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Zimmerkategorien sind die Grundlage von allem: Zimmer, Preise, Verfügbarkeit und Buchungsmaske hängen daran. Sie legen je Zimmertyp eine Kategorie mit Belegung und Ausstattung an; Preise, Bilder und Texte pflegen Sie danach an anderer Stelle.

Sie legen die physischen Zimmer Ihres Hauses an, je Zimmer mit Nummer, Kategorie und Etage. Je Zimmer legen Sie außerdem fest, ob es über die Webseite und über den Channelmanager verkauft wird oder nur im Haus. Die Zahl der aktiven Zimmer je Kategorie ist die Basis der Verfügbarkeit.

Unter Medien & Texte pflegen Sie für jede Zimmerkategorie die Fotos und die Beschreibungstexte, die in der Buchungsmaske und auf der Webseite erscheinen. Eine Übersicht zeigt, welche Kategorien noch Lücken haben, und eine Live-Vorschau die Wirkung.

Ein Ratenplan beschreibt, zu welchen Bedingungen ein Zimmer verkauft wird: stornierbar oder nicht, mit welcher Frist, ob als Firmenrate. Basis-Pläne haben eigene Preise in der Preis-Matrix; abgeleitete Pläne rechnen einen Auf- oder Abschlag auf einen Basis-Plan und brauchen keine eigene Preispflege.

Sie hinterlegen an einem Ratenplan Artikel, die bei jeder Buchung dieses Plans automatisch auf das Folio gebucht werden, zum Beispiel Frühstück bei einer Frühstücksrate oder ein Parkplatz bei einem Arrangement. So entstehen Pakete ohne manuelles Nachbuchen.

Saisons sind benannte Zeiträume, für die in der Preis-Matrix eigene Preise gelten, zum Beispiel "Hauptsaison" oder "Messe FIBO". Eine Saison kann mehrere Zeiträume haben; überlappen sich Saisons, gewinnt die höhere Priorität. Ohne passende Saison gilt der Basispreis.

In der Preis-Matrix pflegen Sie je Basis-Ratenplan, Zimmerkategorie und Saison den Bruttopreis pro Nacht und Zimmer. Ohne Saisontreffer gilt der Basispreis. Optional hinterlegen Sie je Zelle einen Einzelbelegungspreis, der greift, wenn weniger Erwachsene als die Standardbelegung buchen.

Mit Auslastungs-Schwellen erhöhen Sie den Nachtpreis automatisch, sobald das Haus oder eine Kategorie gut gebucht ist, zum Beispiel ab 75 Prozent Auslastung plus 10 Prozent. Der Aufschlag wird bei der Buchungsanlage und in der Buchungsmaske je Nacht auf den gepflegten Preis gerechnet.

Artikel sind alle Leistungen außer der Übernachtung, die Sie auf ein Folio buchen oder in der Buchungsmaske anbieten: Frühstück, Parkplatz, Minibar, Wellness. Je Artikel legen Sie Bruttopreis, Steuersatz und fest, ob er intern und auf der Buchungsseite buchbar ist.

Buchungs-Labels sind farbige Marker für Buchungen, zum Beispiel "VIP", "Zahlung offen" oder "Frühanreise". Sie pflegen den Katalog der Labels; zugewiesen werden sie an der Buchung und im Belegungsplan (Labels vergeben).

Die Mitarbeiterliste enthält die Personen, die im Dienstplan eingeplant werden: Name, Funktion, Farbe und Reihenfolge. Sie ist kein Benutzerkonto; wer sich an der Software anmeldet, verwalten Sie unter Benutzer.

Unter Inventar & Restriktionen steuern Sie je Zimmerkategorie und Tag, wie viele Einheiten verkauft werden dürfen und welche Regeln gelten: Mindest- und Höchstaufenthalt, keine Anreise (CTA), keine Abreise (CTD), Verkaufsstopp (Stop-Sell) und Release-Vorlauf. Ohne Eintrag gilt die Default-Kapazität aus aktiven Zimmern plus Overbooking-Toleranz, ohne Restriktion.

Unter Betriebszeiten tragen Sie ein, wann Ihr Haus geschlossen ist, zum Beispiel Betriebsferien oder Umbau. Daraus und aus den Zimmern berechnet die Software die Kennzahlen für die Beherbergungsstatistik: Gesamtzahl der Schlafgelegenheiten und geöffnete Tage je Monat.