Alle Rollen können Notizen anlegen; Löschen dürfen Admin und Sekretariat. Der Gast ist nicht anonymisiert.
Schritte
Öffnen Sie Gäste, klicken Sie auf den Namen und scrollen Sie im Gastprofil zur Karte Notizen. Bestehende Notizen stehen mit Kategorie, Verfasser und Datum, neueste zuerst.
Wählen Sie unter Kategorie den Adressaten: Empfang, Housekeeping, F und B oder Sonstiges (Vorgabe).
Schreiben Sie den Text in Notiz, kurz und sachlich, höchstens 2000 Zeichen.
Setzen Sie Beim Check-in anzeigen, wenn das Team den Hinweis bei der Anreise sehen soll. Die Notiz erhält dann das Abzeichen "Beim Check-in anzeigen" mit Warnsymbol.
Klicken Sie auf Notiz hinzufügen. Die Notiz erscheint oben in der Liste mit Ihrem Namen und dem Datum.
Löschen (Admin, Sekretariat): Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol der Notiz und bestätigen Sie "Diese Notiz wirklich löschen?".
Alternative Wege
- Hinweis nur für eine Buchung: Nutzen Sie die Bemerkung in der Buchung selbst (Aufenthaltsdaten ändern), wenn der Hinweis nicht für künftige Aufenthalte gelten soll.
- Dauerhafte Merkmale: Für kurze, wiederkehrende Merkmale wie "VIP" oder "Stammgast" eignen sich Tags besser als Notizen (Gast-Tags vergeben).
Keine Angaben zu Gesundheit, Allergien im medizinischen Sinn, Religion oder anderen besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO). Schreiben Sie "Frühstück ohne Nüsse gewünscht" statt einer Diagnose. Notizen sind für das ganze Team sichtbar und unterliegen dem Auskunftsrecht des Gastes.
Notizen lassen sich nicht nachträglich bearbeiten; löschen Sie und legen Sie neu an.
Notizen anderer Verfasser werden mit "Mitarbeiter" statt Namen angezeigt; nur eigene Notizen tragen Ihren Namen.
Beim Anonymisieren des Gastes werden alle Notizen endgültig gelöscht ("Notizen wurden entfernt").
Die Markierung Beim Check-in anzeigen hebt die Notiz derzeit nur im Gastprofil hervor; der Check-in-Dialog blendet sie noch nicht ein. Schauen Sie vor der Anreise ins Gastprofil.