Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht die Liste, aber statt des Formulars den Hinweis "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Mahnstufen pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Schritte
Öffnen Sie Einstellungen und dort Mahnstufen. Ohne Konfiguration steht dort "Noch keine Mahnstufen hinterlegt" mit dem Button Erste Mahnstufe anlegen; sonst eine Tabelle mit Stufe, Frist, Mahngebühr, Textbaustein.
Klicken Sie auf Neue Mahnstufe. Tragen Sie unter Mahnstufe die Nummer ein, für die Zahlungserinnerung 0.
Setzen Sie Frist in Tagen (vorbelegt 14): die Zahl der Tage ab Mahndatum bis zur neuen Zahlungsfrist auf dem Mahnschreiben.
Tragen Sie bei Bedarf Mahngebühr (EUR) ein, zum Beispiel 5,00. Leer oder 0 bedeutet keine Gebühr. Für die Zahlungserinnerung ist üblicherweise keine Gebühr vorgesehen.
Ergänzen Sie optional den Mahntext (optional). Er ersetzt den Standardtext im Anschreiben nach der Anrede; Rechnungsnummer, Beträge und Frist hängt die Software automatisch an. Werte der Rechnung setzen Sie mit Platzhaltern wie
{rechnungsnummer}oder{neue_frist}ein; die Liste steht unter dem Feld, darunter eine Vorschau mit Beispielwerten.Klicken Sie auf Mahnstufe anlegen. Wiederholen Sie die Schritte für Stufe 1 und 2. Zum Ändern öffnen Sie im Zeilenmenü Bearbeiten und speichern mit Änderungen speichern.
Alternative Wege
- Stufe entfernen: Im Zeilenmenü Löschen wählen und im Dialog Mahnstufe löschen bestätigen ("1. Mahnung wirklich löschen?"). Bereits erstellte Mahnungen bleiben unverändert.
- Ohne Konfiguration arbeiten: Mahnen funktioniert auch ohne Stufen. Dann gelten 14 Tage Frist, keine Gebühr und der Standardtext für jede Stufe.
Je Stufe gibt es genau eine Konfiguration: "Für diese Mahnstufe ist bereits eine Konfiguration hinterlegt." Zulässig sind die Stufen 0 bis 20. Für Stufen ohne Eintrag greifen die Standardwerte.
Änderungen wirken nur auf künftige Mahnungen. Ein Mahnbeleg speichert Frist und Gebühr zum Zeitpunkt seiner Erstellung (GoBD) und ändert sich nicht mehr.
Die Mahngebühr ist Schadenersatz und wird ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. Ob und in welcher Höhe Sie Gebühren verlangen dürfen, richtet sich nach Ihren AGB und dem Verzug des Schuldners; die Software prüft das nicht. Verzugszinsen berechnet die Software nicht.
Der Mahntext sollte ohne Anrede formuliert sein, zum Beispiel "Bitte begleichen Sie den offenen Betrag zur Rechnung {rechnungsnummer} bis zum {neue_frist}." Unbekannte Platzhalter lehnt das Speichern ab. Maximal 2000 Zeichen.
Ein Löschen lässt sich nicht rückgängig machen; die Stufe fällt dann auf die Standardwerte zurück.