Voraussetzungen
Formular und E-Mail-Adressen: Admin und Sekretariat. Notizen anlegen: auch Empfang. Andere sehen statt des Formulars "Kein Schreibrecht im aktiven Mandanten. Firmen pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Aufbau
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Grunddaten | Firmenname mit Dublettenvorschlägen (nur beim Anlegen). |
| Anschrift (optional) | Straße, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land. |
| Kontakt & Steuer (optional) | USt-IdNr., E-Mail (nur beim Anlegen), Telefon. |
| Aktiv | Schalter, ob die Firma vorgeschlagen wird. |
| Fußleiste | Abbrechen zurück zur Liste; Firma anlegen beziehungsweise Änderungen speichern, während des Speicherns "Speichern läuft...". |
| E-Mail-Adressen (nur Bearbeiten) | "Mehrere Adressen möglich (z.B. Buchhaltung, Ansprechpartner). Die Primäradresse nutzen automatische Sends." |
| Notizen (nur Bearbeiten) | "Interne Hinweise zur Firma für das Team. Neueste zuerst." |
Felder
| Feld | Pflicht | Bedeutung und Regeln |
|---|---|---|
| Firmenname | ja | Bis 200 Zeichen, je Betrieb eindeutig. Ab zwei Zeichen erscheinen Treffer: "Eine Firma mit diesem Namen existiert bereits:" oder "Ähnliche Firmen sind bereits angelegt:" mit Öffnen. Fehler: "Ein Firmenname ist je Mandant nur einmal erlaubt." |
| Straße und Hausnummer, Adresszusatz (z. Hd. / c/o), PLZ, Ort, Land | nein | Rechnungsanschrift der Firma. Bei deutscher PLZ Ortsvorschlag. Land vorbelegt Deutschland. |
| USt-IdNr. | nein | Erscheint auf Firmenrechnungen und in der E-Rechnung; keine Formatprüfung. |
| nein | Nur beim Anlegen; wird die erste Primäradresse. Beim Bearbeiten steht stattdessen: "E-Mail-Adressen werden unten unter "E-Mail-Adressen" verwaltet (mehrere möglich, eine Primäradresse)." | |
| Telefon | nein | Freitext. |
| Aktiv | nein | Vorgabe an. |
Karte E-Mail-Adressen
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Zeile | Adresse, bei der Primäradresse das Abzeichen "Primäradresse", darunter die Bezeichnung. Buttons Primär, Bearbeiten (Stift), Entfernen (Papierkorb, Rückfrage "Diese E-Mail wirklich entfernen?"). |
| E-Mail-Adresse, Bezeichnung (optional), Als Primäradresse setzen | Formular E-Mail hinzufügen. Die erste Adresse wird automatisch Primäradresse; beim Entfernen der Primäradresse rückt die älteste nach. Bis 254 beziehungsweise 60 Zeichen. Fehler: "Diese E-Mail ist für die Firma bereits hinterlegt." |
| Leerzustand | "Keine E-Mail hinterlegt". |
Karte Notizen
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie | Vertrieb, Buchhaltung, Sonstiges (Vorgabe). |
| Notiz | Bis 2000 Zeichen, "Kurz und sachlich." Hinweis: "Keine personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern erfassen (nur betriebliche Hinweise zur Firma)." Button Notiz hinzufügen. |
| Eintrag | Kategorie, Verfasser (fremde Verfasser als "Mitarbeiter") und Datum; Löschen nur für Admin und Sekretariat mit Rückfrage "Diese Notiz wirklich löschen?". Kein Bearbeiten. |
| Leerzustand | "Keine Notizen". |
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Firma anlegen oder ändern | Admin, Sekretariat | Firma anlegen und pflegen |
| E-Mail-Adressen pflegen | Admin, Sekretariat | Firma anlegen und pflegen |
| Notiz anlegen | alle | Firma anlegen und pflegen |
Wichtig
Die Firma ist ein Betriebsdatensatz ohne Personenbezug. Ansprechpartner erfassen Sie als Gäste mit Firmenzuordnung, nicht in Firmenfeldern oder Notizen.
Verknüpfte Buchungen oder Rechnungen zeigt die Firmenansicht nicht; nutzen Sie die Suche in Buchungen und Rechnungen.
Nach dem Speichern führt die Software zur Firmenliste.
Fehler beim Entfernen einer E-Mail, beim Setzen der Primäradresse oder beim Löschen einer Notiz werden derzeit nicht angezeigt.