Alle Rollen können Notizen anlegen; Löschen dürfen Admin und Sekretariat. Der Gast ist nicht anonymisiert.
Schritte
Öffnen Sie Gäste, klicken Sie auf den Namen und scrollen Sie im Gastprofil zur Karte Notizen. Dieselbe Karte steht auch unter Bearbeiten unter dem Formular. Bestehende Notizen stehen mit Kategorie, Verfasser und Datum, neueste zuerst.
Wählen Sie unter Kategorie den Adressaten: Empfang, Housekeeping, F und B oder Sonstiges (Vorgabe).
Schreiben Sie den Text in Notiz, kurz und sachlich, höchstens 2000 Zeichen.
Setzen Sie Beim Check-in anzeigen, wenn das Team den Hinweis bei der Anreise sehen soll. Die Notiz erhält dann das Abzeichen "Beim Check-in anzeigen" mit Warnsymbol.
Klicken Sie auf Notiz hinzufügen. Die Notiz erscheint oben in der Liste mit Ihrem Namen und dem Datum.
Löschen (Admin, Sekretariat): Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol der Notiz und bestätigen Sie "Diese Notiz wirklich löschen?".
Alternative Wege
- Direkt bei der Buchung: Im Dialog "Neue Buchung" und "Buchung bearbeiten" steht im Abschnitt 1 Gast das Feld Notiz zum Gast mit Kategorie und Beim Check-in anzeigen. Mit Text legt das Speichern der Buchung eine normale Gast-Notiz an; ohne Text entsteht keine. Ohne Gast (Firmenbuchung ohne Namen) wird keine Notiz angelegt. Scheitert nur das Speichern der Notiz, bleibt die Buchung angelegt bzw. bleiben die Änderungen gespeichert, und es erscheint ein Hinweis ("Notiz konnte nicht gespeichert werden" bzw. "die Notiz zum Gast aber nicht") mit Gastprofil öffnen; tragen Sie die Notiz dort in der Karte Notizen nach.
- Wiederkehrende Gäste: Wählen Sie im Buchungsdialog einen Bestehenden Gast, zeigt der Abschnitt 1 Gast seine Notizen mit Beim Check-in anzeigen in der Box "Beim Check-in beachten" und darunter den Link Notizen (n) zum Gastprofil (neuer Tab).
- Hinweis nur für eine Buchung: Nutzen Sie die Bemerkung in der Buchung selbst (Aufenthaltsdaten ändern), wenn der Hinweis nicht für künftige Aufenthalte gelten soll.
- Dauerhafte Merkmale: Für kurze, wiederkehrende Merkmale wie "VIP" oder "Stammgast" eignen sich Tags besser als Notizen (Gast-Tags vergeben).
Keine Angaben zu Gesundheit, Allergien im medizinischen Sinn, Religion oder anderen besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO). Schreiben Sie "Frühstück ohne Nüsse gewünscht" statt einer Diagnose. Notizen sind für das ganze Team sichtbar und unterliegen dem Auskunftsrecht des Gastes.
Notizen lassen sich nicht nachträglich bearbeiten; löschen Sie und legen Sie neu an.
Notizen anderer Verfasser werden mit "Mitarbeiter" statt Namen angezeigt; nur eigene Notizen tragen Ihren Namen.
Beim Anonymisieren des Gastes werden alle Notizen endgültig gelöscht ("Notizen wurden entfernt").
Ausdrucke und CSV-Dateien mit Gast-Notizen, etwa die Hausliste der Tageslisten mit den Check-in-Hinweisen, gehören nur in die Hände des Teams: Vernichten Sie sie nach dem Tag, für den sie gedacht waren.
Wo die Markierung Beim Check-in anzeigen erscheint: Buchungsdetail (Tab Überblick, Box "Beim Check-in beachten" mit Notizen (n)), Buchungsdialog nach der Gastauswahl, Buchungspanel im Belegungsplan und Hausliste der Tageslisten (Spalte Hinweis, "Check-in:"; im Ausdruck gekürzt mit CI). Notizen ohne Markierung zählt der Link Notizen (n); den Text lesen Sie im Gastprofil.