Rolle Admin oder Sekretariat. Klären Sie vorher, ob Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Software prüft das nicht.
Schritte
Prüfen Sie im Gastprofil unter Aufenthalte, ob noch ein Aufenthalt bevorsteht oder eine Rechnung offen ist. Die Software lässt die Anonymisierung auch dann zu; fachlich sollten Sie damit warten, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Sichern Sie, was der Gast für seine Auskunft nach Art. 15 braucht, bevor Sie anonymisieren; danach sind die Daten nicht mehr lesbar.
Klicken Sie im Gastprofil auf Anonymisieren (oder in der Gästeliste im Zeilenmenü auf Anonymisieren). Der Dialog Anonymisieren bestätigen fragt "Anna Müller wirklich anonymisieren?" und erklärt: "Die personenbezogenen Daten werden unwiderruflich überschrieben. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Aufenthalte und Belege bleiben aus steuerlichen Gründen (GoBD) erhalten."
Bestätigen Sie mit Anonymisieren. Das Profil zeigt anschließend das Banner "Dieser Gast wurde am 31.08.2026 anonymisiert." und den Namen Anonymisierter Gast; E-Mails, Notizen und Tags sind entfernt.
Vermerken Sie den Vorgang in Ihrem Verzeichnis der Löschungen außerhalb der Software, falls Ihr Datenschutzkonzept das vorsieht.
Alternative Wege
- Nur inaktiv setzen: Soll der Gast nicht mehr vorgeschlagen werden, die Daten aber erhalten bleiben, entfernen Sie im Bearbeiten-Formular den Haken Aktiv (Gast anlegen und bearbeiten).
- Versehentlich angelegter Gast ohne Buchung: Auch hier ist Anonymisieren der vorgesehene Weg; ein Löschen aus der Oberfläche gibt es nicht.
Die Anonymisierung ist endgültig. Es gibt keine Wiederherstellung, auch nicht durch den Support.
Was bleibt: die Buchungen mit Zeitraum und Zimmer, ausgestellte Rechnungen mit dem darauf gedruckten Namen (GoBD, 10 Jahre), die Firmenzuordnung. Was überschrieben wird: Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, Land, E-Mail, Telefon, Sprache. Was gelöscht wird: Notizen samt ihrer Änderungshistorie, Tag-Zuordnungen.
Der Gast erscheint in der Liste als Anonymisierter Gast mit dem Abzeichen Anonymisiert und wird beim Filter inaktiv mitgezählt. Er lässt sich nicht mehr bearbeiten ("Pseudonymisierter Gast ist nicht mehr bearbeitbar.") und nicht mehr für Buchungen auswählen.
Ein automatischer Löschlauf nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist derzeit nicht aktiv; Löschungen stoßen Sie manuell an. Meldescheine ausländischer Gäste unterliegen einer eigenen Frist (12 Monate) und werden über den Meldeschein behandelt.
Wenn nach dem Klick nichts passiert, fehlte die Berechtigung oder der Gast war bereits anonymisiert; eine Fehlermeldung zeigt die Software in diesem Fall nicht an. Laden Sie die Seite neu.