Ein eigener Zugang (Einladung per E-Mail) mit gesetztem Passwort. Melden Sie sich nie mit einem fremden Konto an: Jede Ihrer Aktionen wird unter Ihrem Namen protokolliert.
Schritte
Anmelden und orientieren. Melden Sie sich unter clavenda.com/login an (Anmelden und Passwort zurücksetzen). Das Dashboard zeigt oben die Zahlen des Tages und darunter Zu erledigen: Anreisen ohne Zimmer, offene Meldescheine, fällige Abreisen. Links führt die Seitenleiste zu Belegungsplan, Buchungen, Anreisen & Abreisen, Gäste und Firmen.
Anreisen vorbereiten. Öffnen Sie Anreisen & Abreisen. Prüfen Sie für jede Anreise, ob ein Zimmer zugewiesen ist; Buchungen ohne Zimmer liegen im Belegungsplan in der Ablage und werden per Ziehen auf ein Zimmer gelegt (Zimmer zuweisen und Zuweisung ändern). Lesen Sie die Gast-Notizen und Check-in-Hinweise, bevor der Gast vor Ihnen steht (Gast-Notizen und Check-in-Hinweise).
Einchecken. Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Check-in. Bei Gästen mit Wohnsitz im Ausland erfassen Sie im Tab Meldeschein die Ausweisdaten, drucken den Meldeschein und bestätigen die Unterschrift (Einchecken, Meldeschein erfassen, unterschreiben, drucken). Wünscht das Haus eine Kaution, autorisieren Sie sie per Karte (Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben).
Während des Aufenthalts. Frühstück, Parkplatz, Minibar und andere Leistungen buchen Sie im Tab Folio & Rechnung auf das Gästekonto (Posten auf das Folio buchen). Zimmerwechsel und Verlängerungen erledigen Sie im Belegungsplan beziehungsweise über die Aufenthaltsdaten; Sonderwünsche halten Sie als Notiz oder Label fest (Labels vergeben). Eine Tagesbemerkung im Belegungsplan informiert die nächste Schicht (Tagesbemerkung im Belegungsplan).
Abreise und Zahlung. Erstellen Sie aus dem Gästekonto die Rechnung an den Gast, die Firma oder eine abweichende Adresse (Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse)), kassieren Sie am Terminal (Zahlung am Terminal) oder vermerken Sie eine Überweisung (Zahlung extern erfassen) und checken Sie aus (Auschecken). Bargeld erfassen Sie nicht in der Software (Kassenfunktion und Barzahlung (KassenSichV)).
Nicht erschienen. Kommt ein Gast bis zum Abend nicht, setzen Sie die Buchung auf No-Show und buchen gegebenenfalls die vereinbarte Gebühr (No-Show erfassen). Ein versehentlicher Check-in oder Check-out lässt sich über Status korrigieren zurücknehmen.
Schichtende. Prüfen Sie im Dashboard, dass keine Anreise und keine Abreise des Tages offen ist, drucken Sie bei Bedarf die Liste für den nächsten Tag (Anreise-/Abreiseliste drucken) und melden Sie sich über das Benutzermenü ab.
Alternative Wege
- Buchung finden: Unter Buchungen suchen Sie nach Buchungsnummer oder Gastname; im Belegungsplan klicken Sie direkt auf den Balken.
- Gast anrufen oder mailen: Kontaktdaten stehen im Gastprofil; eine Bestätigung senden Sie aus dem Tab Belege & Versand (Buchungsbestätigung erneut senden).
Neue Buchungen, Stornos und Änderungen an Preisen legt das Sekretariat an; melden Sie telefonische Anfragen dorthin weiter oder lassen Sie sich die Rolle Sekretariat geben (Rollen und Rechte).
Vieles läuft ohne Rückfrage: Check-out, No-Show und Zimmerwechsel greifen sofort. Lesen Sie vor dem Klick, welche Buchung geöffnet ist.
Portalbuchungen kommen automatisch herein und sehen aus wie alle anderen; prüfen Sie bei ihnen besonders das Land des Gastes für Meldeschein und Statistik (Portalbuchungen prüfen).
Bei Unsicherheit hilft der Tab Verlauf der Buchung: Dort steht, wer wann was geändert hat.