Alle Rollen sehen und durchsuchen die Liste. Neue Firma und das Zeilenmenü erscheinen nur für Admin und Sekretariat. Anonymisieren und Endgültig löschen im Archiv sind dem Admin vorbehalten.
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Firmen, Untertitel "Firmenkunden des aktiven Betriebs verwalten.", rechts Neue Firma. Die Brotkrume in der Kopfleiste zeigt "Kontakte › Firmen". |
| Nach Name, Ort oder USt-IdNr. suchen | Filtert sofort nach Teilstring in Name, Ort und USt-IdNr. |
| Ansicht | Umschaltung Aktiv, Archiv, Alle. Die Liste startet auf Aktiv; archivierte und anonymisierte Firmen stehen unter Archiv. Die Wahl steht in der Adresse (?ansicht=archiv) und bleibt beim Sprung in die Firma und zurück erhalten. |
| Leerzustand | Ohne Firmen: "Noch keine Firmen erfasst" mit "Legen Sie die erste Firma an. Nicht mehr benötigte Firmen kommen ins Archiv; löschen lässt sich eine Firma nur, solange nichts an ihr hängt." und Erste Firma anlegen. Leeres Archiv: "Das Archiv ist leer", "Archivierte Firmen erscheinen hier." Ohne Treffer: "Keine Treffer", "Keine Firma passt zur aktuellen Suche oder Ansicht." |
Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Firmenname, alphabetisch sortiert. Anonymisierte Firmen heißen "Anonymisierte Firma" mit einer Kennung aus zwölf Zeichen. |
| Ort | Ort der Anschrift, "–" ohne Angabe. |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, "–" ohne Angabe. |
| Status | aktiv, archiviert oder Anonymisiert. Archivierte Firmen werden bei Buchungen und Gästen nicht mehr vorgeschlagen. |
| Aktionen | Zeilenmenü Aktionen für Nordbau Muster GmbH, siehe unten. |
Zeilenmenü
| Eintrag | Wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Bearbeiten | nicht anonymisiert | Öffnet Firma bearbeiten. |
| Archivieren | aktive Firma | Ohne Rückfrage; die Firma wechselt ins Archiv. |
| Wieder aktivieren | archivierte Firma | Holt die Firma zurück in die Ansicht Aktiv. |
| Anonymisieren | nur Admin, nur im Archiv | Öffnet Firma anonymisieren mit "Nordbau Muster GmbH anonymisieren?". Name, Anschrift, USt-IdNr., E-Mail-Adressen, Telefon und Notizen werden überschrieben beziehungsweise entfernt; Buchungen und Rechnungen bleiben, ausgestellte Rechnungen behalten ihren Empfänger. |
| Endgültig löschen | nur Admin, nur im Archiv, nichts verknüpft | Öffnet Firma löschen mit "Nordbau Muster GmbH endgültig löschen?"; die Firma wird mit ihren E-Mail-Adressen entfernt. |
| Sperrhinweis | nur Admin, im Archiv, etwas verknüpft | Statt Endgültig löschen steht im Klartext, was dranhängt: "Löschen nicht möglich, daran hängt: 2 Buchungen, 1 Rechnung, 1 zugeordneter Gast. Anonymisieren ist möglich." Bei anonymisierten Firmen endet der Satz mit "Die Firma bleibt anonymisiert im Archiv." |
Als Verknüpfung zählen Buchungen, Rechnungen, zugeordnete Gäste und Notizen. Eine anonymisierte Firma bietet nur noch Endgültig löschen beziehungsweise den Sperrhinweis an und lässt sich nicht wieder aktivieren.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Firma suchen | alle | Dubletten vermeiden (Gäste und Firmen) |
| Firma anlegen | Admin, Sekretariat | Firma anlegen und pflegen |
| Firma bearbeiten, E-Mails und Notizen pflegen | Admin, Sekretariat | Firma anlegen und pflegen |
| Firma archivieren oder wieder aktivieren | Admin, Sekretariat | Firma anlegen und pflegen |
| Firma anonymisieren oder endgültig löschen | Admin | Firma anlegen und pflegen |
Der Firmenname ist je Betrieb eindeutig; die Liste zeigt deshalb nie zwei Firmen mit exakt gleichem Namen, wohl aber Schreibvarianten.
Archivieren ist jederzeit umkehrbar. Bestehende Buchungen und Rechnungen behalten die Firma.
Anonymisieren und Löschen sind endgültig. Die Datenbank prüft beim Löschen erneut; kam inzwischen eine Verknüpfung dazu, nennt der Dialog sie und die Firma bleibt erhalten.
Die Liste zeigt nicht, wie viele Gäste oder Buchungen an einer aktiven Firma hängen; das sehen Sie in den jeweiligen Gastprofilen und Buchungen.