Positionen buchen, Rechnungen erstellen, Zahlungen erfassen, Aufstellungen drucken und mailen: Admin, Sekretariat, Empfang. Rechnungen stornieren: Admin, Sekretariat. Ohne Rechnungsrecht steht statt der Buttons "Nur Admin, Sekretariat oder Empfang können Rechnungen erstellen."
Gästekonto der Buchung
"Laufende Kontoführung. Übernachtungen kommen aus der Buchung, Artikel buchen Sie hier dazu." Rechts der Zähler Positionen.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Spalten Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Betrag | Je Position eine Zeile. Übernachtungen tragen den Chip "aus der Buchung" und den Zeitraum. |
| Artikel hinzufügen (zum Konto) | Auswahl eines Artikels aus dem Katalog, Feld Menge, Button Buchen. Artikel mit offenem Preis fragen den Betrag ab. |
| Kontosaldo (Summe aller Positionen) | Summe aller Positionen des Kontos, unabhängig von Rechnungen. Hinweis: "Abgerechnete Positionen sind gesperrt. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung." |
| Zwischenaufstellung (unverbindlich) | Aufstellung drucken und Aufstellung mailen: unverbindlicher Kontoauszug ohne Rechnungsnummer. |
Rechnung erstellen
"Positionen auswählen, Empfänger festlegen, Vorschau prüfen."
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Öffnet den Dialog "Rechnung erstellen" mit der Belegart Anzahlung: Voller Betrag, Prozent (Prozentsatz, Standard 30) oder Fester Betrag (Betrag (brutto)); Button Anzahlungsrechnung erstellen. |
| Rechnung erstellen | Öffnet den Dialog mit der Belegart Standardrechnung in drei Schritten Positionen, Empfänger, Vorschau (Weiter zum Empfänger, Weiter zur Vorschau, Zurück). Empfänger: Gast, Firma oder freie Rechnungsadresse. |
| Belegart Schlussrechnung | Erscheint, sobald eine Anzahlungsrechnung besteht ("Es besteht eine Anzahlung (DEMO-0001). Bitte über die Belegart Schlussrechnung abrechnen."); Auswahl der abzusetzenden Anzahlungen, Kurtaxe auf der Schlussrechnung erheben, Button Schlussrechnung erstellen. |
Rechnungen zu dieser Buchung
"Belege, Zahlstatus und Versand an einem Ort. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich (GoBD)." Ohne Rechnung: "Noch keine Rechnung erstellt". Je Rechnung: Nummer, Art, Datum, Empfänger, Betrag, Zahlstatus (Offen, Teilbezahlt, Bezahlt), PDF, Versand, Zahlung am Terminal oder extern, Erstattung und Storno. Die Einzelheiten stehen in den Artikeln des Bereichs Rechnungen und Zahlungen.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Artikel auf das Gästekonto buchen, Menge ändern, entfernen | Admin, Sekretariat, Empfang | Posten auf das Folio buchen |
| Aufstellung drucken oder mailen | Admin, Sekretariat, Empfang | Kontoauszug per Mail senden |
| Rechnung erstellen | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse) |
| Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung | Admin, Sekretariat, Empfang | Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung |
| Rechnung stornieren | Admin, Sekretariat | Rechnung stornieren und korrigieren |
| Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellen | Admin, Sekretariat | Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellen |
| Zahlung am Terminal, extern erfassen, Erstattung | Admin, Sekretariat, Empfang | Zahlung am Terminal, Zahlung extern erfassen, Erstattung |
| Rechnung per Mail senden | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung per Mail senden |
Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht, nur storniert und neu ausgestellt. Positionen, die auf einer Rechnung stehen, sind im Gästekonto gesperrt.
Rechnungsnummern sind je Betrieb fortlaufend und lückenlos; auch Stornos erhalten eine Nummer.
Solange eine Anzahlungsrechnung besteht, ist die normale Rechnung gesperrt; abgerechnet wird über die Schlussrechnung.
Die Kurtaxe erscheint nur auf der Rechnung, nicht im Gästekonto; bei Firmenbuchungen wird sie nicht erhoben.