Buchung anlegen: Admin oder Sekretariat. Anzahlungsrechnung erstellen: Admin, Sekretariat oder Empfang. Unter Rechnungs-Stammdaten ist ein Rechnungsprofil hinterlegt; sonst erscheint "Kein Rechnungs-Stammdaten-Profil hinterlegt. Bitte zuerst unter Rechnungs-Stammdaten anlegen."
Schritte
Legen Sie die Buchung wie in Buchung anlegen an (Buchungsart Verbindlich buchen) und öffnen Sie sie über Details.
Wechseln Sie in den Tab Folio & Rechnung und klicken Sie unter Rechnung erstellen auf Anzahlungsrechnung. Der Dialog "Rechnung erstellen" öffnet sich mit der Belegart Anzahlung.
Wählen Sie unter Neue Anzahlungsrechnung den Umfang: Voller Betrag, Prozent (Feld Prozentsatz, Standard 30, "% des USt-pflichtigen Gesamtbetrags") oder Fester Betrag (Feld Betrag (brutto) in Euro, zum Beispiel "300,00").
Klicken Sie auf Anzahlungsrechnung erstellen. Die Rechnung erhält die nächste fortlaufende Rechnungsnummer, den Status Offen und erscheint unter Rechnungen zu dieser Buchung sowie im Tab Belege & Versand als PDF.
Senden Sie die Rechnung per Mail (Rechnung per Mail senden) und erfassen Sie den Zahlungseingang, sobald das Geld da ist (Zahlung extern erfassen oder Zahlung am Terminal). Die Anzahlung erscheint danach als "Bezahlt" unter Aktive Anzahlungen.
Nach dem Aufenthalt klicken Sie im Tab Folio & Rechnung erneut auf Rechnung erstellen. Der Dialog öffnet sich jetzt mit der Belegart Schlussrechnung und dem Hinweis "Es besteht eine Anzahlung (DEMO-0001). Bitte über die Belegart Schlussrechnung abrechnen." Entscheiden Sie mit Kurtaxe auf der Schlussrechnung erheben und klicken Sie auf Schlussrechnung erstellen.
Alternative Wege
- Online-Buchung: Zahlt der Gast im Buchungswidget per Karte, erzeugt die Software die Anzahlungsrechnung automatisch und ordnet die Zahlung zu.
- Anzahlung als Kartenhold statt Rechnung: Wollen Sie nur eine Sicherheit ohne Beleg, nutzen Sie die Kaution im Tab Übersicht (Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben).
Die Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung mit Umsatzsteuer im fortlaufenden Nummernkreis (Paragraph 14 Abs. 5 UStG), keine Proforma. Sie wird nie geändert oder gelöscht, nur storniert.
Solange eine Anzahlungsrechnung besteht, ist die normale Rechnung gesperrt: "Für diese Buchung besteht eine aktive Anzahlungsrechnung. Bitte eine Schlussrechnung erstellen (sie setzt die Anzahlung ab), keine normale Rechnung."
Die Kurtaxe ist nie Teil der Anzahlung; sie wird erst auf der Schlussrechnung erhoben.
Die Schlussrechnung führt die Anzahlung als Position "abzüglich Anzahlung(en) (Rechnung DEMO-0001)" auf. Die auf der Anzahlungsrechnung erfasste Zahlung bleibt dort; sie wird nicht umgebucht.
Eine abgesetzte Anzahlungsrechnung lässt sich nicht mehr direkt stornieren; stornieren Sie zuerst die Schlussrechnung.
Der Betrag darf die umsatzsteuerpflichtige Gesamtleistung nicht übersteigen; mehrere Anzahlungsrechnungen je Buchung sind möglich.