Voraussetzungen
Alle Rollen sehen den Plan. Zuordnen, Verschieben, Fixieren, Sperren und Tagesbemerkungen sind für Admin, Sekretariat und Empfang möglich. Neue Buchungen aus dem Plan, Stornieren, Option zusagen oder verwerfen, Statuskorrektur und Firmenzuweisung im Buchungspanel sind Admin und Sekretariat vorbehalten.
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitraum-Stepper | Pfeile Vorheriger Zeitraum und Nächster Zeitraum blättern um die sichtbare Fensterlänge. Das Startdatum ist ein Datumsfeld, das Ende wird daraus berechnet. |
| Heute | Springt auf die Woche mit dem heutigen Tag (Wochenstart Montag). |
| 1 Woche, 2 Wochen, 3 Wochen, Monat | Sichtbarer Zeitraum. Die Wahl merkt sich der Browser. Standard sind 2 Wochen. 1 und 2 Wochen passen ohne seitliches Scrollen in die Breite. Bei 3 Wochen und Monat ist jeder Tag mindestens 96 Pixel breit und der Plan scrollt seitlich; Zimmerspalte und Datumszeile bleiben stehen. Per Tastatur den Plan anklicken bzw. fokussieren, dann scrollen die Pfeiltasten tageweise, Pos1 und Ende springen an den Anfang bzw. das Ende. |
| Ansichtsdichte (zwei Symbole) | Kompakt oder Ausführlich. Ausführlich zeigt höhere Balken, die Quelle ausgeschrieben und die Labels als Namen. |
| Neue Buchung | Öffnet den Dialog "Neue Buchung" ohne Vorbelegung (Admin, Sekretariat). |
| Labels | Klappt den Label-Filter auf. Ausgewählte Labels heben passende Buchungen hervor; Filter zurücksetzen löscht die Auswahl. Ohne Buchungs-Labels steht dort "Noch keine Buchungs-Labels angelegt." |
| Kopfzeile mit Tagen | Wochentag und Tag. Der heutige Tag ist farbig markiert, Wochenenden grau. Jede Tageszelle ist zugleich die Tagesbemerkung (siehe unten). |
| Spalten Nr. und Zimmertyp | Zimmernummer und Kürzel der Kategorie; der volle Name erscheint beim Überfahren. Zimmer, die nicht auf allen Kanälen buchbar sind, tragen den Zusatz "nur Haus", "ohne Webseite" oder "ohne Channel". |
| Symbol neben Zimmertyp | Öffnet den Dialog Zimmer sperren. |
| Ablage / Buchungsparkplatz | Bereich unter dem Plan mit allen Aufenthalten ohne Zimmer. Leer steht dort "Alle Buchungen sind einem Zimmer zugeordnet." |
| Legende unter dem Plan | Farben der Status, Gesperrt, Quellen-Symbole, Raten-Kürzel, die drei Zahlstatus-Farben und Nicht auf allen Kanälen buchbar. |
Die Zimmer sind flach nach Nummer sortiert, ohne Kategorie-Überschriften. Stornierte Buchungen erscheinen nicht im Plan.
Balken und Farben
| Darstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Blau | Bestätigt |
| Grün | Eingecheckt |
| Grau | Ausgecheckt |
| Rot | No-Show |
| Dunkles Gelb | Option (bis zum Optionsdatum freigehalten, blockt das Zimmer wie eine Buchung) |
| Rot-weiß schraffiert mit Verbotszeichen | Gesperrt (Zimmer außer Betrieb, zum Beispiel Renovierung); Text "Gesperrt" oder "Gesperrt · Wasserschaden" |
| Zeile 1 im Balken | Gastname, bei Firmenbuchungen "Firma · Gast", ein zweiter Gast als "/ Name". Der Status steht nicht im Balken, nur in der Farbe. |
| Zeile 2 im Balken | Symbol der Quelle (Haus = Direkt, Globus = Online, Kachel mit Buchstabe = Portal, z. B. B für Booking.com), dann das Raten-Kürzel und bei einer Option "Opt. bis TT.MM.". Das Kürzel ist der Code des Ratenplans; ohne Code steht "ÜF", wenn Frühstück im Preis enthalten ist, sonst "Ü". |
| Zahl rechts | Personen im Zimmer (Erwachsene und Kinder zusammen). Die Fläche dahinter zeigt den Zahlstatus: rot = noch keine Rechnung, orange = Rechnung offen, grün = bezahlt; ohne Fläche: künftige Buchung, noch nichts fällig. |
| Labels | Kompakt: bis zu drei Punkte am Ende von Zeile 2 (bei breiten Balken). Ausführlich: Labelnamen in einer dritten Zeile. Zuweisen über Labels bearbeiten im Buchungspanel. |
| Schloss | Fixierung, links neben der Personenzahl: gefülltes Schloss = an das Zimmer fixiert (immer sichtbar), Umriss erscheint beim Überfahren. Bei sehr schmalen Balken fehlt das Schloss; ein fixierter Balken trägt dann oben rechts ein kleines Quadrat. |
| Überfahren | Ein Hinweisfenster zeigt Name, Firma, Zeitraum, Status, Quelle, Rate, Personen und Zahlstatus ausgeschrieben. |
| Lage des Balkens | Ein Balken beginnt in der Mitte des Anreisetags und endet in der Mitte des Abreisetags. Reist ein Gast ab und der nächste am selben Tag an, teilen sich beide die Tageszelle. Sperren liegen genauso. |
| Gerade Kante | Die Buchung reicht über den sichtbaren Zeitraum hinaus; breite Balken tragen dort zusätzlich einen kleinen Pfeil. Eine Abreise am ersten sichtbaren Tag erscheint als schmaler Balken; zum Bearbeiten den Balken anklicken oder den Zeitraum zurückblättern. |
Bedienung
| Aktion | So geht es |
|---|---|
| Buchung öffnen | Klick auf den Balken öffnet rechts das Buchungspanel. Enter auf einem fokussierten Balken ebenso. |
| Zimmer zuordnen oder wechseln | Balken (oder Chip aus der Ablage) mit der Maus auf eine Zimmerzeile derselben Kategorie ziehen. Tastatur: Leertaste greift an, Pfeiltasten wählen das Ziel, Leertaste legt ab, Escape bricht ab. |
| Zuordnung lösen | Balken in die Ablage / Buchungsparkplatz ziehen. |
| Fixieren | Schloss am Balken anklicken (Zimmer fixieren beziehungsweise Fixierung aufheben) oder im Buchungspanel unter Fixierung An Zimmer fixieren wählen. Fixierte Aufenthalte lassen sich nicht verschieben. |
| Neue Buchung aus dem Plan | Klick auf eine freie Fläche legt eine Nacht vor (die Fläche einer Nacht reicht von der Mitte des Anreisetags bis zur Mitte des Folgetags); für einen Zeitraum mit gedrückter Umschalttaste den Start anklicken und dann das Ende, oder über die freien Tage ziehen. Der Dialog "Neue Buchung" öffnet sich mit vorbelegter Kategorie und Zeitraum. |
| Zimmer sperren | Symbol neben Zimmertyp, dann Zimmer, Beginn, Ende (frei ab) und optional Grund angeben. Aufheben über das X am Sperrbalken. |
| Tagesbemerkung | Klick auf eine Tageszelle in der Kopfzeile öffnet den Editor "Tagesbemerkung". Tage mit Bemerkung tragen eine rote Ecke; der Text erscheint beim Überfahren. |
Buchungspanel
Das Panel öffnet sich rechts, ohne den Plan zu verlassen. Ein Klick auf einen anderen Balken tauscht den Inhalt, ein Klick ins Leere, Escape oder Panel schließen schließt es.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Gastname (bei Firmenbuchung ohne Gast der Firmenname) und Statusabzeichen, darunter die Quelle und bei einer online über die Buchungsmaske bezahlten Buchung das grüne Abzeichen Online bezahlt (143,60 €). |
| Notiz zur Buchung | Die Buchungsnotiz ganz oben im Scrollbereich, farbig hervorgehoben mit Symbol, falls vorhanden. Ohne Notiz entfällt der Bereich. |
| Zeitraum | Anreise "ab 15:00", Abreise "bis 11:00", Nächte und Personen ("2 Erwachsene · 1 Kind"). Die Uhrzeiten sind die Hausregel, keine Buchungsangabe. |
| Zimmer | Bei mehreren Zimmern oben der Kasten "Buchung mit 3 Zimmern" mit allen Zimmern der Buchung, zum Beispiel "101 (Doppelzimmer)" oder "ohne Zimmer (Einzelzimmer)"; das angeklickte ist mit "(dieses Zimmer)" markiert. Darunter Zimmer (Nummer oder "In der Ablage"), Kategorie, Rate, Preis pro Nacht und Fixierung mit An Zimmer fixieren bzw. Fixierung aufheben (Admin, Sekretariat, Empfang). |
| Notizen | Notizen des Gastes, Check-in-Notizen hervorgehoben; Link Alle Notizen im Gastprofil. |
| Tags | Gast-Tags, falls vorhanden. |
| Gast / Firma | Gastkarte mit Link ins Gastprofil und Zahl der Aufenthalte, darunter die Anschrift des Gastes; Firma zuweisen oder ändern (Admin, Sekretariat), nach Rechnungsstellung gesperrt, darunter die Rechnungsanschrift der Firma mit USt-IdNr. Fehlt eine Anschrift: "Anschrift fehlt" mit dem Weg ins Formular (Admin, Sekretariat). |
| Hauptaktion | Je nach Status Check-in, Check-out, Option zusagen, Rechnung öffnen (nach Abreise) oder Buchung öffnen. Check-in und Check-out laufen ohne Rückfrage; Sie bleiben im Belegungsplan, eine kurze Meldung bestätigt die Aktion (mit Rückgängig für Admin und Sekretariat bei Buchungen mit einem Zimmer). |
| Weitere Aktionen (drei Punkte) | Buchung öffnen, Als No-Show markieren, Stornieren, Zur Option machen, Option verwerfen, Check-in zurücknehmen / Check-out zurücknehmen / No-Show zurücknehmen, je nach Status und Rolle. |
| Fußzeile | Bearbeiten (Buchungsdetail) und Rechnung (Tab Folio & Rechnung). |
Statusaktionen aus dem Panel führen nach der Bestätigung auf die Buchungsdetail-Seite.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Zimmer zuordnen, wechseln, lösen | Admin, Sekretariat, Empfang | Zimmer zuweisen und Zuweisung ändern |
| Zuordnung fixieren | Admin, Sekretariat, Empfang | Zimmer fixieren (Schloss) |
| Zimmer sperren und Sperre aufheben | Admin, Sekretariat, Empfang | Zimmer sperren (außer Betrieb) |
| Tagesbemerkung anlegen, ändern, löschen | Admin, Sekretariat, Empfang | Tagesbemerkung im Belegungsplan |
| Buchung aus freier Zelle anlegen | Admin, Sekretariat | Buchung anlegen |
| Labels im Buchungspanel zuweisen | Admin, Sekretariat, Empfang | Labels vergeben |
| Check-in, Check-out, No-Show aus dem Panel | Admin, Sekretariat, Empfang | Einchecken, Auschecken, No-Show erfassen |
| Stornieren, Option zusagen oder verwerfen, Status korrigieren | Admin, Sekretariat | Buchung stornieren, Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen, Status korrigieren |
Fehlermeldungen auf diesem Bildschirm
| Meldung | Ursache | Ausweg |
|---|---|---|
| Nur Zimmer derselben Kategorie möglich (kein Kategorie-Wechsel). | Balken auf eine Zeile einer anderen Kategorie gezogen. | Zimmer derselben Kategorie wählen oder im Buchungsdetail die Kategorie ändern. |
| Zimmer ist im gewählten Zeitraum bereits belegt. | Zielzimmer ist in mindestens einer Nacht belegt. | Anderes Zimmer wählen oder Belegung prüfen. |
| Aufenthalt ist an sein Zimmer fixiert (Schloss). Bitte zuerst die Fixierung aufheben, dann verschieben. | Verschieben eines fixierten Aufenthalts. | Schloss anklicken, dann verschieben. |
| Zimmer ist im gewählten Zeitraum belegt -- bitte zuerst die Buchung verlegen. | Sperre über einem belegten Zimmer. | Buchung verlegen, dann sperren. |
| Für Zimmer besteht im gewählten Zeitraum bereits eine Sperre. | Überlappende Sperre. | Bestehende Sperre verlängern oder aufheben. |
| Keine Berechtigung für diese Aktion (nur Admin/Sekretariat/Empfang). | Rolle reicht nicht aus. | Kollegen mit passender Rolle bitten. |
| Zuordnung fehlgeschlagen. Bitte Ansicht aktualisieren und erneut versuchen. | Stand des Plans ist veraltet. | Seite neu laden. |
Wichtig
Ziehen ändert nur das Zimmer, nie den Zeitraum oder den Preis. Für andere Daten nutzen Sie Buchung bearbeiten im Buchungsdetail.
Ein Zimmerwechsel ist nur innerhalb derselben Kategorie möglich. Beim Versuch erscheint "Nur Zimmer derselben Kategorie möglich (kein Kategorie-Wechsel)." Für einen Kategoriewechsel ändern Sie den Aufenthalt im Buchungsdetail.
Zwei Aufenthalte können nie dasselbe Zimmer zur selben Zeit belegen; die Datenbank lehnt das ab ("Zimmer ist im gewählten Zeitraum bereits belegt.").
Ein belegtes Zimmer lässt sich nicht sperren; verlegen Sie zuerst die Buchung.
Der Marker Saldo offen ist in der Legende vorhanden, wird aber derzeit noch nicht gesetzt.
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