusammengefasst ("z. B. 9 Zimmer in einer Zeile") oder Einzeln je Zimmer ("jede Zimmernummer in einer eigenen Zeile"). | |
| Senden | Verschickt die Mail; Meldung "Bestätigung wurde an gast@example.com gesendet." |
Status in den Historien
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| In Warteschlange | Versand angestoßen, noch nicht übergeben. |
| Versendet | An den Mailanbieter übergeben. |
| Zugestellt | Vom Empfängerserver angenommen. |
| Unzustellbar | Vom Empfängerserver abgewiesen (Adresse prüfen). |
| Fehlgeschlagen | Versand nicht möglich (zum Beispiel keine Adresse, Anbieter nicht erreichbar). |
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Bestätigung senden | Admin, Sekretariat, Empfang | Buchungsbestätigung erneut senden |
| Rechnung per Mail senden, PDF herunterladen | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung per Mail senden |
| Gästekonto-Aufstellung drucken oder mailen | Admin, Sekretariat, Empfang | Kontoauszug per Mail senden |
| Meldeschein drucken | alle | Meldeschein erfassen, unterschreiben, drucken |
Wichtig
Die Historien speichern nur Zeitpunkt, Empfänger, Anlass und Status, nie den Inhalt der Mail. Die Empfängeradresse wird nach 12 Monaten entfernt.
Bestätigungen aus dem Buchungswidget (nach Zahlung oder bei Buchung auf Rechnung) erscheinen ebenfalls in der Versandhistorie, ohne Absenderperson.
Die Aufstellungs-Mail ist kein Beleg und taucht nicht unter Rechnungs-Versand auf; alle Mails des Betriebs stehen im Postausgang.