Rolle Sekretariat oder Admin. Die Stammdaten des Betriebs sind eingerichtet (Betrieb einrichten (Weg für Administratoren)).
Schritte
Anfragen in Buchungen verwandeln. Legen Sie telefonische und schriftliche Reservierungen unter Buchungen mit Neue Buchung an: Gast suchen oder anlegen, Zeitraum, Kategorie, Ratenplan, Belegung (Buchung anlegen). Für unverbindliche Anfragen nutzen Sie eine Option mit Frist, für Gruppen die Mehrzimmerbuchung, für Firmenkunden die Firmenzuordnung (Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen, Mehrzimmerbuchung anlegen, Buchung einer Firma zuordnen). Senden Sie die Bestätigung aus dem Tab Belege & Versand.
Gäste und Firmen sauber halten. Prüfen Sie vor jedem Anlegen, ob der Gast schon existiert; die Suche nach Name oder E-Mail verhindert Dubletten (Dubletten vermeiden (Gäste und Firmen)). Pflegen Sie Land, E-Mail-Adressen und Firmenanschriften mit USt-IdNr., denn sie steuern Meldeschein, Statistik, Rechnungsversand und E-Rechnung (Gast anlegen und bearbeiten, Firma anlegen und pflegen).
Änderungen und Stornos. Verschiebungen erledigen Sie über die Aufenthaltsdaten, Ratenwechsel über den Ratenplan der Buchung, Absagen über Stornieren (Aufenthaltsdaten ändern, Ratenplan ändern (Buchung, Aufenthalt, je Nacht), Buchung stornieren). Existiert schon eine Rechnung, führt der Weg immer über Storno und Neuausstellung (Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellen).
Preise und Verfügbarkeit steuern. Passen Sie Preise in der Preis-Matrix an, setzen Sie Mindestaufenthalte oder Verkaufsstopps im Inventar und prüfen Sie, dass die Portale die Änderung übernommen haben (Preise in der Preis-Matrix pflegen, Kapazität und Restriktionen je Tag setzen (Inventar), Verfügbarkeit und Preise an Portale übertragen (ARI)). Kontrollieren Sie täglich den Tab Buchungen im Channel-Manager auf Änderungen aus Portalen (Portalbuchungen prüfen).
Rechnungen und Zahlungen im Blick. Unter Rechnungen filtern Sie nach Offen und Überfällig, erfassen eingegangene Überweisungen und erzeugen Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach Ihren Mahnstufen (Zahlung extern erfassen, Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung)). Firmen mit mehreren Aufenthalten erhalten eine Sammelrechnung (Sammelrechnung über mehrere Buchungen).
Fehler korrigieren. Eine falsche Rechnung wird storniert und neu ausgestellt, eine Zahlung übernommen oder erstattet; nichts wird gelöscht (Rechnung stornieren und korrigieren, Erstattung, Rechnungsnummern und Storno (GoBD)). Fehlversand prüfen Sie im Postausgang (Postausgang prüfen).
Monatsabschluss. Zum Monatsanfang erzeugen Sie den DATEV-Export des Vormonats für die Steuerberatung, die Beherbergungsstatistik für das Landesamt und prüfen die Kennzahlen (DATEV-Export erstellen, Beherbergungsstatistik erstellen, Kennzahlen lesen). Tragen Sie vorher das Land bei Gästen "ohne Angabe" nach.
Alternative Wege
- Datenschutzanfragen: Auskunft aus Gastprofil und Buchungen zusammenstellen, Löschwünsche über Anonymisieren erfüllen (Datenschutz und Aufbewahrungsfristen, Gast anonymisieren (DSGVO)).
- Saisonwechsel: Neue Saison anlegen, Preise füllen, Kurtaxe-Satz prüfen, Schließzeiten eintragen (Saison anlegen und Zeiträume pflegen, Schließzeiten und Betriebskapazität pflegen).
Was das Sekretariat nicht kann: Benutzer verwalten, Widget-Optionen, Terminal, Mitarbeiter und Dienstplan; das ist Sache der Administration (Rollen und Rechte).
Viele Aktionen laufen ohne Rückfrage, auch Storno und Deaktivieren. Der Tab Verlauf einer Buchung zeigt jederzeit, wer was geändert hat (Audit-Trail und Nachvollziehbarkeit).
Stornieren Sie Portalbuchungen zusätzlich im Portal-Extranet; Änderungen aus Portalen werden nie automatisch übernommen.