Dienstplan pflegen

Schritte

1. Öffnen Sie in der Rail die Rubrik Team und im Panel Dienstplan. Der Tab Woche zeigt die aktuelle Woche, daneben steht zum Beispiel "KW 39 · 21. bis 27. September 2026". Die Pfeile blättern, Diese Woche springt zurück.

   

2. Lesen Sie im Tageskopf die Zahlen Anreisen, Bleiben und Abreisen ab. Viele Anreisen brauchen mehr Empfang, viele Abreisen mehr Reinigung.

3. Fahren Sie in der Zeile des Mitarbeiters über die leere Zelle des Tages und klicken Sie auf das Plus. Der Editor öffnet sich mit Name und Datum, oben steht Art des Eintrags auf Dienst.

   

4. Tragen Sie den Beginn ein, zum Beispiel 07:00. Das Ende ist optional; steht es fest, tragen Sie es ein, denn es zählt für Ampel und Stunden. Die Vorschläge unter "Zuletzt genutzt, zum Übernehmen:" setzen Beginn und Ende auf einmal. Unter Vermerk notieren Sie bei Bedarf einen kurzen Hinweis wie "Gruppenanreise 14 Uhr".

5. Hat der Mitarbeiter sich diesen Dienst oder einen freien Tag gewünscht, setzen Sie den Haken Wunsch-Dienst (gesperrt) bzw. Wunsch-Frei (gesperrt). Der Tag ist dann gegen versehentliches Ändern gesperrt.

6. Klicken Sie auf Speichern. Die Zelle zeigt "7:00–15:00" (ohne Ende nur "7:00"), die Meldung "Dienst gespeichert." erscheint.

7. Für Krank, Urlaub oder Berufsschule wählen Sie oben Krank, Urlaub beziehungsweise Schule und setzen Von und Bis. Eingetragen werden immer ganze Tage ohne Uhrzeit. Stehen im Zeitraum schon Dienste, zeigt der Editor zum Beispiel "3 Einträge werden ersetzt:"; der Knopf heißt dann Überschreiben. Tage mit "Frei" und gesperrte Wünsche bleiben stehen.

   

8. Zum Ändern klicken Sie auf die Zelle, passen die Felder an und speichern. Zum Löschen klicken Sie auf das kleine × oben rechts in der Zelle (es erscheint beim Überfahren) oder drücken auf der Zelle die Taste Entf; im Editor geht es mit Entfernen. Die Meldung "Schicht entfernt." bietet etwa zehn Sekunden Rückgängig. Bei einem gesperrten Wunsch klicken Sie zuerst Sperre aufheben.

9. Wünsche und Termine Ihrer Mitarbeiter halten Sie unter dem Raster in Wünsche & Termine fest. Klicken Sie auf Wunsch oder Termin, wählen Sie den Mitarbeiter und die Art Frei-Wunsch, Urlaubswunsch oder Termin, das Datum (bei Wünschen auch einen Zeitraum, bei Terminen optional die Uhrzeit) und eine kurze Notiz. Nach Speichern steht der Eintrag in der Liste und als Markierung in der Zelle des Tages, zum Beispiel "Wunsch: frei". Liegt auf einem Frei- oder Urlaubswunsch schon ein Dienst, ist die Markierung orange. Den Dialog erreichen Sie auch aus dem Editor einer Zelle über Wunsch oder Termin für diesen Tag. Einen Eintrag löschen Sie mit dem × an der Markierung in der Zelle oder in seiner Zeile der Liste; auch hier gibt es Rückgängig. Ein genehmigter Urlaub oder ein gesperrtes Wunsch-Frei bleibt dabei im Plan stehen.

10. Einen Urlaubswunsch übernehmen Sie in der Liste mit Genehmigen: Der Urlaub steht dann im Plan ("Der Wunsch ist genehmigt und steht als Urlaub im Plan."). Stehen im Zeitraum schon Dienste, fragt clavenda "Urlaub genehmigen und überschreiben?". Einen Frei-Wunsch sperren Sie mit Sperren; er steht dann als Wunsch-Frei mit Schloss im Plan. Tage mit Dienst bleiben dabei stehen und werden in der Meldung genannt.

11. Klicken Sie oben rechts auf Drucken. Gedruckt wird die Woche auf einem Blatt im Querformat mit "Dienstplan", dem Namen des Betriebs, der Kalenderwoche und unten "Stand:" mit Datum und Uhrzeit.

    

Alternative Wege

• Woche direkt wählen: Über das Datumsfeld zwischen den Pfeilen springen Sie zu einem beliebigen Tag.
• Monat aushängen: Der Tab Monat zeigt das Monatsblatt (A4 quer), der Tab Besetzung wer an welchem Tag eingeteilt ist (Personal-Listen drucken).
• Feste Absprachen: In der Karte Notizen unter dem Raster halten Sie Regeln fest, die für alle Wochen gelten. Nur Admins sehen sie.