So bucht der Gast online

Schritte

1. Suche: Der Gast wählt unter Verfügbarkeit prüfen Anreise und Abreise im Kalender (der kleinste Nachtpreis steht im Datum), dazu Erwachsene, Kinder und Zimmer, und klickt auf Verfügbarkeit prüfen. Höchstens 30 Nächte, höchstens 500 Tage im Voraus.

   

2. Zimmer: Unter Verfügbare Zimmer erscheinen die Kategorien mit Bildern, Ausstattung, Gesamtpreis und Preis pro Nacht; ausgebuchte Kategorien mit "Für diesen Zeitraum ausgebucht", knappe mit "Nur noch 2 Zimmer frei". Hat eine Kategorie mehrere Raten, etwa mit und ohne Frühstück, wählt der Gast die Rate direkt an der Karte; jede Rate zeigt Preis, Stornobedingung und was enthalten ist. Der Gast klickt Auswählen und rechts Weiter zu Extras. Über Mehrere Zimmer einzeln zusammenstellen kann er verschiedene Kategorien kombinieren.

   

3. Extras: Alle aktiven Artikel mit Auf der Buchungsseite buchbar stehen mit Preis, Bezug (je Aufenthalt, je Nacht, je Person, je Person und Nacht, je Zimmer und Nacht) und Steuersatz zur Wahl. Je Nacht, je Person, je Person und Nacht und je Zimmer und Nacht belegen die Menge beim Anklicken vor (Nächte, Personen, Nächte mal Personen bzw. Nächte mal Zimmer), der Gast kann sie verringern, aber nicht erhöhen. Was in der gewählten Rate schon enthalten ist, erscheint nicht als Extra.

   

4. Daten und Zahlung: Pflicht sind Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Land des Wohnsitzes. Bei Wohnsitz außerhalb Deutschlands erscheint der Block Meldeschein mit Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Ausweisnummer. Der Gast wählt Sofort zahlen (per Karte über Stripe, auf passenden Geräten auch Apple Pay oder Google Pay; PayPal, Klarna, Lastschrift und Überweisung werden zurzeit nicht angeboten) oder, falls freigegeben, Auf Rechnung. Der Satz über dem Zustimmungsfeld nennt den Betrag: bei vollem Betrag "Der Gesamtbetrag von ... wird jetzt per Karte bezahlt.", bei Anzahlung "Jetzt fällig: Anzahlung von ... Den Restbetrag von ... und die Kurtaxe zahlen Sie bei Anreise im Hotel." Die Zusammenfassung zeigt dann Heute fällig (Anzahlung) und Bei Anreise getrennt. Bei Karte als Garantie liest der Gast "Ihre Karte wird nur als Garantie hinterlegt, jetzt wird nichts abgebucht. ...", die Zusammenfassung zeigt Heute fällig 0,00 € und Im Hotel, und der Knopf heißt Karte hinterlegen und zahlungspflichtig buchen. Der Gast bestätigt "Ich habe die AGB und Stornobedingungen sowie die Datenschutzerklärung gelesen und stimme zu." und klickt Zur Zahlung beziehungsweise Zahlungspflichtig buchen.

   

5. Bestätigung: "Buchung bestätigt" mit Buchungsnummer, Zimmer, Zeitraum und Belegung; die Bestätigung geht zusätzlich per E-Mail an den Gast. Bei nicht abgeschlossener Kartenzahlung: "Zahlung nicht abgeschlossen ... Es wurde nichts gebucht und nichts berechnet."

Was in der Software entsteht

• Ein Gast im Kundenstamm (Name, E-Mail, Telefon, Land) und eine Buchung im Status Bestätigt mit Herkunft Widget; das Zimmer wird automatisch zugewiesen, sonst landet die Buchung in der Ablage des Belegungsplans.
• Extras als Posten auf dem Folio; Kurtaxe je Erwachsenem und Nacht als durchlaufender Posten.
• Bei ausländischem Wohnsitz ein Meldeschein im Status Entwurf an der Buchung.
• Sofort zahlen: Die Zahlung erscheint als "Online-Vorauszahlung" an der Buchung, dazu automatisch eine Anzahlungsrechnung über den gezahlten Betrag. Bei eingestellter Anzahlung ist das nur die Anzahlung; den Rest und die Kurtaxe kassieren Sie bei Anreise, die Schlussrechnung setzt die Anzahlung ab. Karte als Garantie: keine Zahlung und keine Anzahlungsrechnung; die Übersicht zeigt die Karte Kartengarantie (Hinterlegte Karte belasten). Auf Rechnung: keine Zahlung; Sie stellen die Rechnung wie gewohnt im Folio aus.
• Eine Buchungsbestätigung an den Gast und, falls in den Rechnungs-Stammdaten hinterlegt, eine interne Benachrichtigung an Interne Benachrichtigung an. Die interne Nachricht kommt auch dann, wenn die Bestätigung an den Gast nicht zugestellt werden konnte; sie sagt das dann dazu. Buchungen aus Portalen wie Booking.com lösen ebenfalls eine interne Nachricht aus.