Was der Abschluss bedeutet
Mit dem Abschluss erklärt der Betrieb einen Monat für abgerechnet. Genau in diesem Moment wird er zur festen Fassung: die Grundlage für Lohn, für den Steuerberater-Export und für eine mögliche Prüfung. Damit diese Fassung etwas wert ist, muss sie stabil bleiben. Deshalb sperrt clavenda den abgeschlossenen Monat für alle direkten Änderungen, einschließlich technischer Zugriffe über die Datenbank. Es gibt keinen stillen Weg vorbei an der Sperre.
Korrektur als Storno und Neu
Fällt nach dem Abschluss doch ein Fehler auf, wird er nicht heimlich überschrieben. Der Admin öffnet den Monat mit einem Pflichtgrund wieder (R-33), und die Korrektur läuft nach dem Muster Storno und Neu: Das Alte bleibt stehen und wird als überholt gekennzeichnet, das Neue kommt als eigener Eintrag mit Verweis hinzu. Dieses Prinzip kennt clavenda schon von den Rechnungen, wo eine ausgestellte Rechnung nie geändert, sondern nur storniert und neu erstellt wird. Es ist dieselbe Idee der Revisionssicherheit, wie sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) für steuerlich relevante Daten verlangen.
Warum das Wiederöffnen protokolliert wird
Jedes Wiederöffnen erzeugt eine neue Fassung des Monats und wird mit Grund und Person festgehalten. So bleibt für eine spätere Prüfung nachvollziehbar, dass ein bereits geschlossener Monat noch einmal angefasst wurde, von wem und warum. Ein geschlossener Monat, der sich spurlos wieder aufbrechen ließe, wäre so viel wert wie gar kein Abschluss.