Alle Rollen sehen die Liste, können suchen, filtern, drucken und die CSV laden. Check-in, Check-out, Zahlung erfassen, Rechnung erstellen und Buchungsbestätigung senden stehen Admin, Sekretariat und Empfang offen. Stornieren erscheint nur für Admin und Sekretariat. Neue Buchung steht allen zur Verfügung, das Formular dahinter lässt sich aber nur mit der Rolle Admin oder Sekretariat abschicken.
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Buchungen, rechts Neue Buchung. |
| Ansicht | Kommend (Optionen, bestätigte und eingecheckte Buchungen, früheste Anreise zuerst), Im Haus (eingecheckt), Vergangen (ausgecheckt und No-Show, neueste zuerst), Storniert und Alle. Hinter jeder Ansicht steht die Anzahl unter Berücksichtigung von Suche und Filtern. |
| Arbeitsvorrat Heute | Zum Beispiel "4 Anreisen heute, 1 ohne Zimmer · 3 Abreisen heute · 5 offene Salden nach Abreise". Erscheint nur, wenn es etwas zu tun gibt. Ein Klick filtert die Liste und wählt die passende Ansicht (offene Salden: Vergangen); Alle zeigen oder ein Wechsel der Ansicht hebt den Filter wieder auf. Die Zahl der offenen Salden nach Abreise steht erst nach dem Klick da, weil dafür die Beträge aller vergangenen Buchungen berechnet werden. |
| Suche | Findet Buchungsreferenz (zum Beispiel B00061), Gast, Firma und die Reservierungsnummer des Portals. Mehrere Wörter grenzen ein: "Max Müller" findet auch "Müller, Max". |
| Filter | Status, Quelle und Label, je Wert mit der Zahl der Treffer, dazu der Zeitraum der Anreise (von, bis). Gilt erst mit Anwenden. Aktive Filter stehen als Chips neben dem Knopf; das "×" entfernt einen Filter. Am Handy öffnet sich der Filter als Blatt von unten. |
| Sortierung | Anreise (früheste bzw. späteste zuerst), Buchungsdatum (neueste zuerst) oder Offener Saldo (höchster zuerst). |
| Öffnet eine Druckansicht aller Treffer der Ansicht, Suche und Filter, nicht nur der sichtbaren Seite (A4 quer, mit Betrieb, Stand, Ansicht und Filtern, Summen). | |
| CSV | Lädt alle Treffer der Ansicht, Suche und Filter als CSV für Excel (Semikolon, Umlaute im Windows-Zeichensatz). |
| Fußzeile | Anzahl aller Treffer, Summe offen und, falls vorhanden, davon überfällig. Die Summen gelten für die sichtbare Seite ("Summe dieser Seite"); bei der Sortierung Offener Saldo und bei den offenen Salden nach Abreise für alle Treffer ("alle Treffer"). |
| Seiten | Die Liste zeigt 50 Buchungen je Seite. Darunter steht, welcher Ausschnitt sichtbar ist (zum Beispiel "51–100 von 1.234 Buchungen"), und die Seitennavigation mit Zurück, den Seitenzahlen und Weiter. |
Ansicht, Suche, Filter, Sortierung und Seite stehen in der Adresse der Seite: die Zurück-Taste des Browsers führt zur vorherigen Ansicht, und ein kopierter Link zeigt dieselbe Liste. Eine Änderung an Suche, Filter, Ansicht oder Sortierung beginnt wieder auf Seite 1.
Spalten
Jede Zeile hat zwei Textzeilen: oben das Wichtigste, darunter gedämpft der Zusatz.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Buchung | Buchungsreferenz, darunter die Quelle mit einem grauen Symbol: Weltkugel für Portale (zum Beispiel Booking.com, Expedia), Browserfenster für die eigene Buchungsseite (Online), Person für Direkt (am Empfang angelegt). |
| Gast | Bucht eine Firma, steht die Firma oben und der Ansprechpartner darunter; sonst der Gast. Ein gleicher Name erscheint nur einmal. Namen stehen so, wie sie erfasst wurden. |
| Zeitraum | Anreise und Abreise (Jahr nur außerhalb des laufenden Jahres), darunter die Nächte. In schmaleren Fenstern steht hier auch das Zimmer, zum Beispiel "2 Nächte · Zi. 104". |
| Zimmer | Zimmernummern; bei mehr als zwei Zimmern oder ohne Zuweisung gedämpft "3 Zimmer". Darunter bis zu zwei Labels, weitere als "+1". Nur in breiten Fenstern. |
| Status | Abzeichen in den Farben des Belegungsplans: Option, Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt, No-Show, Storniert (gestrichelt). Dahinter ein Türsymbol für Anreise heute bzw. Abreise heute. Darunter "bis 10.10." bei Optionen, "kein Zimmer" bei Anreise heute oder morgen ohne Zuweisung, bei stornierten Buchungen das Datum des Stornos bzw. "Option verfallen". |
| Offen | Offener Betrag, derselbe wie im Buchungsdetail; ein rotes Warndreieck davor heißt überfällig. Darunter "von 3.100,00 €" bzw. ohne offenen Betrag "Gesamt 312,00 €". Bei stornierten Buchungen ist der Gesamtbetrag die Stornogebühr. Leere Zellen bedeuten: nichts offen. |
| Aktionen | Das "…"-Menü der Zeile. |
Ein Klick auf eine freie Stelle der Zeile öffnet die Buchung, ebenso ein Klick auf die Buchungsreferenz. Am Handy erscheinen die Buchungen als Karten; Tippen öffnet die Buchung.
Details in Karten
Fahren Sie mit der Maus kurz über Gast, Zeitraum, Status oder Offen oder über die Buchungsreferenz (Quelle), erscheint eine Karte mit Details. Mit der Tastatur genügt es, die Zelle mit der Tabulatortaste anzusteuern. Die Details werden erst beim Öffnen geladen; bis dahin steht "Details werden geladen …".
| Karte | Inhalt |
|---|---|
| Gast | Name, Ansprechpartner bzw. Firma, E-Mail, Telefon, frühere Aufenthalte (ab fünf "Stammgast"), Tags, letzte Notiz und der Link Gastprofil öffnen bzw. Firmenprofil öffnen. |
| Zeitraum | Je Zimmer Nummer und Kategorie (oder "noch nicht zugewiesen"), Personen, Ratenplan und zweiter Gastname; dazu An- und Abreisezeiten und die Uhrzeit von Check-in bzw. Check-out. |
| Quelle (auf der Buchungsreferenz) | Portal bzw. Quelle, Reservierungsnummer des Portals, Buchungsdatum und ob das Portal kassiert oder der Gast im Hotel zahlt. Ein Klick auf die Referenz öffnet weiterhin die Buchung. |
| Status | Zum Beispiel "Option bis 12.10.2026", Zeitpunkt von Check-in und Check-out, bei Stornos Datum, Stornogebühr und Grund; immer das Buchungsdatum. |
| Offen | Gesamt (bei Stornos die Stornogebühr), bezahlt und offen; die Zahlungen mit Datum und Art, die Rechnungen mit Nummer und Stand (bezahlt, offen mit Fälligkeit, überfällig) und die Garantie (über das Portal bezahlt, Kreditkarte hinterlegt oder keine Karte). |
Ein Klick auf die Zelle heftet die Karte an: Sie bleibt offen, bis Sie Esc drücken, daneben klicken oder erneut auf die Zelle klicken. Esc schließt auch die schwebende Karte. Alles Wichtige steht zusätzlich in der Zeile oder im Buchungsdetail; die Karte ist eine Abkürzung. Am Handy gibt es keine Karten.
Aktionen in der Zeile
Beim Überfahren oder Ansteuern einer Zeile mit der Tastatur erscheint links vom "…"-Menü höchstens eine passende Aktion:
| Aktion | Wann |
|---|---|
| Check-in | Anreise heute, Zimmer zugewiesen. |
| Zimmer zuweisen | Anreise heute ohne Zimmer; führt in den Belegungsplan zum Tag. |
| Check-out | Abreise heute. Ausgecheckt werden die heute fälligen Zimmer, wie im Buchungsdetail. |
| Zahlung erfassen | Abgereist mit offenem Saldo. |
Das "…"-Menü enthält je nach Status: Buchung öffnen, Im Belegungsplan zeigen, Check-in (ohne Zimmer gesperrt mit "Erst ein Zimmer zuweisen"), Zimmer zuweisen, Check-out (vor dem Abreisetag gesperrt), Zahlung erfassen, Rechnung erstellen (führt ins Folio), Buchungsbestätigung senden (ohne Gast-E-Mail gesperrt) und Stornieren … bzw. bei Optionen Option verwerfen ….
- Zahlung erfassen öffnet bei einer offenen Rechnung dasselbe Formular wie in der Rechnungsliste (Überweisung, EC-/Kreditkarte am externen Gerät, Sonstige; Bar nur mit eingerichteter Kasse). Ohne Rechnung führt der Punkt in das Gästekonto der Buchung.
- Buchungsbestätigung senden schickt die Bestätigung mit dem Standardtext an die Gast-E-Mail. Wollen Sie Empfänger oder Text vorher ändern, senden Sie sie aus dem Buchungsdetail (Tab Belege & Versand).
- Stornieren … öffnet die Buchung mit dem gewohnten Storno-Dialog, auch wenn Stornieren dort im Menü Aktionen steht.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Buchung suchen und öffnen | alle | Referenz: Buchungsdetail |
| Nach Status, Quelle oder Label filtern | alle | Labels vergeben |
| Gast ein- und auschecken | Admin, Sekretariat, Empfang | Einchecken, Auschecken |
| Zahlung erfassen | Admin, Sekretariat, Empfang | Zahlung extern erfassen |
| Buchung stornieren | Admin, Sekretariat | Buchung stornieren |
| Neue Buchung anlegen | Admin, Sekretariat | Buchung anlegen |
Stornierte Buchungen bleiben erhalten; nichts wird gelöscht. Sie stehen in der Ansicht Storniert und unter Alle.