Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Das Geld ist tatsächlich eingegangen (Beleg des EC-Geräts, Kontoauszug). Barzahlungen werden nicht erfasst.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung. Ganz oben steht der Bereich Zahlungen am Gästekonto mit allen bisherigen Erfassungen; ohne Zahlung steht dort "Noch keine Zahlung erfasst."
Tragen Sie unter Betrag (EUR) den eingegangenen Betrag ein, zum Beispiel 150,00. Eine Teilzahlung ist ausdrücklich erlaubt; Sie können beliebig viele Zahlungen nacheinander erfassen.
Wählen Sie die Zahlart: EC-/Kreditkarte (externes Gerät) (Standard), Überweisung oder Sonstige (unbar). Der Eintrag Bar (erst mit TSE, siehe #368) ist gesperrt.
Prüfen Sie das Zahlungsdatum. Vorbelegt ist heute; für eine Überweisung tragen Sie das Eingangsdatum laut Kontoauszug ein. Ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich.
Optional: Unter Notiz (optional) halten Sie zum Beispiel die Beleg-Nr. des EC-Geräts fest (höchstens 200 Zeichen). Sie steht nicht auf der Rechnung.
Klicken Sie auf Zahlung erfassen. Die Zahlung erscheint in der Liste mit Datum, Zahlart und "Noch keiner Rechnung zugeordnet"; rechts oben steht die Summe Noch keiner Rechnung zugeordnet.
Stellen Sie später die Rechnung wie gewohnt aus. Im Schritt Zahlung des Dialogs stehen die Zahlungen unter Bereits erhalten, darunter der Offener Rest. Nach dem Ausstellen zeigt die Liste "Auf Rechnung" mit der Rechnungsnummer (Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse)).
Falsch erfasst: Zahlung stornieren
Solange eine Zahlung noch keiner Rechnung zugeordnet ist, steht daneben Stornieren. Nach der Rückfrage "Zahlung stornieren?" wird sie als "Storniert" durchgestrichen; sie bleibt im Verlauf sichtbar und zählt nicht mehr. Erfassen Sie danach die richtige Zahlung neu. Ist die Zahlung bereits auf einer Rechnung, korrigieren Sie über Erstatten an der Rechnung (Erstattung).
Alternative Wege
- Kartenzahlung am Stripe-Terminal: Direkt darunter kassieren Sie einen frei gewählten Betrag am Terminal (Am Terminal auf die Buchung kassieren).
- Beim Abrechnen: Im Dialog Rechnung erstellen erfassen Sie im Schritt Zahlung den offenen Rest mit Karte extern oder Überweisung erhalten; die Zahlung landet ebenfalls am Gästekonto.
Die Rechnung übernimmt ganze Zahlungen in Datumsreihenfolge, solange ihre Summe den Rechnungsbetrag nicht übersteigt. Was nicht passt, bleibt am Gästekonto für die nächste Rechnung; eine Zahlung wird nie geteilt.
Eine Anzahlungsrechnung übernimmt keine Zahlungen vom Gästekonto; das tun Standard-, Schluss- und Sammelrechnung.
Die Rechnung weist trotzdem den vollen Betrag mit voller Umsatzsteuer aus; die Zahlungen stehen darunter als Vermerk mit Offener Betrag. Ist alles bezahlt, steht dort "Der Rechnungsbetrag ist bereits beglichen."
Eine Zahlung vor der Rechnung ist steuerlich eine Anzahlung. Der DATEV-Export bucht sie im Monat des Eingangs auf das Anzahlungskonto (DATEV-Export erstellen).