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Arbeitszeitmodelle, das Tablet als Stempeluhr, PINs und Ausweise, und was clavenda bei der Arbeitszeit aufzeichnet.
In der Zeiterfassung sehen Sie je Mitarbeiter und Tag das geplante Soll und das gestempelte Ist nebeneinander. So finden Sie schnell die Tage, an denen etwas nicht passt.
Auf der Seite Meine Zeiten sehen Sie Ihre eigenen erfassten Zeiten: den heutigen Tag, die Kennzahlen des Monats und eine Tagesliste mit allen Buchungen. Sie sehen dabei ausschließlich Ihre eigenen Daten, unabhängig von Ihrer Rolle.
Wenn ein Stempel fehlt (zum Beispiel weil das Tablet ausgefallen war), tragen Admin und Sekretariat die fehlende Buchung nach. Der Nachtrag ist eine neue, protokollierte Buchung; es wird nichts überschrieben.
Eine falsche Stempelung wird nie überschrieben. Sie legen stattdessen eine Korrektur oder eine Streichung an: eine neue Buchung, die auf das Original verweist. Das Original bleibt gespeichert (revisionssicher, R-30/R-31).
Haben Sie eine Stempelung vergessen oder ist eine Zeit falsch, beantragen Sie über Meine Zeiten einen Nachtrag oder eine Korrektur. Der Antrag ändert noch nichts: Erst die Genehmigung schreibt die Buchung. Sie ändern Ihre Zeiten also nie selbst.
Anträge auf Nachtrag, Korrektur oder Storno, die Mitarbeiter über Meine Zeiten stellen, laufen im Kasten Offene Anträge oben in der Zeiterfassung auf. Dort geben Sie sie frei oder lehnen sie ab. Eine Genehmigung schreibt die Buchung; eine Ablehnung braucht einen Kommentar.
Am Ende eines Monats bringen Sie die erfassten Zeiten in einen festen Zustand. Der Ablauf ist bewusst zweistufig: Erst wird ein Monat geprüft, dann abgeschlossen. Sekretariat und Admin dürfen prüfen; nur der Admin schließt endgültig ab. So schaut mehr als eine Person auf die Zahlen, bevor der Monat gesperrt wird.
Manchmal fällt erst nach dem Abschluss auf, dass ein Tag falsch ist. Ein abgeschlossener Monat ist gesperrt, lässt sich aber vom Admin wieder öffnen. Weil das die feste Fassung eines Monats aufbricht, verlangt clavenda dafür einen Grund und protokolliert den Vorgang.
Sie können Meine Zeiten wie eine App auf den Startbildschirm Ihres Handys legen. Danach öffnen Sie die Seite mit einem Fingertipp, ohne jedes Mal den Browser und die Adresse einzugeben. Es wird nichts aus einem App-Store geladen; das Handy legt nur eine Verknüpfung an.
Kommt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS, Zoll) ins Haus, will sie die aufgezeichneten Arbeitszeiten sehen: je Mitarbeiter Beginn, Ende, Pause und Dauer der einzelnen Tage. clavenda erzeugt diesen Nachweis auf Knopfdruck als deutschsprachiges PDF. Diese Anleitung sagt, wie Sie ihn schnell zur Hand haben, auch wenn gerade kein Admin da ist.
Für die Lohnabrechnung braucht der Steuerberater die aufbereiteten Zeiten eines Monats. clavenda liefert sie als CSV-Datei mit Tagessummen je Mitarbeiter. Die Datei enthält Rohwerte; die Zuschläge rechnet das Lohnprogramm daraus, nicht clavenda.
Die aufgezeichneten Arbeitszeiten werden nicht ewig gespeichert. Wie lange clavenda sie aufhebt, legen Sie selbst fest: zwei oder drei Jahre. Nach dieser Frist löscht ein automatischer Lauf die Zeitdaten. Der Audit-Trail über die Vorgänge bleibt davon unberührt.
Bevor Mitarbeiter am Tablet stempeln, legen Sie ein Arbeitszeitmodell an, aktivieren die Mitarbeiter für die Zeiterfassung, vergeben ihnen eine PIN und richten das Tablet als Stempeluhr ein. Diese Anleitung führt einmal durch alle vier Schritte. Die Zeiterfassung muss für Ihren Betrieb freigeschaltet sein; das erledigt clavenda beim Onboarding.
Ein Tablet wird zur Stempeluhr, indem Sie es in clavenda als Gerät anlegen und den einmalig angezeigten Token direkt am Tablet hinterlegen. Danach zeigt das Tablet die Stempeluhr im Vollbild, ohne Anmeldung. Am besten führen Sie diese Schritte direkt auf dem Tablet aus, das später am Empfang oder im Personalraum steht.
Ein Datafox EVO 3.5 Pure bucht Kommen und Gehen (auf Wunsch auch Pausen) per Ausweis direkt in clavenda. Sie legen das Terminal in clavenda an, übernehmen die angezeigten Werte in Datafox Studio und prüfen die erste Buchung. Das Terminal puffert Buchungen, wenn die Verbindung fehlt, und liefert sie später nach.
Am Tablet weist sich jeder Mitarbeiter mit einer PIN aus. Sie vergeben oder ersetzen die PIN im Abschnitt Beschäftigung des Mitarbeiters. Eine PIN besteht aus vier bis sechs Ziffern und darf keine einfache Folge sein. clavenda speichert die PIN nur als Hash; sie lässt sich nie wieder anzeigen, nur neu setzen.
Statt einer PIN kann sich ein Mitarbeiter am Tablet mit einem Ausweis ausweisen, sofern das Gerät den Ausweis-Leser zulässt. Dazu hinterlegen Sie die Ausweis-UID im Abschnitt Beschäftigung des Mitarbeiters. In dieser Version tragen Sie die UID von Hand ein; das Einlesen per Leser kommt in einer späteren Ausbaustufe. Das Feld nimmt aber schon jetzt eine Eingabe vom Leser an, wenn er wie eine Tastatur arbeitet.
Jedes Datafox-Terminal meldet sich alle fünf Minuten mit einem Lebenszeichen und schickt jede Buchung an clavenda. Die Detailseite des Geräts zeigt, was angekommen ist und was daraus wurde. So finden Sie heraus, warum eine Buchung fehlt.
Nicht jeder Mitarbeiter soll stempeln. Wer nicht an der Zeiterfassung teilnimmt, bleibt einfach ohne aktive Zeiterfassung; dann taucht die Person am Tablet nicht auf und wird in der Auswertung nicht erwartet. Sie steuern das im Abschnitt Beschäftigung über den Schalter Zeiterfassung aktiv.
Mit dem Token meldet sich ein Tablet oder Terminal bei clavenda an. Ist er verloren oder in falsche Hände geraten, erneuern Sie ihn. Soll ein Gerät vorübergehend oder endgültig nicht mehr buchen, sperren Sie es. Bereits erfasste Buchungen bleiben in beiden Fällen unverändert.
Am aufgestellten Tablet stempeln Sie Ihren Arbeitsbeginn und das Arbeitsende. Sie brauchen dafür keine Anmeldung, nur Ihre PIN oder Ihren Ausweis. Ein kurzes Overlay bestätigt jeden Stempel mit Ihrem Namen, der Aktion und der Uhrzeit. Diese Anleitung richtet sich an alle Mitarbeiter.
Die Seite Arbeitszeitmodelle (Einstellungen, Gruppe Zeiterfassung) sammelt die Modelle, die festlegen, wie viel ein Mitarbeiter je Tag arbeiten soll und wie die Pause behandelt wird. Ein Modell wird einem Mitarbeiter im Abschnitt Beschäftigung zugewiesen. Neues Modell öffnet Arbeitszeitmodell anlegen, ein Klick auf eine Zeile die Detailseite.
Das Formular Arbeitszeitmodell anlegen legt ein neues Modell an; die Detailseite zeigt und bearbeitet ein bestehendes. Beides nutzt dieselben Felder. Das Soll je Tag ergibt sich aus den Wochenstunden geteilt durch die Arbeitstage und wird von clavenda berechnet.
Die Seite Zeiterfassungs-Geräte (Einstellungen, Gruppe Zeiterfassung) verwaltet die Geräte, an denen gestempelt wird. In dieser Version ist das ein Tablet, das als Stempeluhr dient; das Datafox-Terminal steht im Auswahlfeld, ist aber noch nicht freigeschaltet. Jedes Gerät wird als Karte angezeigt.
Das Formular Gerät anlegen legt ein neues Tablet oder ein Datafox-Terminal an; die Detailseite zeigt es und bietet Token erneuern und Sperren. Gleich nach dem Anlegen erscheint die Token-Box mit dem einmalig sichtbaren Token. Beim Tablet steht darunter der Knopf Dieses Tablet einrichten, beim Terminal die Werte für Datafox Studio.
Die Stempeluhr ist die Vollbild-Seite auf dem eingerichteten Tablet. Der Mitarbeiter gibt seine PIN ein und wählt Kommen oder Gehen; ein kurzes Bestätigungs-Overlay zeigt Name, Aktion und Uhrzeit. Die Seite hat keinen Hilfe-Knopf, weil sie ohne Anmeldung läuft.
Die Seite Zeiterfassung (Gruppe Team) zeigt je Mitarbeiter und Tag das Soll aus dem Dienstplan und das Ist aus den Stempeln, mit einer Ampel je Tag. Das System warnt, es sperrt nicht: keine Regel verhindert eine Buchung.
Das Detail eines Mitarbeiters zeigt einen Monat als Tagesliste: je Tag die wirksamen Buchungen, das Netto, die Verstöße und die Ampel. Hier tragen Sie Zeiten nach, korrigieren oder streichen Buchungen.
Die Seite Meine Zeiten zeigt Ihnen Ihre eigenen Zeiten. Jede Rolle sieht sie, jeder sieht aber nur die eigenen Daten (R-42/R-45). Hier stellen Sie Anträge auf Nachtrag oder Korrektur; gestempelt wird weiterhin nur an der Stempeluhr.
Der Monatsabschluss führt einen Kalendermonat in einen geordneten Zustand: erst prüfen, dann abschließen. Ein abgeschlossener Monat ist gesperrt und lässt sich nur mit Begründung wieder öffnen. Von hier laden Sie außerdem den Zoll-Nachweis, den Steuerberater-Export und eine Übersicht.
Jeder Tag bekommt eine Ampel. Sie fasst zusammen, ob Soll und Ist passen und ob eine Arbeitszeitgrenze berührt ist. Die Ampel sperrt nichts: sie ist ein Hinweis für die Verwaltung.
clavenda prüft die gestempelte Zeit gegen einige gesetzliche Grenzen und färbt den Tag entsprechend. Das ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung, und es sperrt keine Buchung.
clavenda hält Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit fest. Dieser Artikel erklärt, welche Daten dabei entstehen und warum sie sich nachträglich nicht einfach ändern lassen. Er gibt die Einordnung wieder, auf der clavenda aufbaut, und ist keine Rechtsberatung.
clavenda bietet zwei Wege, mit Pausen umzugehen: gestempelte Pausen und eine gerechnete Pausenregel. Dieser Artikel erklärt den Unterschied und warum viele Betriebe die Regel bevorzugen. Er gibt die Einordnung wieder und ist keine Rechtsberatung.
Wenn ein Monat abgeschlossen ist, lässt sich an seinen Zeiten nichts mehr direkt ändern. Das wirkt streng, hat aber einen Grund: Eine Arbeitszeitaufzeichnung ist nur dann verlässlich, wenn ein einmal festgeschriebener Monat nicht im Nachhinein still verschoben werden kann. Dieser Artikel erklärt die Einordnung, auf der clavenda aufbaut, und ist keine Rechtsberatung.
Ein Stempelterminal soll Arbeitszeit erfassen, nicht Menschen beobachten. clavenda hält deshalb die Daten, die vom Terminal kommen, so knapp wie möglich (Datenminimierung nach Artikel 5 DSGVO und § 26 BDSG).