Alle Rollen sehen und filtern die Liste. Zahlung erfassen, Neue Sammelrechnung und Rechnung erstellen stehen Admin, Sekretariat und Empfang zur Verfügung. Auswahlspalte, Mahnen und Ausgewählte mahnen sehen nur Admin und Sekretariat.
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Rechnungen, Untertitel "Alle ausgestellten Rechnungen und Stornos dieses Mandanten.", rechts Neue Sammelrechnung. |
| Suchfeld | "Suche nach Nummer oder Käufer": Teilstring in Rechnungsnummer, Käufername und Firma. |
| Von / Bis | Zeitraum nach Rechnungsdatum, beide Grenzen einschließlich. |
| Status | Alle, Ausgestellt, Storniert, Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig, Checkout ohne Rechnung. Alle Filter wirken sofort und kombiniert. |
| Druckt die gefilterte Tabelle als Außenstandsliste im Querformat mit Kopfzeile "Zeitraum: ... · Status: ... · 12 Rechnung(en)". Filterzeile, Auswahl und Beleg-Spalte werden nicht gedruckt. | |
| Mahnlauf-Leiste | Nur Admin, Sekretariat: Ausgewählte mahnen (2) und "2 Rechnung(en) ausgewählt" beziehungsweise "Mahnbare Rechnungen anhaken und in einem Zug mahnen." |
| Leerzustand | "Keine Rechnungen gefunden" mit "Keine Rechnung passt zu den aktuellen Filtern." oder "Für diesen Mandant sind noch keine Rechnungen vorhanden." |
Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Auswahl | Checkbox je mahnbarer Rechnung (ausgestellt, offen, überfällig); die Kopf-Checkbox wählt alle sichtbaren mahnbaren. Nur Admin, Sekretariat. |
| Nummer | Rechnungsnummer als Link ins Buchungsdetail (Tab Folio & Rechnung). Sammelrechnungen über mehrere Buchungen tragen statt des Links den Zusatz "Sammelrechnung". |
| Datum | Rechnungsdatum. |
| Käufer | Name, bei Firmenrechnungen "Firma (Name)". |
| Summe | Bruttobetrag der Rechnung. |
| Zahlstatus | Bezahlt, Teilbezahlt oder Offen; bei Storno nur Storniert. Zusätzlich Überfällig, wenn das Zahlungsziel überschritten ist, das gelbe Mahnstufen-Abzeichen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, ...) und die Zeile "offen: 236,80 €". |
| Gezahlt via | Zahlweg der letzten Zahlung (Kartenzahlung, Überweisung, Sonstige (unbar)), bei mehreren Zahlungen "+1". |
| Zahlungsziel | Rechnungsdatum plus Zahlungsziel aus den Stammdaten zum Ausstellungszeitpunkt; überfällig rot und fett. |
| Status | Ausgestellt, Storniert oder Storno (die Stornorechnung selbst). Bei Firmenrechnungen mit E-Rechnung zusätzlich E-Rechnung (ZUGFeRD). |
| Beleg | PDF öffnet die Rechnung in einem neuen Tab. Bei offenen Rechnungen zusätzlich Zahlung erfassen und Mahnen. |
Zeilen "Checkout ohne Rechnung"
Ausgecheckte Buchungen, für die noch keine Rechnung existiert, stehen als eigene Zeilen oben in der Liste: Buchungsreferenz mit dem Zusatz "keine Rechnung", Abreisetag als Datum, das rote Abzeichen Checkout ohne Rechnung, Status Ausgecheckt und der Button Rechnung erstellen, der ins Folio der Buchung führt. Betrag, Zahlstatus und PDF gibt es nicht, denn es existiert noch kein Beleg. Die Zeilen erscheinen bei Status: Alle und Status: Checkout ohne Rechnung; teilweise abgerechnete Buchungen zählen nicht dazu.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Rechnung suchen, PDF öffnen | alle | Rechnung per Mail senden |
| Externe Zahlung vermerken (Zahlung erfassen) | Admin, Sekretariat, Empfang | Zahlung extern erfassen |
| Einzelne Rechnung mahnen (Mahnen) | Admin, Sekretariat | Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung) |
| Sammel-Mahnlauf (Ausgewählte mahnen) | Admin, Sekretariat | Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung) |
| Sammelrechnung anlegen (Neue Sammelrechnung) | Admin, Sekretariat, Empfang | Sammelrechnung über mehrere Buchungen |
| Abreise nachfakturieren (Rechnung erstellen) | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse) |
| Außenstandsliste drucken (Drucken) | alle | diese Referenz |
Überfällig heißt: Zahlungsziel liegt vor dem heutigen Tag und es ist noch etwas offen. Am Fälligkeitstag selbst ist eine Rechnung noch nicht überfällig. Das Zahlungsziel ist auf der Rechnung eingefroren; eine spätere Änderung in den Stammdaten ändert es nicht.
Der Zahlstatus wird aus den erfassten Zahlungen berechnet, nicht gespeichert. Eine Erstattung öffnet den Saldo automatisch wieder.
Stornierte Rechnungen bleiben mit Storniert in der Liste; nichts wird gelöscht (GoBD). Über Status: Ausgestellt blenden Sie sie aus.
Terminalzahlungen kassieren Sie nur aus der Buchung heraus; die Liste erfasst ausschließlich externe Zahlungen. Bar (erst mit TSE, siehe #368) bleibt gesperrt.
Die gedruckte Außenstandsliste ist ein Momentbild des Browsers, kein gespeicherter Bericht. Für den Steuerberater nutzen Sie den DATEV-Export.