Dubletten vermeiden (Gäste und Firmen)

Schritte

1. Gast suchen, bevor Sie anlegen: Tippen Sie unter Gäste in Nach Name, E-Mail oder Ort suchen den Nachnamen oder die E-Mail-Adresse. Die Suche findet Teilstrings in Nachname, Vorname, E-Mail, Ort und Firmenname; Telefonnummern und Straßen durchsucht sie nicht.

   

2. Probieren Sie in der Liste Schreibvarianten: "Mueller" findet "Müller" nicht, "Meier" nicht "Meyer". Die E-Mail-Adresse ist meist eindeutig. Unter Neuer Gast zeigt das Formular ab zwei Zeichen im Nachnamen "Gibt es schon:" mit Ort und letztem Aufenthalt; dort gelten "Mueller" und "Müller" als gleich, öffnen führt ins vorhandene Profil.

3. Im Buchungsdialog: Tippen Sie unter Neuer Gast den Namen; passende Gäste erscheinen unter "Gibt es schon:", übernehmen wählt den vorhandenen Gast. Alternativ suchen Sie unter Bestehender Gast (Buchung anlegen). Bei exakt gleichem Namen fragt die Software beim Speichern einmal nach ("Trotzdem neu anlegen?").

4. Firma anlegen: Unter Firmen, Neue Firma, zeigt die Software ab zwei Zeichen im Firmenname unter "Gibt es schon:" vorhandene aktive Firmen mit Ort und USt-IdNr. Klicken Sie auf öffnen und nutzen Sie die vorhandene Firma.

5. Firma im Buchungsdialog: Dort erscheinen dieselben Vorschläge unter Neue Firma mit übernehmen, das auf Bestehende Firma umschaltet.

Alternative Wege

• Dublette schon entstanden (Gast): Entscheiden Sie sich für ein Profil, übertragen Sie Notizen, Tags und E-Mail-Adressen von Hand, ändern Sie an künftigen Buchungen den Gast (Gast am Aufenthalt wechseln) und archivieren Sie das überzählige Profil (Zeilenmenü Archivieren). Hängt nichts daran, kann ein Admin es in der Ansicht Archiv mit Endgültig löschen entfernen; sonst anonymisieren Sie es erst, wenn keine Aufenthalte mehr daran hängen sollen; bestehende Buchungen bleiben in jedem Fall am alten Profil.
• Dublette schon entstanden (Firma): Archivieren Sie die überzählige Firma; bestehende Buchungen behalten ihre Zuordnung. Hängt nichts an ihr, kann ein Admin sie im Archiv endgültig löschen. Ein Umbenennen auf den bestehenden Namen lehnt die Software ab ("Ein Firmenname ist je Betrieb nur einmal erlaubt.").