Schritte
Öffnen Sie Team > Zeiterfassung und dort Monatsabschluss. Wählen Sie den betroffenen Monat.
Klicken Sie beim abgeschlossenen Mitarbeiter beziehungsweise Monat auf Wieder öffnen.
Tragen Sie im Dialog einen Grund ein. Der Grund ist Pflicht (R-33) und erscheint später in der Abschluss-Historie.
Bestätigen Sie. Der Monat ist wieder offen und lässt sich bearbeiten.
Nehmen Sie die nötige Korrektur vor. Eine bestehende Zeitbuchung wird dabei nie überschrieben: Die Korrektur ist eine neue Buchung mit Verweis, das Original bleibt durchgestrichen sichtbar.
Prüfen und schließen Sie den Monat anschließend wie gewohnt wieder ab.
Voraussetzung
Nur der Admin darf einen Monat wieder öffnen, und nur einen, der tatsächlich abgeschlossen ist. Ein geprüfter, aber noch nicht abgeschlossener Monat wird nicht wieder geöffnet, sondern einfach weiterbearbeitet.
Wichtig
- Das Wiederöffnen erzeugt eine neue Fassung des Monats. Die vorherige bleibt in der Abschluss-Historie erhalten; nichts wird gelöscht.
- Korrekturen laufen immer als Storno und Neu, nie als heimliche Änderung. Das hält die Aufzeichnung revisionssicher.
- Der Grund gehört in Klartext dokumentiert, damit bei einer späteren Prüfung nachvollziehbar ist, warum ein bereits geschlossener Monat noch einmal angefasst wurde. Ein kurzer, aber eindeutiger Satz genügt, etwa der Hinweis auf einen nachgemeldeten Krankheitstag oder einen vergessenen Stempel.
- Haben Sie den Monat bereits an den Steuerberater übergeben, stimmen Sie die Korrektur mit ihm ab. Nach dem erneuten Abschluss erzeugen Sie den Steuerberater-Export noch einmal, damit dort die berichtigten Zahlen ankommen.