Rolle Admin oder Sekretariat; Empfang sieht die Mahnstufe, kann aber nicht mahnen. Die Rechnung ist ausgestellt, nicht storniert, hat einen offenen Betrag und ist überfällig (Zahlungsziel liegt vor heute). Der Empfänger hat eine E-Mail-Adresse, und unter Absender und Versand ist eine Absender-Kennung gesetzt.
Schritte
Öffnen Sie Rechnungen und setzen Sie Status auf Überfällig. Überfällige Zeilen sind rot hinterlegt, das Zahlungsziel steht rot und fett, im Zahlstatus erscheint Überfällig und darunter "offen: 236,80 €".
Prüfen Sie die aktuelle Stufe: Das gelbe Abzeichen Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung zeigt die letzte Mahnung. Ohne Abzeichen wurde noch nie gemahnt.
Klicken Sie in der Zeile auf Mahnen. Unter der Zeile erscheint "1. Mahnung erstellt und per E-Mail versendet. Neue Zahlungsfrist: 14.09.2026." Das Abzeichen springt auf die neue Stufe.
Mehrere Rechnungen auf einmal: Haken Sie die Rechnungen an (die Kopf-Checkbox wählt alle mahnbaren) und klicken Sie auf Ausgewählte mahnen (3). Das Ergebnis lautet zum Beispiel "Sammel-Mahnlauf: 2 gemahnt, 1 übersprungen (bereits gemahnt)." mit den betroffenen Rechnungsnummern.
Kontrollieren Sie den Versand im Postausgang; die Mahnung erscheint dort unter dem Typ Rechnung mit der Rechnungsnummer als Referenz (Postausgang prüfen).
Alternative Wege
- Wiedervorlage: Das Dashboard zeigt unter Aufgaben "Rechnungen zur Mahnung fällig" mit der Anzahl der Rechnungen, deren letzte Frist verstrichen ist; der Klick führt in die Liste Rechnungen. Automatisch versendet wird nichts.
- Mahnung nur ausdrucken: Einen Postversand gibt es nicht. Drucken Sie das PDF aus dem Mailanhang oder senden Sie eine Kopie an sich selbst.
Frist, Gebühr und Text jeder Stufe kommen aus Mahnstufen (Mahnstufen einrichten). Ohne Konfiguration gilt: 14 Tage neue Frist, keine Gebühr, Standardtext. Ohne Stufe 0 beginnt trotzdem mit der Zahlungserinnerung.
Die Mahngebühr ist Schadenersatz ohne Umsatzsteuer. Sie wird nur auf dem Mahnbeleg und in der Mail ausgewiesen, nicht als Posten auf die Rechnung gebucht; die Rechnung bleibt unverändert (GoBD).
Jede Stufe kann je Rechnung nur einmal erzeugt werden: "Diese Mahnstufe wurde für diese Rechnung bereits erzeugt. Aktuelle Mahnstufe: 1. Mahnung." Ein Mindestabstand wird nicht erzwungen; die Wiedervorlage im Dashboard richtet sich nach der letzten Frist.
Mahnbelege sind unveränderlich und lassen sich nicht zurücknehmen. Geht die Zahlung ein, erfassen Sie sie; weitere Mahnungen sind dann nicht mehr möglich ("Die Rechnung ist bereits vollständig bezahlt.").
"Kein Absender hinterlegt." löst ein Administrator in den Rechnungs-Stammdaten unter Absender und Versand; "Für den Rechnungsempfänger ist keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt." lösen Sie am Gast oder an der Firma.
Schlägt nur der Mailversand fehl, bleibt die Mahnung gespeichert und dieselbe Stufe lässt sich nicht wiederholen. Senden Sie das PDF dann manuell.
Im Demo-Hotel gehen Mails nur an freigegebene Adressen; andere Empfänger werden still übersprungen.