Firma anlegen und bearbeiten (Formular) – Hilfe

Voraussetzungen

Formular und E-Mail-Adressen: Admin und Sekretariat. Notizen anlegen: auch Empfang. Andere sehen statt des Formulars "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Firmen pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."

Aufbau

Abschnitt	Inhalt
Grunddaten	Firmenname mit den Vorschlägen "Gibt es schon:" (nur beim Anlegen).
Anschrift (optional)	Straße, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land.
Kontakt & Steuer (optional)	USt-IdNr., E-Mail (nur beim Anlegen), Telefon.
Aktiv	Haken, ob die Firma aktiv ist oder im Archiv steht.
Fußleiste	Abbrechen zurück zur Liste; Firma anlegen beziehungsweise Änderungen speichern, während des Speicherns "Speichern läuft...".
E-Mail-Adressen (nur Bearbeiten)	"Mehrere Adressen möglich (z.B. Buchhaltung, Ansprechpartner). Die Primäradresse nutzen automatische Sends."
Zahlungsziel (nur Bearbeiten)	Standard-Zahlungsziel der Firma; wird beim Erstellen einer Rechnung an diese Firma vorausgewählt und lässt sich dort ändern. Leer = Vorgabe des Betriebs. Erscheint nur, wenn in den Rechnungs-Stammdaten Zahlungsziele gepflegt sind.
Notizen (nur Bearbeiten)	"Interne Hinweise zur Firma für das Team. Neueste zuerst."

Felder

Feld	Pflicht	Bedeutung und Regeln
Firmenname	ja	Bis 200 Zeichen, je Betrieb eindeutig. Ab zwei Zeichen erscheinen aktive Firmen unter "Gibt es schon:" mit Ort und USt-IdNr., höchstens fünf (sonst "und weitere, bitte die Suche verwenden"); öffnen führt zur vorhandenen Firma. Fehler: "Ein Firmenname ist je Betrieb nur einmal erlaubt."
Straße und Hausnummer, Adresszusatz (z. Hd. / c/o), PLZ, Ort, Land	nein	Rechnungsanschrift der Firma. Bei deutscher PLZ Ortsvorschlag. Land vorbelegt Deutschland.
USt-IdNr.	nein	Erscheint auf Firmenrechnungen und in der E-Rechnung; keine Formatprüfung.
E-Mail	nein	Nur beim Anlegen; wird die erste Primäradresse. Beim Bearbeiten steht stattdessen: "E-Mail-Adressen werden unten unter "E-Mail-Adressen" verwaltet (mehrere möglich, eine Primäradresse)."
Telefon	nein	Freitext.
Aktiv	nein	Vorgabe an. Ohne Haken steht die Firma in der Listenansicht Archiv und wird nicht mehr vorgeschlagen; dieselbe Wirkung wie Archivieren im Zeilenmenü der Liste.

Karte E-Mail-Adressen

Element	Bedeutung
Zeile	Adresse, bei der Primäradresse das Abzeichen "Primäradresse", darunter die Bezeichnung. Buttons Primär, Bearbeiten (Stift), Entfernen (Papierkorb, Rückfrage "Diese E-Mail wirklich entfernen?").
E-Mail-Adresse, Bezeichnung (optional), Als Primäradresse setzen	Formular E-Mail hinzufügen. Die erste Adresse wird automatisch Primäradresse; beim Entfernen der Primäradresse rückt die älteste nach. Bis 254 beziehungsweise 60 Zeichen. Fehler: "Diese E-Mail ist für die Firma bereits hinterlegt."
Leerzustand	"Keine E-Mail hinterlegt".

Karte Notizen

Element	Bedeutung
Kategorie	Vertrieb, Buchhaltung, Sonstiges (Vorgabe).
Notiz	Bis 2000 Zeichen, "Kurz und sachlich." Hinweis: "Keine personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern erfassen (nur betriebliche Hinweise zur Firma)." Button Notiz hinzufügen.
Eintrag	Kategorie, Verfasser (fremde Verfasser als "Mitarbeiter") und Datum; Löschen nur für Admin und Sekretariat mit Rückfrage "Diese Notiz wirklich löschen?". Kein Bearbeiten.
Leerzustand	"Keine Notizen".

Aktionen auf diesem Bildschirm

Aktion	Rolle	Anleitung
Firma anlegen oder ändern	Admin, Sekretariat	Firma anlegen und pflegen
E-Mail-Adressen pflegen	Admin, Sekretariat	Firma anlegen und pflegen
Notiz anlegen	alle	Firma anlegen und pflegen

Wichtig

Die Firma ist ein Betriebsdatensatz ohne Personenbezug. Ansprechpartner erfassen Sie als Gäste mit Firmenzuordnung, nicht in Firmenfeldern oder Notizen.

Verknüpfte Buchungen oder Rechnungen zeigt die Firmenansicht nicht; nutzen Sie die Suche in Buchungen und Rechnungen.

Nach dem Speichern führt die Software zur Firmenliste.

Fehler beim Entfernen einer E-Mail, beim Setzen der Primäradresse oder beim Löschen einer Notiz werden derzeit nicht angezeigt.

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