Rolle Admin oder Sekretariat. Die Kasse (TSE) ist eingerichtet (Kasse (TSE) einrichten); ohne TSE enthält das PDF an dieser Stelle einen Hinweis. Steuernummer und Anschrift stehen in den Rechnungs-Stammdaten.
Schritte
Öffnen Sie in der Rail Integrationen den Punkt Kassensicherung (TSE). Die Karte Verfahrensdokumentation hat die Knöpfe Verfahrensdokumentation (PDF) und Verfahrensdokumentation herunterladen.
Öffnen Sie das PDF. clavenda füllt es mit den aktuellen Daten des Betriebs: Unternehmen und Anschrift, die TSE mit Seriennummern und BSI-Zertifizierung (auch außer Betrieb genommene), das Datenblatt Kassenmeldung, die Benutzer mit ihren Kassenrechten, die Verkaufsartikel mit Preis und Steuersatz, den Softwarestand und das Erstellungsdatum.
Prüfen Sie die Angaben. Steht irgendwo rot "fehlt: in den Rechnungs-Stammdaten hinterlegen", tragen Sie die Angabe dort nach und erzeugen das PDF neu.
Drucken Sie das PDF und ergänzen Sie jede gelb markierte Stelle "[vom Betrieb auszufüllen]" von Hand, zum Beispiel wer die Kasse zählt, wo das Bargeld aufbewahrt wird und wer bei einem TSE-Ausfall zuständig ist.
Unterschreiben Sie im Abschnitt Bestätigung mit Ort, Datum und Namen.
Legen Sie die unterschriebene Fassung zu den Kassenunterlagen, zusammen mit der Übermittlungsbestätigung der Kassenmeldung aus ELSTER.
Änderungsprotokoll abrufen
Das Änderungsprotokoll zeigt jede Änderung an Artikeln (Preis, Steuersatz, im Verkauf buchbar, aktiv), an den Steuersätzen und steuerlichen Angaben der Rechnungs-Stammdaten, an Benutzerrollen, an der TSE und im Kassenbuch, jeweils mit Zeitpunkt, Benutzer, altem und neuem Wert.
- Wählen Sie auf derselben Seite in der Karte Export für die Kassennachschau den Zeitraum mit Von und Bis.
- Klicken Sie auf Änderungsprotokoll (CSV). Die Datei öffnet sich in Excel oder einem anderen Tabellenprogramm; jede Zeile ist ein geändertes Feld mit den Spalten Zeitpunkt, Benutzer, Tabelle, Datensatz, Aktion, Feld, alt und neu.
Alternative Wege
- Neue Fassung nötig: Erzeugen Sie die Verfahrensdokumentation neu, wenn sich etwas Wesentliches ändert, etwa eine neue TSE, neue Benutzer oder Rollen oder geänderte Abläufe. Frühere Fassungen bewahren Sie weiter auf.
- Sekretariat: Erzeugt das Sekretariat das PDF, enthält die Benutzerliste nur das eigene Konto. Die vollständige Liste enthält eine Fassung, die ein Admin erzeugt.
Das PDF ist eine vorausgefüllte Arbeitshilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich ist, was der Betrieb prüft, ergänzt und unterschreibt.
Bewahren Sie jede unterschriebene Fassung 10 Jahre auf.
clavenda speichert das PDF nicht; es wird bei jedem Aufruf aus den aktuellen Daten erzeugt.