Schritte
Öffnen Sie Einstellungen, Zeitregeln und dort den Abschnitt Lohnexport.
Wählen Sie das Lohnprogramm des Steuerberaters.
Tragen Sie die Nummern ein und klicken Sie auf Lohnexport speichern. Fehlt eine Pflichtangabe, nennt das Formular sie.
Tragen Sie bei jedem Mitarbeiter unter Beschäftigung die Personalnummer aus dem Lohnprogramm ein. Für DATEV und Lexware ist sie Pflicht und besteht nur aus Ziffern; bei Lohn und Gehalt höchstens 5 Ziffern.
Arbeitet ein Mitarbeiter mit einer anderen Grundlohnart (zum Beispiel ein Minijob), tragen Sie sie dort unter Eigene Lohnart Grundstunden ein.
Was exportiert wird
Exportiert werden nur Stunden und Tage, nie Euro-Beträge. Zuschläge und Löhne rechnet das Lohnprogramm. Namen stehen nicht in den DATEV-Dateien, nur Personalnummern.
Nummern vom Steuerberater
Die Nummern legt Ihr Steuerberater fest. Fragen Sie ihn nach:
- Beraternummer (4 bis 7 Ziffern) und Mandantennummer (1 bis 5 Ziffern), nur bei DATEV.
- Lohnarten für Grundstunden, Nachtstunden, Sonntagsstunden und Feiertagsstunden. Nur die Grundstunden sind Pflicht. Bleibt eine Zuschlags-Lohnart leer, wird dieser Anteil nicht exportiert.
- Bei DATEV die Ausfallschlüssel für Urlaub und Krank (oft U und K), bei Lexware je eine Lohnart für Urlaubstage und Kranktage.
Krank- und Urlaubstage
Urlaub und Krank aus dem Dienstplan kommen nur in die Datei, wenn im Abschnitt Export der Haken Krank- und Urlaubstage im Export ausweisen gesetzt ist.
Datei laden
Im Monatsabschluss steht auf der Karte Steuerberater das eingestellte Lohnprogramm zur Auswahl. Mit Datei laden entsteht die Datei für alle Mitarbeiter, deren Monat abgeschlossen ist. Fehlt bei einem Mitarbeiter die Personalnummer, zeigt die Karte statt des Knopfs eine Liste mit Links zu den betroffenen Mitarbeitern.
Bei DATEV Lohn und Gehalt braucht das Programm einmalig eine Beschreibung des Dateiaufbaus. Laden Sie dafür auf derselben Karte die INI-Datei für Lohn und Gehalt und geben Sie sie Ihrer Kanzlei.
Jede Datei steht im Exportprotokoll mit Version, Zeitpunkt und Prüfsumme. Der Dateiname trägt die Version, etwa LODAS_1234567_10001_202609_v1.txt.
Testimport
Lassen Sie den ersten Export von Ihrem Steuerberater testen, bevor Sie damit abrechnen. Bei DATEV zeigt clavenda deshalb den Hinweis Erstimport mit der Kanzlei testen. Einzelheiten wie das Datumsformat der Abwesenheitstage bestätigt erst der erste echte Import.
Korrekturen
DATEV und Lexware addieren beim Import: Wird ein Monat zweimal eingelesen, zählen die Stunden doppelt. Wenn Sie einen Monat wieder öffnen, ändern und erneut exportieren, zeigt clavenda vorher den Hinweis: "Diese Daten wurden bereits am ... exportiert. DATEV addiert beim Import. Bitten Sie Ihre Kanzlei, den alten Import vorher zu löschen." Bei Lexware heißt es "Lexware addiert beim Import". Geben Sie die neue Datei erst weiter, wenn die Kanzlei den alten Import gelöscht hat. Differenzdateien gibt es nicht.
Wichtig
- Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
- Ihr Steuerberater verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher (§ 11 Abs. 2 StBerG). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dafür nicht erforderlich. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass Arbeitszeiten und Fehlzeiten für die Lohnabrechnung an den Steuerberater gehen.