Rolle Admin. Von clavenda angelegt: der Betrieb, Ihr Konto und, falls gewünscht, ein Stammdaten-Grundgerüst. Bereitliegen sollten: Zimmerliste mit Kategorien und Betten, Preisliste je Saison, Firmenanschrift mit Steuernummer und Bankverbindung, Logo, Impressum-, Datenschutz- und AGB-Links Ihrer Website, Kurtaxe-Satz der Gemeinde.
Schritte
Zimmer und Kategorien. Legen Sie unter Einstellungen die Zimmerkategorien mit Belegung, Betten und Ausstattung an, dann die Zimmer je Kategorie mit Etage und den Kanälen Webseite und Channelmanager (Zimmerkategorie anlegen und pflegen, Zimmer anlegen, Etage und Kanäle festlegen). Ergänzen Sie Bilder und Texte, sie erscheinen in der Buchungsmaske (Bilder und Beschreibungen einer Kategorie pflegen).
Preise. Legen Sie Saisons an, dann einen Basis-Ratenplan und bei Bedarf abgeleitete Pläne (Nicht erstattbar, Frühstück inklusive), und füllen Sie die Preis-Matrix je Kategorie und Saison (Saison anlegen und Zeiträume pflegen, Ratenplan anlegen (Basis und abgeleitet), Preise in der Preis-Matrix pflegen). Auslastungsaufschläge und Restriktionen können warten (Auslastungsaufschläge einrichten, Kapazität und Restriktionen je Tag setzen (Inventar)).
Zusatzleistungen. Legen Sie Artikel wie Frühstück, Parkplatz oder Hund mit Preis und Steuersatz an und markieren Sie, welche online buchbar sind (Artikel anlegen (Preis, USt, Buchbarkeit)). Buchungs-Labels und Gast-Tags richten Sie nach Bedarf ein.
Rechnungen. Füllen Sie die Rechnungs-Stammdaten vollständig: Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bank, Zahlungsziel, Nummernkreis, Steuersätze, Kurtaxe, Logo, Texte, Konten für DATEV (Rechnungs-Stammdaten anlegen und pflegen). Legen Sie die Mahnstufen fest (Mahnstufen einrichten). Ohne gespeichertes Profil lässt sich keine Rechnung erstellen; ändern Sie den Nummernkreis nach der ersten Rechnung nicht mehr (Rechnungsnummern und Storno (GoBD)).
Betriebszeiten und Team. Tragen Sie Schließzeiten ein (Schließzeiten und Betriebskapazität pflegen) und laden Sie Ihr Team mit der passenden Rolle ein; mindestens einen zweiten Administrator (Benutzer einladen (auch in mehrere Betriebe), Rollen und Rechte). Für den Dienstplan legen Sie Mitarbeiter an (Mitarbeiter für den Dienstplan anlegen).
Zahlungen. Lassen Sie von clavenda das Stripe-Konto Ihres Betriebs hinterlegen und registrieren Sie das Kartenterminal (Terminal registrieren). Testen Sie eine Zahlung mit kleinem Betrag und erstatten Sie sie.
Buchungsmaske. Hinterlegen Sie unter Widget-Optionen Farben, Logo und die rechtlichen Links, entscheiden Sie über "Auf Rechnung buchen", erzeugen Sie den Widget-Schlüssel, aktivieren Sie die Buchungsseite und prüfen Sie sie in der Vorschau (Widget-Optionen anpassen, Buchungsmaske einrichten, So bucht der Gast online). Geben Sie den Link an Ihre Webagentur.
Portale. Führen Sie den Content-Sync aus, verbinden Sie Booking.com mit Ihrer Hotel-ID, ordnen Sie die Zimmertypen zu, bestätigen Sie den Briefcode im Extranet und stoßen Sie den ersten ARI-Push an (Channel-Manager einrichten (Content-Sync), Kanal verbinden (Booking.com), Verfügbarkeit und Preise an Portale übertragen (ARI)). Aktivieren Sie den Kanal erst, wenn Preise und Verfügbarkeit stimmen.
Probelauf. Legen Sie eine Testbuchung an, checken Sie ein, buchen Sie einen Posten, stellen Sie die Rechnung, kassieren Sie am Terminal, checken Sie aus und stornieren Sie die Rechnung wieder (Buchung anlegen, Rechnung stornieren und korrigieren). Prüfen Sie Postausgang und Kennzahlen. Bestand: Storno und Testrechnung bleiben sichtbar; das ist gewollt.
Bestandsbuchungen. Übertragen Sie künftige Buchungen aus dem Altsystem von Hand oder lassen Sie sie von clavenda importieren, und setzen Sie den Startzeitpunkt, ab dem Rechnungen nur noch in clavenda entstehen.
Alternative Wege
- Zweites Haus: Für einen weiteren Betrieb desselben Kunden kann clavenda die Stammdaten kopieren; Sie passen dann nur Zimmer, Preise und Rechnungs-Stammdaten an.
- Stufenweise: Buchungsmaske und Portale lassen sich nachziehen; Schritte 1 bis 5 reichen für den Empfangsbetrieb.
Reihenfolge einhalten: Kategorien vor Zimmern, Saisons vor Preisen, Rechnungs-Stammdaten vor der ersten Rechnung, Preise vor dem ersten Kanal.
Testen Sie nie in einem Betrieb, der schon echte Rechnungen schreibt; die Nummern sind lückenlos und die Belege bleiben.
Die Buchungsmaske ist ab Aktivierung öffentlich; hinterlegen Sie vorher Impressum, Datenschutz und AGB.
Was clavenda für Sie erledigt: Betrieb anlegen, Absender für E-Mails, Stripe-Zugang, Channel-Manager-Zugang, Umgebungen. Wenden Sie sich dafür an Ihren Ansprechpartner.