Admin und Sekretariat. Andere Rollen sehen statt des Formulars "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Gäste pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat." Ein anonymisierter Gast zeigt "Dieser Gast wurde anonymisiert und ist nicht mehr bearbeitbar."
Aufbau
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Grunddaten | Anrede, Vorname, Nachname mit Hinweis "Nachname ist Pflicht, Vorname optional." Beim Anlegen darunter die Vorschläge "Gibt es schon:". |
| Anschrift | Straße, PLZ, Ort, Land. |
| Kontakt (optional) | E-Mail (nur beim Anlegen), Telefon, Korrespondenzsprache. Beim Bearbeiten steht statt E-Mail: "E-Mail-Adressen werden im Gastprofil unter "E-Mail-Adressen" verwaltet (mehrere möglich, eine Primäradresse)." |
| Zuordnung | Firma. |
| Aktiv | Haken, ob der Gast aktiv ist oder im Archiv steht. |
| Fußleiste | Abbrechen zurück zur Liste; Gast anlegen beziehungsweise Änderungen speichern, während des Speicherns "Speichern läuft...". |
| Notizen | Nur beim Bearbeiten, unter dem Formular wie bei der Firma: dieselbe Karte wie im Gastprofil mit Kategorie, Notiz, Beim Check-in anzeigen und Notiz hinzufügen. Die Notiz wird sofort gespeichert, unabhängig von Änderungen speichern (Gast-Notizen und Check-in-Hinweise). |
Felder
| Feld | Pflicht | Bedeutung und Regeln |
|---|---|---|
| Anrede (optional) | nein | Freitext, zum Beispiel "Herr", "Frau", "Divers". Kein akademischer Titel vorgesehen. |
| Vorname | nein | Bis 200 Zeichen. |
| Nachname | ja | Bis 200 Zeichen. Fehler am Feld: "Bitte einen Nachnamen angeben (Pflichtfeld)." |
| Straße und Hausnummer (optional), PLZ (optional), Ort (optional) | nein | Bei deutscher PLZ wird der Ort vorgeschlagen, bleibt aber änderbar. |
| Land | ja | Auswahlliste, vorbelegt Deutschland; gespeichert als Ländercode (DE, AT, CH). Grundlage der Beherbergungsstatistik. Fehler: "Bitte ein Land angeben (Pflichtfeld)." |
| nein | Nur beim Anlegen; wird die erste Primäradresse. Fehler: "Bitte eine gültige E-Mail-Adresse eingeben." | |
| Telefon | nein | Freitext ohne Formatprüfung. |
| Korrespondenzsprache | nein | Kürzel wie "de", "en", "fr", "nl"; wird im Profil als Sprache angezeigt. |
| Firma (optional) | nein | Suchfeld Firma suchen über aktive Firmen; Vorgabe Keine Firma (Privatgast). Ohne Firmen: "Keine aktive Firma vorhanden. Firmen lassen sich unter "Firmen" anlegen." |
| Aktiv | nein | Vorgabe an. Ohne Haken steht der Gast in der Listenansicht Archiv und wird bei Buchungen nicht mehr vorgeschlagen; dieselbe Wirkung wie Archivieren im Zeilenmenü der Liste. |
Nicht vorhandene Felder
Geburtsdatum, Nationalität und Ausweisdaten werden bewusst nicht im Kundenstamm gespeichert; sie gehören zum Meldeschein und unterliegen dort eigenen Fristen. Ebenso gibt es kein Feld für Marketing-Einwilligung, Kfz-Kennzeichen, VIP-Status oder Sperre. Merkmale wie VIP bilden Sie über Tags ab, Hinweise über Notizen.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Gast anlegen oder ändern | Admin, Sekretariat | Gast anlegen und bearbeiten |
| Firma zuordnen | Admin, Sekretariat | Firma anlegen und pflegen |
| Notiz anlegen | Admin, Sekretariat, Empfang | Gast-Notizen und Check-in-Hinweise |
Nach dem Speichern führt die Software zur Gästeliste.
Beim Bearbeiten wird die E-Mail nicht über dieses Formular geändert, sondern in der Karte E-Mail-Adressen des Profils.
Beim Anlegen zeigt das Formular ab zwei Zeichen im Nachnamen vorhandene Gäste ("Gibt es schon:", höchstens fünf, mit Ort und letztem Aufenthalt, öffnen führt ins Profil). Groß- und Kleinschreibung sowie Umlaut-Schreibweisen ("Mueller" und "Müller") gelten dabei als gleich. Bei exakt gleichem Namen fragt Gast anlegen einmal nach ("Trotzdem neu anlegen?"); gesperrt wird nichts, weil Namen nicht eindeutig sind.
Fehler: "Die gewählte Firma gehört nicht zu diesem Betrieb." erscheint, wenn die Firma inzwischen einem anderen Betrieb zugeordnet oder entfernt wurde; wählen Sie neu.