Nächtliche Läufe
In den frühen Morgenstunden laufen drei Aufgaben nacheinander. Der Löschlauf setzt die Aufbewahrungsfristen um: Er löscht Meldescheine ausländischer Gäste, deren Frist abgelaufen ist, sowie Versandprotokolle und Sicherheitsereignisse, die älter als zwölf Monate sind (Aufbewahrung und Löschung). Die Optionsfreigabe storniert Optionen, deren Optionsdatum verstrichen ist; die Zimmer werden wieder frei, die Buchung erhält das Abzeichen Option verfallen, und der Vorgang steht im Verlauf mit dem Benutzer "System" (Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen). Der Mahnlauf ermittelt Rechnungen, deren Zahlungsfrist oder letzte Mahnfrist verstrichen ist, und zeigt sie im Dashboard unter Rechnungen zur Mahnung fällig; verschickt wird nichts automatisch, die Mahnung lösen Sie selbst aus (Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung)).
Portale und Buchungsmaske
Die Anbindung an Booking.com und weitere Portale arbeitet laufend: Änderungen an Preisen, Verfügbarkeit, Restriktionen und Belegung gehen als Teil-Push kurz nach der Änderung an den Channel-Manager, einmal täglich läuft ein vollständiger Abgleich. Neue Buchungen, Stornos und Änderungen aus Portalen holt die Software alle 15 Minuten ab; Buchungen und Stornos legt sie automatisch an, Änderungen zeigt sie nur zur Prüfung (Verfügbarkeit und Preise an Portale übertragen (ARI), Portalbuchungen prüfen). Buchungen aus der eigenen Buchungsmaske entstehen sofort, mit Gast, Buchung, Extras und gegebenenfalls einem Meldeschein-Entwurf.
Zahlungen
Kartenzahlungen aus der Buchungsmaske, am Terminal und Kautionen bestätigt der Zahlungsdienstleister über Rückmeldungen an die Software. Erst diese Rückmeldung setzt die Zahlung auf erfolgreich oder trägt eine Erstattung ein; zwischen Klick und Rückmeldung können Sekunden liegen. Jede Rückmeldung wird nur einmal verarbeitet, auch wenn sie mehrfach eintrifft; eine Doppelbuchung derselben Zahlung ist ausgeschlossen. Schlägt eine Kartenzahlung aus der Buchungsmaske nach dem Zahlungsschritt doch fehl oder ist das Zimmer inzwischen vergeben, erstattet die Software vollständig und legt keine Buchung an.
E-Mails
Automatisch verschickt die Software nur die Buchungsbestätigung für Online-Buchungen aus der Buchungsmaske und, falls hinterlegt, die interne Benachrichtigung darüber. Bestätigungen für manuell angelegte Buchungen, Rechnungen, Kontoauszüge und Mahnungen gehen erst auf Ihren Klick hinaus. Jeder Versand steht mit Ergebnis im Postausgang; ein fehlgeschlagener Versand wird dort markiert und aus der Buchung oder Rechnung erneut gesendet (Postausgang prüfen). Ohne Absenderadresse in der Konfiguration des Betriebs gehen keine Mails hinaus.
Worauf Sie sich nicht verlassen sollten
Die Software checkt niemanden automatisch ein oder aus und setzt keine No-Shows; das bleibt Handarbeit am Anreise- und Abreisetag (Erster Tag am Empfang). Sie erzeugt keine Rechnungen von selbst, mahnt nicht von selbst und meldet nichts an Behörden. Portale erfahren nichts von Stornos, die Sie im Haus vornehmen. Und zwischen einer Änderung im Haus und ihrer Ankunft im Portal können Minuten liegen; bei kurzfristigen Sperren schließen Sie den Zimmertyp zusätzlich im Portal.
Läuft eine Automatik nicht, etwa weil eine Option am Morgen noch offen ist oder Portalbuchungen ausbleiben, prüfen Sie zuerst den Channel-Manager (Zustand der Anbindung) und den Postausgang und wenden sich dann an clavenda.