Nur Admin. Andere Rollen sehen den Menüpunkt nicht und werden beim Aufruf zum Dashboard geleitet, weil Personallisten Beschäftigtendaten sind.
Liste
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Nach Name oder Funktion suchen | Filter nach Name und Funktion. Ohne Treffer: "Keine Treffer für ..." mit Suche zurücksetzen. |
| Ansicht | Umschaltung Aktiv, Archiv, Alle. Die Liste startet auf Aktiv. Leeres Archiv: "Das Archiv ist leer", "Archivierte Mitarbeiter erscheinen hier. Sie bleiben mit ihren Zeitdaten erhalten." |
| Bereich filtern | Alle Bereiche oder eine vorhandene Funktion. Passt nichts: "Keine Treffer" mit Filter zurücksetzen. |
| Zähler | Anzahl der angezeigten Mitarbeiter, zum Beispiel "6 Mitarbeiter". |
| Spalten | Name (mit Farbpunkt, sortierbar), Funktion (sortierbar, "keine Angabe" ohne Funktion), Personalnummer ("fehlt" ohne Eintrag), Stempeln, Status, Aktionen. Personalnummer und Stempeln nur mit Zeiterfassung; Personalnummer erst ab breitem Bildschirm. |
| Stempeln | PIN oder keine PIN, Ausweis oder kein Ausweis; bei ausgeschalteter Zeiterfassung Zeiterfassung aus. |
| Status | aktiv, ausgetreten am mit Datum (Austritt erreicht) oder archiviert. |
| Zeilenmenü | Aktionen für Lena (Rezeption): Bearbeiten, Zeiten ansehen (nur mit Zeiterfassung), Archivieren beziehungsweise Wieder aktivieren; im Archiv zusätzlich Endgültig löschen oder ein Sperrhinweis. |
| Leerzustand | "Noch keine Mitarbeiter", "Legen Sie Ihr Team an, um Schichten zu planen und Zeiten zu erfassen.", Ersten Mitarbeiter anlegen. |
| Handy | Statt der Tabelle eine Karte je Mitarbeiter mit denselben Angaben und demselben Menü. |
Archiv und Endgültig löschen
Archivieren nimmt den Mitarbeiter aus Dienstplan und Stempeluhr; die Zeitdaten bleiben erhalten. Endgültig löschen gibt es nur im Archiv und nur, wenn nichts an der Person hängt. Sonst steht im Menü ein Sperrhinweis:
| Fall | Hinweis im Zeilenmenü |
|---|---|
| Zeitdaten vorhanden | "Zeitdaten in der Aufbewahrung bis 31.12.2028: Löschen ist gesperrt, der Mitarbeiter bleibt im Archiv." Das Datum ergibt sich aus dem letzten Monat mit Zeitdaten und der Aufbewahrung in den Zeitregeln. |
| Dienste vorhanden | "Löschen nicht möglich, daran hängen 3 Dienste." |
Der Dialog "Anna Musterfrau endgültig löschen?" erklärt: "Nur möglich, weil keine Zeitdaten und keine Dienste daran hängen. Das lässt sich nicht rückgängig machen." Die Knöpfe heißen Abbrechen und Endgültig löschen.
Formular
Ein Formular mit bis zu vier Karten und einer Speicherleiste unten. Ohne Zeiterfassung im Betrieb gibt es nur Grunddaten; Stempeln und Besonderheiten erscheinen nur, solange Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter eingeschaltet ist.
| Feld | Karte | Bedeutung und Regeln |
|---|---|---|
| Name | Grunddaten | Pflicht, bis 200 Zeichen. |
| Funktion | Grunddaten | Optional. Bildet die Bereiche in Dienstplan und Zeiterfassung; Vorschläge aus den Funktionen aktiver Mitarbeiter. |
| Position im Dienstplan | Grunddaten | Ganze Zahl ab 0, beim Anlegen hinter dem letzten aktiven Mitarbeiter. Kleinere Zahl steht weiter oben. |
| Farbe im Dienstplan | Grunddaten | Eine von 30 Farben oder Keine Farbe. |
| Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter | Zeiterfassung | Aus = kein Stempeln, keine Lückenmeldung, kein Export. Vorhandene Buchungen bleiben gespeichert. |
| Eintritt, Austritt | Zeiterfassung | Ab Eintritt werden Lücken gemeldet; nach dem Austritt ist Stempeln gesperrt. Der Austritt darf nicht vor dem Eintritt liegen. |
| Personalnummer | Zeiterfassung | Für den Export an den Steuerberater. Nur Ziffern, wenn in den Zeitregeln DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware eingestellt ist; sonst Freitext. |
| Eigene Lohnart Grundstunden | Zeiterfassung | Optional, 1 bis 9999. Leer: Lohnart aus den Zeitregeln. |
| PIN (Tablet) | Stempeln | PIN setzen beziehungsweise PIN neu setzen; beim Anlegen "Die PIN setzen Sie nach dem Anlegen." |
| Ausweis-Nummer (UID) | Stempeln | 4 bis 32 Hex-Zeichen, Einlesen oder von Hand; Entfernen leert das Feld. |
| Jugendlich bis (JArbSchG) | Besonderheiten | Tag vor dem 18. Geburtstag; kein Geburtsdatum. |
| Leitende Angestellte (§ 18 ArbZG) | Besonderheiten | Wird erfasst, aber nicht gegen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes geprüft. |
| Von der MiLoG-Aufzeichnungspflicht ausgenommen | Besonderheiten | Verlangt eine Begründung. |
Die Speicherleiste zeigt *Pflichtfelder sind mit markiert., Keine Änderungen, Ungespeicherte Änderungen, Wird gespeichert, Gespeichert oder "Bitte 2 Felder prüfen" (Klick springt zum ersten Fehler). Knöpfe: Abbrechen und Mitarbeiter anlegen beziehungsweise Änderungen speichern. Wer mit ungespeicherten Änderungen die Seite verlässt, sieht "Ungespeicherte Änderungen verwerfen?" mit Weiter bearbeiten und Verwerfen und verlassen**.
Kopf der Mitarbeiterseite
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Unterzeile | Funktion ("ohne Funktion") und aktiv oder archiviert. |
| Zeiten ansehen | Öffnet die Zeiten des Mitarbeiters in der Zeiterfassung; nur mit eingeschalteter Zeiterfassung. |
| Weitere Aktionen | Menü mit Archivieren; bei archivierten Mitarbeitern nicht vorhanden. |
| Archiv-Hinweis | Archiviert, "Erscheint nicht im Dienstplan und kann nicht stempeln. Die Zeitdaten bleiben erhalten.", Knopf Wieder aktivieren. |
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter anlegen, ändern, archivieren, löschen | Admin | Mitarbeiter für den Dienstplan anlegen |
| Zeiterfassung, PIN und Ausweis einrichten | Admin | Zeiterfassung für einen Betrieb starten |
| PIN setzen | Admin | PIN vergeben oder zurücksetzen |
| Schichten planen | Admin | Dienstplan pflegen |
| Benutzerkonto anlegen | Admin | Benutzer und Rollen verwalten |
Bewusst schlank: keine Kontaktdaten, kein Geburtsdatum, kein Entgelt, keine Vertragsdetails (Datensparsamkeit). Ein Mitarbeitereintrag ist kein Zugang zur Software.
Grunddaten und Zeiterfassung werden zusammen geprüft und mit einem Klick gespeichert. Die PIN speichert ihr eigenes Fenster sofort.
Änderungen werden im Audit-Protokoll festgehalten.