Für den Betrieb ist eine Kasse (TSE) eingerichtet (Kasse (TSE) einrichten). Ohne TSE gibt es keine Barzahlung und kein Kassenbuch; der Punkt Kassenbuch fehlt dann in der Navigation. Lesen dürfen alle Rollen, buchen und korrigieren dürfen Admin und Sekretariat.
Schritte
Öffnen Sie in der Rail Finanzen den Punkt Kassenbuch. Oben stehen Aktueller Bestand, der Kassenbuch-Tag und der Letzte Tagesabschluss.
Einlage: Klicken Sie auf Einlage, tragen Sie den Betrag in Euro und einen Buchungstext ein, zum Beispiel "Wechselgeld", und klicken Sie auf Buchen.
Entnahme: Klicken Sie auf Entnahme und wählen Sie unter Art der Entnahme "Zur Bank gebracht" oder "Privatentnahme". Betrag und Text wie oben, dann Buchen.
Ausgabe mit Beleg: Klicken Sie auf Ausgabe mit Beleg, tragen Sie Betrag, Belegnummer und Text ein und klicken Sie auf Buchen. Die Belegnummer ist Pflicht; heften Sie den Papierbeleg unter dieser Nummer ab.
Den Betrag geben Sie immer positiv ein. Das Vorzeichen folgt aus der Art: Einlagen erhöhen den Bestand, Entnahmen und Ausgaben verringern ihn.
Blättern und filtern: Mit den Pfeilen neben dem Monatsnamen wechseln Sie den Monat. Die Knöpfe Alle, Bareinnahme, Einlage usw. zeigen nur Einträge dieser Art; der Bestand in der letzten Spalte bleibt der laufende Gesamtbestand.
Korrigieren: Eine falsche Einlage, Entnahme oder Ausgabe berichtigen Sie mit Korrigieren in der Zeile. Nennen Sie unter Grund der Korrektur den Anlass und klicken Sie auf Gegenbuchung erstellen. Es entsteht ein neuer Eintrag Korrektur mit dem umgekehrten Betrag; die ursprüngliche Zeile bekommt das Abzeichen korrigiert.
Alternative Wege
- Bareinnahme falsch erfasst: Stornieren oder erstatten Sie die Zahlung bzw. den Verkauf (Erstattung). Das Kassenbuch bucht die Rückgabe dann selbst als Barausgabe.
Einträge lassen sich weder ändern noch löschen (GoBD). Jede Berichtigung ist ein eigener Gegeneintrag mit Bezug.
Die Kasse wird nie negativ. Würde eine Buchung, eine Bar-Erstattung oder ein Storno den Bestand unter null drücken, erscheint "In der Kasse ist nicht genug Bargeld (Bestand ...)" und nichts wird gebucht.
Ist ein Tag abgeschlossen, zählen neue Vorgänge zum Folgetag (Tagesabschluss erstellen).