Zahlungen am Gästekonto erfassen und stornieren, am Terminal kassieren, Positionen buchen, Rechnungen erstellen, Aufstellungen drucken und mailen: Admin, Sekretariat, Empfang. Rechnungen stornieren: Admin, Sekretariat. Ohne Rechnungsrecht steht statt der Buttons "Nur Admin, Sekretariat oder Empfang können Rechnungen erstellen."
Gästekonto der Buchung
"Laufende Kontoführung. Übernachtungen kommen aus der Buchung, Artikel buchen Sie hier dazu." Rechts der Zähler Positionen.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Spalten Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Betrag | Je Position eine Zeile. Übernachtungen tragen den Chip "aus der Buchung" und den Zeitraum. |
| Artikel hinzufügen (zum Konto) | Auswahl eines Artikels aus dem Katalog, Feld Menge, Button Buchen. Artikel mit offenem Preis fragen den Betrag ab. |
| Kontosaldo (Summe aller Positionen) | Summe aller Positionen des Kontos, unabhängig von Rechnungen. Hinweis: "Abgerechnete Positionen sind gesperrt. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung." |
Rechnung erstellen
"Positionen auswählen, Empfänger festlegen, Zahlung wählen, Vorschau prüfen." Daneben steht nur der Hauptknopf Rechnung erstellen; seltener Gebrauchtes liegt darunter unter Weitere Möglichkeiten.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Weitere Möglichkeiten | Klappt die Zeile mit Aufstellung drucken, Aufstellung mailen und Anzahlungsrechnung auf; ein zweiter Klick oder Esc klappt sie wieder zu. |
| Zwischenaufstellung (unverbindlich) | Unter Weitere Möglichkeiten: Aufstellung drucken und Aufstellung mailen, ein unverbindlicher Kontoauszug ohne Rechnungsnummer. |
| Anzahlungsrechnung | Unter Weitere Möglichkeiten. Öffnet den Dialog "Rechnung erstellen" mit der Belegart Anzahlung: Voller Betrag, Prozent (Prozentsatz, Standard 30) oder Fester Betrag (Betrag (brutto)); Button Anzahlungsrechnung erstellen. |
| Rechnung erstellen | Öffnet den Dialog mit der Belegart Standardrechnung in vier Schritten Positionen, Empfänger, Zahlung, Vorschau (Weiter zum Empfänger, Weiter zur Zahlung, Weiter zur Vorschau, Zurück). Empfänger: Gast, Firma oder freie Rechnungsadresse. Im Schritt Zahlung stehen die Zahlungen am Gästekonto, die die Rechnung übernimmt, und das Zahlungsziel; für den offenen Rest wählen Sie Kartenterminal, Karte extern, Überweisung erhalten oder Debitor (zahlt per Überweisung), bei Portal-Buchungen auch den Portal-Zahlweg und Virtuelle Kreditkarte. Die Vorschau zeigt das Rechnungs-PDF als Entwurf. |
| Belegart Schlussrechnung | Erscheint, sobald eine Anzahlungsrechnung besteht ("Es besteht eine Anzahlung (DEMO-0001). Bitte über die Belegart Schlussrechnung abrechnen."); Auswahl der abzusetzenden Anzahlungen, Kurtaxe auf der Schlussrechnung erheben, Button Schlussrechnung erstellen. |
Rechnungen zu dieser Buchung
"Belege, Zahlstatus und Versand an einem Ort. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich (GoBD)." Ohne Rechnung: "Noch keine Rechnung erstellt". Je Rechnung: Nummer, Art, Datum, Empfänger, Betrag, Zahlstatus (Offen, Teilbezahlt, Bezahlt), PDF, Versand, Zahlung am Terminal oder extern, Erstattung und Storno. Die Einzelheiten stehen in den Artikeln des Bereichs Rechnungen und Zahlungen.
Zahlungen am Gästekonto
Ganz unten im Tab: "Zahlungen jederzeit erfassen, auch vor der Rechnung oder als Teilzahlung. Die nächste Rechnung übernimmt sie und vermerkt „Betrag dankend erhalten“." Rechts die Summe Noch keiner Rechnung zugeordnet, sobald eine offene Zahlung besteht.
Die Karte zeigt die Liste und zwei Knöpfe, Zahlung erfassen und Am Terminal kassieren. Das Formular erscheint erst nach einem Klick auf einen der Knöpfe; Abbrechen oder Esc klappt es wieder zu, nach dem Erfassen klappt es von selbst zu.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Liste der Zahlungen | Je Zahlung Datum, Zahlart (EC-/Kreditkarte (externes Gerät), Überweisung, Sonstige (unbar), Bar, Terminal (Karte), bei Portal-Buchungen auch Portal und Virtuelle Kreditkarte), Betrag und Stand: "Noch keiner Rechnung zugeordnet", "Auf Rechnung" mit Nummer, "Wartet auf Terminal", "Fehlgeschlagen", "Erstattet" oder "Storniert" (durchgestrichen). Ohne Zahlung: "Noch keine Zahlung erfasst." |
| Stornieren | Nur bei einer erfassten Zahlung, die noch keiner Rechnung zugeordnet ist und nicht vom Terminal stammt. Rückfrage "Zahlung stornieren?"; die Zeile bleibt durchgestrichen sichtbar. |
| Zahlung erfassen, dann Betrag (EUR), Zahlart, Zahlungsdatum, Notiz (optional), Zahlung erfassen | Erfasst eine Zahlung. Das Datum ist heute vorbelegt und darf nicht in der Zukunft liegen; die Notiz (höchstens 200 Zeichen) erscheint nicht auf der Rechnung. Bar ist nur mit eingerichteter Kasse (TSE) wählbar, sonst steht dort "Bar, erst mit eingerichteter Kasse (TSE)". Nach einer Zahlung bar oder mit EC-/Kreditkarte folgt "Zahlung wurde erfasst. Beleg für den Gast:" mit Beleg drucken, Herunterladen und Kein Beleg gewünscht. |
| Am Terminal kassieren, dann Am Terminal kassieren (EUR), Terminal, Am Terminal kassieren | Nur wenn für den Betrieb Kartenzahlung eingerichtet ist. Kassiert einen frei gewählten Betrag am Stripe-Terminal; Terminal erscheint erst ab zwei aktiven Geräten. Ohne Gerät: "Kein Terminal konfiguriert. Ein Administrator kann unter Integrationen › Stripe Terminal einen Reader registrieren." |
| Hinweis während des Kassierens | "Bitte Karte am Terminal vorhalten (...). Der Status aktualisiert sich automatisch." mit Aktualisieren und Abbrechen. |
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Zahlung am Gästekonto erfassen oder stornieren | Admin, Sekretariat, Empfang | Zahlung am Gästekonto erfassen (vor der Rechnung) |
| Am Terminal auf die Buchung kassieren | Admin, Sekretariat, Empfang | Am Terminal auf die Buchung kassieren |
| Artikel auf das Gästekonto buchen, Menge ändern, entfernen | Admin, Sekretariat, Empfang | Posten auf das Folio buchen |
| Aufstellung drucken oder mailen | Admin, Sekretariat, Empfang | Kontoauszug per Mail senden |
| Rechnung erstellen | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse) |
| Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung | Admin, Sekretariat, Empfang | Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung |
| Rechnung stornieren | Admin, Sekretariat | Rechnung stornieren und korrigieren |
| Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellen | Admin, Sekretariat | Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellen |
| Zahlung am Terminal, extern erfassen, Erstattung | Admin, Sekretariat, Empfang | Zahlung am Terminal, Zahlung extern erfassen, Erstattung |
| Rechnung per Mail senden | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung per Mail senden |
Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht, nur storniert und neu ausgestellt. Positionen, die auf einer Rechnung stehen, sind im Gästekonto gesperrt.
Rechnungsnummern sind je Betrieb fortlaufend und lückenlos; auch Stornos erhalten eine Nummer.
Solange eine Anzahlungsrechnung besteht, ist die normale Rechnung gesperrt; abgerechnet wird über die Schlussrechnung.
Die Kurtaxe erscheint nur auf der Rechnung, nicht im Gästekonto; bei Firmenbuchungen wird sie nicht erhoben.
Zahlungen am Gästekonto übernimmt die nächste Standard-, Schluss- oder Sammelrechnung, ganze Zahlungen in Datumsreihenfolge bis zum Rechnungsbetrag; der Rest bleibt stehen.