Alle Rollen können die Seite öffnen. Sammelrechnung erstellen ist für Admin, Sekretariat und Empfang aktiv; andere sehen "Nur Admin, Sekretariat oder Empfang können Rechnungen erstellen."
Aufbau
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Neue Sammelrechnung, Untertitel "Offene Posten mehrerer Buchungen auf eine Rechnung zusammenfassen." Die Brotkrume in der Kopfleiste zeigt "Finanzen › Rechnungen › Neue Sammelrechnung"; Rechnungen führt ohne Ausstellen zurück zur Liste. |
| Buchungen auswählen | Buchungen einer Firma mit Firmensuche oder Buchungen ohne Firma mit Gastname, dazu Aufenthalt von und bis. Vorbelegt sind der Vormonat und der aktuelle Monat. Buchungen anzeigen lädt die passenden Buchungen. Vor der ersten Auswahl steht dort "Wählen Sie eine Firma oder einen Gast und den Zeitraum. Danach erscheinen die offenen Posten der passenden Buchungen." |
| Posten auswählen | Ein Block je Buchung mit offenen Posten, Überschrift "Buchung B00061 · Gastname · Firmenname". Darunter je Posten eine Checkbox. Ohne offene Posten: "Für diese Auswahl gibt es keine offenen (nicht abgerechneten) Posten." |
| Empfänger | Auswahl Gast: Name oder Firma: Name aus den gelisteten Buchungen, außerdem Abweichende Rechnungsadresse. |
| Vorschau | Nettobetrag, je Steuersatz "zzgl. USt 7 %" beziehungsweise "zzgl. USt 19 %", Steuerfrei (durchlaufende Posten), Gesamtbetrag. Ohne Auswahl: "Bitte mindestens einen Posten auswählen." |
| Sammelrechnung erstellen | Stellt die Rechnung aus und führt zurück zur Liste Rechnungen. |
Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Buchungen einer Firma | Firma der Buchung; die Suche findet aktive Firmen ab zwei Zeichen. |
| Buchungen ohne Firma / Gastname | Buchungen ohne Firma, deren Gast zum Namen passt (Vor- oder Nachname, ab zwei Zeichen). |
| Aufenthalt von / bis | Angeboten werden Buchungen, von denen mindestens ein Zimmer in diesem Zeitraum liegt, auch über die Monatsgrenze. Höchstens ein Jahr. |
| Übernachtungsposten | "Übernachtung Kategorie (Anreise bis Abreise)" mit Preis der Übernachtung. Nur Übernachtungen, die auf keiner aktiven Rechnung stehen. |
| Folio-Posten | "Artikel (Notiz) · Menge 2" mit Betrag (Einzelpreis mal Menge). |
| Kurtaxe als durchlaufenden Posten einbeziehen | Nur sichtbar, wenn in den Rechnungs-Stammdaten Kurtaxe aktiv und ein Betrag hinterlegt ist. Vorbelegt mit der Stammdaten-Einstellung. Firmenbuchungen erhalten keine Kurtaxe. |
| Name (Pflicht) | Nur bei Abweichende Rechnungsadresse; einziges Pflichtfeld der freien Adresse. |
| Firma (optional), Straße, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr. | Freie Rechnungsadresse. Für eine E-Rechnung werden Straße, PLZ und Ort benötigt. |
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Posten aus mehreren Buchungen abrechnen | Admin, Sekretariat, Empfang | Sammelrechnung über mehrere Buchungen |
| Rechnung an Firma oder freie Adresse | Admin, Sekretariat, Empfang | Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse) |
Stornierte Buchungen und bereits abgerechnete Posten werden nicht angeboten. Ein Storno der Rechnung gibt die Posten wieder frei. Eine Buchung über die Monatsgrenze erscheint in beiden Monaten, aber nur mit den Posten, die noch auf keiner Rechnung stehen.
Bei Posten aus mehr als einer Buchung ist der Empfänger Pflicht. Die Rechnung hat dann keinen Buchungsbezug im Kopf und steht nur in der Liste Rechnungen, nicht im Tab Folio & Rechnung der Buchungen.
Die Rechnungsnummer kommt aus dem normalen Nummernkreis; eine Sammelrechnung ist keine eigene Belegart.
Nach dem Erstellen erscheint in der Liste Rechnungen keine Erfolgsmeldung; die neue Rechnung steht oben.
Die Kurtaxe-Vorschau ist bei gemischter Auswahl aus Privat- und Firmenbuchungen nur ein Näherungswert; maßgeblich ist die ausgestellte Rechnung.