Rolle Admin im aktiven Betrieb. Änderungen gelten nur für den aktiven Betrieb; Zugänge derselben Person zu anderen Betrieben bleiben unberührt.
Schritte
Öffnen Sie Einstellungen, Benutzer & Rollen (Seite Benutzerverwaltung), Karte Mitglieder. Die Tabelle zeigt Name, E-Mail, Rolle, Mitglied seit und Status; ganz rechts steht in jeder Zeile das Menü "…" (Aktionen für die Person). Administratoren stehen oben, Ihre eigene Zeile trägt das Abzeichen Sie.
Rolle ändern: Öffnen Sie das Menü "…" der Person und wählen Sie Rolle ändern. Im Dialog wählen Sie unter Rolle den neuen Wert Administrator, Sekretariat oder Empfang und klicken auf Speichern. Der Button ist erst aktiv, wenn sich die Auswahl unterscheidet. Der Dialog schließt sich, die Zeile zeigt die neue Rolle. Sie gilt beim nächsten Seitenaufruf der Person.
Name eintragen oder korrigieren: Wählen Sie im Menü "…" Name eintragen beziehungsweise Name bearbeiten, geben Sie im Dialog unter Name den Namen ein (bis 80 Zeichen) und klicken Sie auf Speichern. Der Dialog schließt sich, die Liste zeigt den neuen Namen. Ein leerer Name entfernt ihn wieder, die Liste zeigt dann "Kein Name".
Zugang entziehen: Wählen Sie im Menü "…" Zugang entfernen. Die Rückfrage "Zugang entfernen" nennt die Person; bestätigen Sie mit Entfernen. Die Zuordnung zu diesem Betrieb wird gelöscht. Das Konto der Person und ihre Zugänge zu anderen Betrieben bleiben bestehen.
Prüfen Sie beim Ausscheiden einer Person zusätzlich die anderen Betriebe, in denen sie Mitglied ist, und entfernen Sie den Zugang dort ebenfalls; die Software macht das nicht betriebsübergreifend.
Alternative Wege
- Zweiten Administrator ernennen: Stufen Sie zuerst eine weitere Person auf Administrator hoch; erst danach lässt sich der bisherige einzige Administrator herabstufen oder entfernen.
- Einladung erneut senden: Steht in der Spalte Status "eingeladen", hat die Person ihr Passwort noch nicht gesetzt. Im Menü "…" steht dann Einladung erneut senden; Meldung "Einladung erneut verschickt."
- Vertretung im Urlaub: Rollen lassen sich jederzeit hoch- und wieder herabstufen; ein Zeitlimit gibt es nicht. Notieren Sie sich die Rücknahme.
Beim letzten Administrator stehen im Menü "…" statt Rolle ändern und Zugang entfernen die Hinweise "Rolle fest: letzter Administrator" und "Entfernen nicht möglich: letzter Administrator"; die Rolle trägt ein Schild ("Letzter Administrator (geschützt)"). Die Datenbank erzwingt das zusätzlich: "Der letzte Administrator eines Betriebs kann nicht entfernt oder herabgestuft werden."
Sie können sich selbst entfernen oder herabstufen, sofern Sie nicht der letzte Administrator sind. Danach haben Sie sofort keinen Zugriff mehr auf die Benutzerverwaltung.
Ein versehentlich entfernter Zugang lässt sich über eine neue Einladung mit derselben E-Mail ohne neue E-Mail wiederherstellen; die Rolle müssen Sie neu setzen.
Eine Person, die ihr Passwort noch nicht gesetzt hat, steht bereits als Mitglied in der Liste, mit dem Status "eingeladen"; danach steht dort "aktiv".
Der Name ist personenbezogen und betriebsübergreifend; eine Änderung wirkt in allen Betrieben der Person und in ihrem Profil. Konten löschen oder E-Mail-Adressen ändern kann nur clavenda.