Admin und Sekretariat. Andere Rollen sehen statt des Formulars "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Mahnstufen pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Aufbau
| Abschnitt | Bedeutung |
|---|---|
| Stufe und Frist | "Stufe 0 ist die Zahlungserinnerung, 1 die erste Mahnung usw. Die Frist ist die Anzahl Tage ab Mahndatum bis zur neuen Zahlungsfrist." |
| Mahngebühr | "Die Mahngebühr ist Schadenersatz und wird nicht mit Umsatzsteuer ausgewiesen. Leer oder 0 lassen, wenn keine Gebühr erhoben wird." |
| Textbaustein | "Optionaler Freitext für den Mahntext dieser Stufe. Platzhalter in geschweiften Klammern werden beim Versand durch die Werte der Rechnung ersetzt." Darunter die Liste Verfügbare Platzhalter und, sobald Text eingegeben ist, die Vorschau mit Beispielwerten. |
| Fußleiste | Abbrechen führt zur Liste; Mahnstufe anlegen beziehungsweise Änderungen speichern, während des Speicherns "Speichern läuft...". |
Felder
| Feld | Pflicht | Bedeutung und Regeln |
|---|---|---|
| Mahnstufe | ja | Ganze Zahl 0 bis 20. 0 = Zahlungserinnerung. Beim Bearbeiten vorbelegt. Fehler: "Die Mahnstufe muss zwischen 0 und 20 liegen." oder "Für diese Mahnstufe ist bereits eine Konfiguration hinterlegt." |
| Frist in Tagen | ja | Ganze Zahl ab 0, vorbelegt 14. Tage ab Mahndatum bis zur neuen Zahlungsfrist auf dem Mahnschreiben. Fehler: "Die Frist darf nicht negativ sein." |
| Mahngebühr (EUR) | nein | Betrag mit Komma oder Punkt, zum Beispiel "5,00". Leer = 0. Fehler: "Bitte eine gültige Mahngebühr eingeben (z.B. 5,00)." oder "Die Mahngebühr darf nicht negativ sein." |
| Mahntext (optional) | nein | Bis 2000 Zeichen. Ersetzt im Mahnschreiben und in der E-Mail den Standardtext nach der Anrede. Rechnungsnummer, offener Betrag, Gebühr, Gesamtbetrag und Zahlungsfrist stehen ohnehin unter dem Text. Platzhalter siehe unten. Fehler: "Unbekannter Platzhalter: {…}. Bitte nur die angezeigten Platzhalter verwenden." |
Platzhalter im Mahntext
Platzhalter stehen in geschweiften Klammern und werden beim Versand der Mahnung ersetzt, im Mahnschreiben (PDF) und in der E-Mail gleich. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Andere Platzhalter lehnt das Speichern ab.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| {rechnungsnummer} | Rechnungsnummer |
| {rechnungsdatum} | Rechnungsdatum |
| {betrag} | Rechnungsbetrag (brutto) |
| {offener_betrag} | Offener Betrag zum Mahndatum |
| {mahngebuehr} | Mahngebühr dieser Stufe |
| {gesamtbetrag} | Offener Betrag plus Mahngebühr |
| {mahndatum} | Datum der Mahnung |
| {neue_frist} | Neue Zahlungsfrist |
| {empfaenger} | Rechnungsempfänger (Firma, sonst Name) |
| {gast} | Gast laut Rechnung |
| {betrieb} | Name des Betriebs |
Die Vorschau im Zeilenmenü der Liste Mahnstufen zeigt den Text mit den Werten der Musterrechnung.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Stufe anlegen oder ändern | Admin, Sekretariat | Mahnstufen einrichten |
Die Speicherung wird serverseitig geprüft; Fehler erscheinen unterhalb der Felder in einer Zeile.
Änderungen gelten nur für künftige Mahnungen. Bereits erzeugte Mahnbelege behalten Frist, Gebühr und Text (GoBD). Gespeichert wird der fertige Text mit den eingesetzten Werten.
Beim Bearbeiten lässt sich die Stufennummer ändern; existiert die Zielstufe schon, wird das Speichern abgelehnt.
Standardtexte ohne eigenen Baustein: Für Stufe 0 eine freundliche Erinnerung, ab Stufe 1 der Hinweis auf die bisherige Zahlungsaufforderung und die Mahngebühr.