Alle Rollen sehen und filtern die Liste. Zahlung erfassen, Neue Sammelrechnung und Rechnung erstellen stehen Admin, Sekretariat und Empfang zur Verfügung. Auswahlspalte, Mahnen und Ausgewählte mahnen sehen nur Admin und Sekretariat.
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Rechnungen, rechts Neue Sammelrechnung. |
| Abreisen ohne Rechnung | Hinweisleiste über der Liste, nur wenn es solche Abreisen gibt, zum Beispiel "3 Abreisen ohne Rechnung · älteste Abreise vor 5 Tagen". Anzeigen klappt die Liste auf (siehe unten). |
| Suchfeld | "Nummer oder Käufer": Teilstring in Rechnungsnummer, Empfängername und Firma. Mehrere Wörter grenzen ein: jedes Wort muss in einem der Felder vorkommen. Die Suche startet nach kurzer Pause oder sofort mit Enter. |
| Filter | Öffnet ein Feld mit Status (Alle, Ausgestellt, Storniert, Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig, je mit Trefferzahl) und Zeitraum (Rechnungsdatum) mit von und bis (beide Grenzen einschließlich). Die Auswahl gilt erst mit Anwenden; Zurücksetzen hebt Status und Zeitraum auf. Gibt es Abreisen ohne Rechnung, führt der Eintrag Abreisen ohne Rechnung (3) zur Hinweisleiste. |
| Filter-Chips | Aktive Filter stehen neben dem Knopf, zum Beispiel "Status Überfällig" oder "Zeitraum 01.10.2026 bis 31.10.2026". Klick öffnet den Filter, das X entfernt ihn. |
| Lädt alle Treffer der Suche und Filter, nicht nur die sichtbare Seite, und öffnet eine Druckansicht (A4 quer) mit Zurück zur Liste und Drucken. | |
| CSV | Lädt alle Treffer der Suche und Filter als Debitorenliste für den Bankabgleich (Semikolon, Umlaute im Windows-Zeichensatz). Stornierte Rechnungen und Stornos sind keine Forderung und fehlen. |
| Fußzeile | Anzahl aller Treffer und Summe offen über alle Treffer, nicht nur über die sichtbare Seite. Stornierte Rechnungen und Stornos zählen nicht zum offenen Betrag. |
| Seiten | Die Liste zeigt 50 Rechnungen je Seite. Darunter steht, welcher Ausschnitt sichtbar ist (zum Beispiel "51–100 von 1.234 Rechnungen"), und die Seitennavigation mit Zurück, den Seitenzahlen und Weiter. |
| Auswahlleiste | Nur Admin, Sekretariat, sobald Rechnungen angehakt sind: "2 ausgewählt", Ausgewählte mahnen und Auswahl aufheben. Hinweis: "Nur überfällige und gemahnte Rechnungen sind auswählbar." |
| Leerzustand | "Noch keine Rechnungen" mit "Für diesen Betrieb sind noch keine Rechnungen vorhanden." oder "Keine Rechnungen gefunden." mit "Für die Suche und die gewählten Filter gibt es keine Treffer." und Filter zurücksetzen. |
Auf dem Handy liegen Drucken und CSV (Debitorenliste) im Menü "…" neben dem Filter, und jede Rechnung erscheint als Karte. Tippen auf die Karte öffnet die Details.
Suche, Filter und Seite stehen in der Adresse der Seite: die Zurück-Taste des Browsers führt zur vorherigen Liste, ein kopierter Link zeigt dieselbe Liste, und nach Zahlung erfassen kehren Sie an dieselbe Stelle zurück. Eine Änderung an Suche oder Filter beginnt wieder auf Seite 1.
Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Auswahl | Checkbox je mahnbarer Rechnung (ausgestellt, offen, überfällig); die Kopf-Checkbox wählt alle mahnbaren der Seite. Nur Admin, Sekretariat. |
| Nummer | Rechnungsnummer. Klick führt ins Buchungsdetail (Tab Folio & Rechnung). Zeichen hinter der Nummer zeigen E-Rechnung (ZUGFeRD), Sammelrechnung oder Stornogebühr. Bei Sammelrechnungen ohne einzelne Buchung öffnet der Klick die Detailkarte. Ein Storno steht direkt über der stornierten Rechnung, eine Klammer verbindet beide. |
| Datum | Rechnungsdatum. Nur bei breitem Bildschirm sichtbar. |
| Empfänger | Name ohne Anrede; bei Firmenrechnungen die Firma und daneben der Ansprechpartner. |
| Betrag | Bruttobetrag der Rechnung. |
| Status | Ein Status je Zeile: Bezahlt (dahinter die Zahlart der letzten Zahlung, bei mehreren Zahlungen "+1"), Offen, Teilbezahlt mit "236,80 € offen", Überfällig, Gemahnt mit Mahnstufe (zum Beispiel "1. Mahnung"), Storniert mit "durch" und der Stornonummer, Storno mit "zu" und der stornierten Nummer. |
| Fälligkeit | Nur solange etwas offen ist: "fällig in 14 Tagen", "morgen fällig", "heute fällig" oder "seit 12 Tagen überfällig". Bei bezahlten und stornierten Rechnungen bleibt die Zelle leer. |
| "…" | Aktionen der Zeile: PDF öffnen, Letzte Mahnung öffnen (wenn gemahnt), Zahlung erfassen (bei offenem Betrag), Mahnen mit der nächsten Stufe (bei mahnbaren Rechnungen) und Zur Buchung. Bei breitem Bildschirm erscheint Zahlung erfassen zusätzlich direkt in der Zeile, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. |
Nummer, Empfänger, Status und Fälligkeit öffnen beim Zeigen eine Detailkarte, zum Beispiel mit Rechnungsbetrag, bereits bezahltem Betrag, Zahlungen, Mahnungen und den offenen Rechnungen desselben Empfängers.
Abreisen ohne Rechnung
Ausgecheckte Buchungen, für die noch keine Rechnung existiert, stehen nicht in der Rechnungstabelle, sondern in der Hinweisleiste Abreisen ohne Rechnung oben auf der Seite. Aufgeklappt zeigt sie je Buchung Abreise, Buchung, Gast oder Firma, Abgereist (zum Beispiel "vor 3 Tagen") und den Button Rechnung erstellen, der ins Folio der Buchung führt. Betrag und PDF gibt es nicht, denn es existiert noch kein Beleg. Teilweise abgerechnete Buchungen zählen nicht dazu.
Druckansicht
Die Druckansicht ist die Außenstandsliste. Der Kopf trägt Betrieb, Titel Rechnungsliste, "Stand", "Filter" und "Erstellt von", darunter die Kennzahlen Rechnungen, davon offen, Rechnungsbeträge, Bereits bezahlt und Summe offen. Die Tabelle hat die Spalten Nummer, Datum, Empfänger, Status, Fällig am, Betrag, Bereits bezahlt und Offener Betrag. Folgeseiten tragen "Rechnungsliste · Fortsetzung".
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Rechnung suchen, PDF öffnen | alle | Rechnung per Mail senden |
| Externe Zahlung vermerken (Zahlung erfassen) | Admin, Sekretariat, Empfang | Zahlung extern erfassen |
| Einzelne Rechnung mahnen (Mahnen) | Admin, Sekretariat | Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung) |
| Sammel-Mahnlauf (Ausgewählte mahnen) | Admin, Sekretariat | Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung) |
| Sammelrechnung anlegen (Neue Sammelrechnung) | Admin, Sekretariat, Empfang | Sammelrechnung über mehrere Buchungen |
| Abreise nachfakturieren (Rechnung erstellen) | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse) |
| Außenstandsliste drucken (Drucken) | alle | diese Referenz |
Überfällig heißt: Zahlungsziel liegt vor dem heutigen Tag und es ist noch etwas offen. Am Fälligkeitstag selbst ist eine Rechnung noch nicht überfällig. Das Zahlungsziel ist auf der Rechnung eingefroren; eine spätere Änderung in den Stammdaten ändert es nicht.
Der Status wird aus den erfassten Zahlungen berechnet, nicht gespeichert. Eine Erstattung öffnet den Saldo automatisch wieder.
Stornierte Rechnungen bleiben mit Storniert in der Liste; nichts wird gelöscht (GoBD). Über Status: Ausgestellt blenden Sie sie aus.
Terminalzahlungen kassieren Sie nur aus der Buchung heraus; die Liste erfasst ausschließlich externe Zahlungen. Bar ist nur mit eingerichteter Kasse (TSE) wählbar (Bar kassieren).
Die gedruckte Außenstandsliste ist ein Momentbild des Browsers, kein gespeicherter Bericht. Für den Steuerberater nutzen Sie den DATEV-Export.