So setzen Sie den Mustertext ein
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch die Daten Ihres Betriebs und prüfen Sie, ob die Aufbewahrung zu Ihrer Einstellung unter Einstellungen, Zeitregeln passt (Aufbewahrung der Zeitdaten einstellen). Geben Sie den Text jedem Mitarbeiter vor dem ersten Stempeln, etwa mit dem Arbeitsvertrag, als Aushang oder als Anlage zur Dienstanweisung. Heben Sie einen Nachweis auf, dass die Information erfolgt ist.
Ihr Steuerberater verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher (§ 11 Abs. 2 StBerG). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dafür nicht erforderlich. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass Arbeitszeiten und Fehlzeiten für die Lohnabrechnung an den Steuerberater gehen.
Mustertext
Information über die Verarbeitung Ihrer Arbeitszeitdaten (Art. 13 DSGVO)
Verantwortlicher: [Name und Anschrift des Betriebs], [Telefon, E-Mail]. Datenschutzbeauftragter, falls benannt: [Name, Kontakt].
Zweck: Wir zeichnen Ihre Arbeitszeit auf, weil § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) das verlangen. Die Aufzeichnung ist außerdem Grundlage für Ihre Lohnabrechnung und für die Dienstplanung.
Rechtsgrundlage: § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsverhältnisses) und lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung aus § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG).
Gespeicherte Daten: Name und Personalnummer; jeder Stempel für Kommen, Gehen und Pause mit Zeitpunkt und dem Gerät, an dem gestempelt wurde; Korrekturen und Nachträge mit Grund und der Person, die sie vorgenommen hat; Einträge im Dienstplan einschließlich der Tage mit Krank oder Urlaub. Zu Krankheitstagen speichern wir nur, dass Sie abwesend waren, keine Diagnose und keine Bescheinigung. Standortdaten erheben wir nicht.
Empfänger: unser Lohnbüro beziehungsweise Steuerberater für die Lohnabrechnung (Arbeitszeiten und Fehlzeiten; der Steuerberater verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher nach § 11 Abs. 2 StBerG), bei einer Prüfung die Zollverwaltung (Finanzkontrolle Schwarzarbeit). Der Anbieter unserer Zeiterfassungssoftware verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Aufbewahrung: Die Zeitbuchungen bewahren wir [2 beziehungsweise 3] Jahre nach Ende des jeweiligen Monats auf und löschen sie danach automatisch. Unterlagen, die in die Lohnabrechnung eingehen, bewahren wir nach den steuerrechtlichen Fristen auf.
Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für unseren Betrieb zuständigen: [Aufsichtsbehörde].
Auskunft: Ihre Zeiten und die zu Ihnen gespeicherten Daten erfahren Sie jederzeit bei [Verwaltung oder Personalbüro, Ansprechperson].
Betriebsrat
Besteht in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat, hat er bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Leistung oder Verhalten mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine elektronische Zeiterfassung gehört dazu. Schließen Sie vor dem Start eine Betriebsvereinbarung oder holen Sie die Zustimmung ein. Ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt; die Information nach Artikel 13 DSGVO bleibt Pflicht.
Hinweis
Dieser Artikel und der Mustertext sind keine Rechtsberatung. Stimmen Sie den endgültigen Text mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung ab.