Alle Rollen können suchen. Anlegen und Bereinigen brauchen Admin oder Sekretariat.
Schritte
Gast suchen, bevor Sie anlegen: Tippen Sie unter Gäste in Nach Name, E-Mail oder Ort suchen den Nachnamen oder die E-Mail-Adresse. Die Suche findet Teilstrings in Nachname, Vorname, E-Mail, Ort und Firmenname; Telefonnummern und Straßen durchsucht sie nicht.
Probieren Sie Schreibvarianten: "Mueller" findet "Müller" nicht, "Meier" nicht "Meyer". Suchen Sie im Zweifel nach der E-Mail-Adresse, die ist meist eindeutig.
Im Buchungsdialog: Wählen Sie unter Gast zuerst Bestehender Gast und suchen Sie dort; erst wenn niemand passt, wechseln Sie zu Neuer Gast (Buchung anlegen).
Firma anlegen: Unter Firmen, Neue Firma, zeigt die Software ab zwei Zeichen im Firmenname bereits vorhandene Firmen an: "Eine Firma mit diesem Namen existiert bereits:" bei gleichem Namen, "Ähnliche Firmen sind bereits angelegt:" bei Teiltreffern. Klicken Sie auf Öffnen und nutzen Sie die vorhandene Firma.
Firma im Buchungsdialog: Dort erscheinen dieselben Vorschläge unter Neue Firma mit dem Button Übernehmen, der auf Bestehende Firma umschaltet.
Alternative Wege
- Dublette schon entstanden (Gast): Entscheiden Sie sich für ein Profil, übertragen Sie Notizen, Tags und E-Mail-Adressen von Hand, ändern Sie an künftigen Buchungen den Gast (Gast am Aufenthalt wechseln) und setzen Sie das überzählige Profil auf inaktiv. Anonymisieren Sie es erst, wenn keine Aufenthalte mehr daran hängen sollen; bestehende Buchungen bleiben in jedem Fall am alten Profil.
- Dublette schon entstanden (Firma): Setzen Sie die überzählige Firma auf inaktiv; bestehende Buchungen behalten ihre Zuordnung. Ein Umbenennen auf den bestehenden Namen lehnt die Software ab ("Ein Firmenname ist je Mandant nur einmal erlaubt.").
Gäste dürfen bewusst mehrfach mit gleichem Namen existieren; es gibt keine Sperre, weil Namen nicht eindeutig sind. Die Verantwortung liegt bei der Suche vor dem Anlegen.
Firmennamen sind je Betrieb eindeutig, aber nur bei exakt gleicher Schreibweise. "Muster GmbH" und "Muster-GmbH" sind zwei Firmen; die Vorschlagsliste zeigt beide, entscheiden müssen Sie.
Buchungen aus dem Online-Widget oder von Portalen legen Gäste automatisch an. Prüfen Sie diese Gäste regelmäßig gegen den Bestand und ergänzen Sie fehlende Daten im richtigen Profil.
Kennzahlen im Gastprofil (Aufenthalte, Umsatz) zählen nur die Buchungen dieses einen Profils; bei Dubletten sind sie unvollständig.