Schritte
Öffnen Sie Einstellungen und dort den Bereich Zeit.
Wählen Sie bei der Aufbewahrung 2 Jahre oder 3 Jahre. Voreingestellt sind drei Jahre.
Speichern Sie. Die neue Frist gilt ab sofort für den nächtlichen Löschlauf.
Voraussetzung
Nur der Admin ändert die Frist. Sie gilt für den ganzen Betrieb, nicht je Mitarbeiter.
Wie die Löschung läuft
Der Löschlauf arbeitet nachts und entfernt Zeitbuchungen und Tagesauswertungen, die älter als die eingestellte Frist sind. Das geschieht endgültig; die Daten sind danach nicht wiederherstellbar. Ein abgeschlossener und exportierter Monat ist zu diesem Zeitpunkt längst beim Steuerberater und im Lohnprogramm verbucht.
Wichtig
- Der Audit-Trail bleibt erhalten. Wer wann was nachgetragen, korrigiert oder abgeschlossen hat, ist auch nach dem Löschen der Zeitdaten nachvollziehbar; die Aufzeichnung der Vorgänge unterliegt einer eigenen Frist.
- Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Frist zu Ihren Aufbewahrungspflichten passt, bevor Sie von drei auf zwei Jahre verkürzen.
- Der Zoll-Nachweis und der Steuerberater-Export beziehen sich immer auf noch vorhandene Daten. Was der Löschlauf entfernt hat, lässt sich nicht mehr exportieren. Ziehen Sie ältere Nachweise deshalb rechtzeitig, wenn Sie sie außerhalb von clavenda dauerhaft ablegen wollen.
- Verlängern Sie die Frist von zwei auf drei Jahre, wirkt das nur nach vorn: Daten, die der Lauf unter der alten Frist bereits gelöscht hat, kommen dadurch nicht zurück.
Zusammenspiel mit dem Abschluss
Die Aufbewahrungsfrist und der Monatsabschluss sind zwei getrennte Dinge. Der Abschluss friert einen Monat für die Abrechnung ein; die Aufbewahrungsfrist bestimmt, wann die dahinterliegenden Zeitdaten endgültig verschwinden. Ein Monat kann also längst abgeschlossen, exportiert und verbucht sein, während seine Rohdaten noch innerhalb der Frist gespeichert bleiben.