Rolle Admin oder Sekretariat. Klären Sie vorher, ob Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Software prüft das nicht.
Schritte
Prüfen Sie im Gastprofil unter Aufenthalte, ob noch ein Aufenthalt bevorsteht oder eine Rechnung offen ist. Die Software lässt die Anonymisierung auch dann zu; fachlich sollten Sie damit warten, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Sichern Sie, was der Gast für seine Auskunft nach Art. 15 braucht, bevor Sie anonymisieren; danach sind die Daten nicht mehr lesbar.
Klicken Sie im Gastprofil auf Anonymisieren (oder in der Gästeliste im Zeilenmenü auf Anonymisieren). Der Dialog Anonymisieren bestätigen fragt "Anna Müller wirklich anonymisieren?" und erklärt: "Die personenbezogenen Daten werden unwiderruflich überschrieben. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Aufenthalte und Belege bleiben aus steuerlichen Gründen (GoBD) erhalten."
Bestätigen Sie mit Anonymisieren. Das Profil zeigt anschließend das Banner "Dieser Gast wurde am 31.08.2026 anonymisiert." und den Namen Anonymisierter Gast; E-Mails, Notizen und Tags sind entfernt.
Vermerken Sie den Vorgang in Ihrem Verzeichnis der Löschungen außerhalb der Software, falls Ihr Datenschutzkonzept das vorsieht.
Alternative Wege
- Nur archivieren: Soll der Gast nicht mehr vorgeschlagen werden, die Daten aber erhalten bleiben, wählen Sie in der Gästeliste im Zeilenmenü Archivieren. Über Wieder aktivieren holen Sie ihn zurück.
- Versehentlich angelegter Gast ohne Buchung: Hängt nichts an ihm (keine Buchung, Rechnung, Zahlung, kein Meldeschein, keine Notiz, kein Merkmal), kann ein Admin ihn archivieren und in der Ansicht Archiv über das Zeilenmenü mit Endgültig löschen entfernen. Hängt etwas an ihm, nennt das Menü die Verknüpfungen, und Anonymisieren bleibt der Weg.
Die Anonymisierung ist endgültig. Es gibt keine Wiederherstellung, auch nicht durch den Support.
Was bleibt: die Buchungen mit Zeitraum und Zimmer, ausgestellte Rechnungen mit dem darauf gedruckten Namen (GoBD, 10 Jahre), die Firmenzuordnung. Was überschrieben wird: Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, Land, E-Mail, Telefon, Sprache. Was gelöscht wird: Notizen samt ihrer Änderungshistorie, Tag-Zuordnungen.
Der Gast erscheint in der Liste als Anonymisierter Gast mit dem Abzeichen Anonymisiert und steht in der Ansicht Archiv. Er lässt sich nicht mehr bearbeiten ("Pseudonymisierter Gast ist nicht mehr bearbeitbar."), nicht wieder aktivieren und nicht mehr für Buchungen auswählen.
Auch im Änderungsprotokoll werden seine Personendaten maskiert. Ein eigener Eintrag "Audit-Daten nach Pseudonymisierung maskiert" hält den Vorgang fest.
Ein automatischer Löschlauf nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist derzeit nicht aktiv; Löschungen stoßen Sie manuell an. Meldescheine ausländischer Gäste unterliegen einer eigenen Frist (12 Monate) und werden über den Meldeschein behandelt.
Schlägt die Anonymisierung fehl, bleibt der Dialog offen und nennt den Grund, zum Beispiel "Dieser Gast ist bereits anonymisiert." oder eine fehlende Berechtigung. Der Gast ist dann unverändert.