Arbeitszeiten exportieren: So kommen die Stunden zum Steuerberater

Kurz vorweg: Für die Lohnabrechnung braucht der Steuerberater jeden Monat je Mitarbeiter die gearbeiteten Stunden, die Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Berufsschule) und die Grundlagen für Zuschläge, also die Stunden in der Nacht, an Sonntagen und an Feiertagen. Übergeben lässt sich das auf drei Wegen: abgetippt aus Stundenzetteln, als CSV-Datei oder direkt im Importformat seines Lohnprogramms, etwa DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware lohn+gehalt. Der dritte Weg erspart der Kanzlei das Abtippen und Ihnen die Rückfragen.

Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben die Lohnbuchhaltung erwartet, worin sich die Formate unterscheiden, wie lange Sie was aufbewahren müssen und wo beim Export die typischen Fehler liegen.

Was das Lohnbüro jeden Monat braucht

Die Kanzlei rechnet mit Stunden und Tagen, nicht mit Ihren Euro-Beträgen. Stundenlohn, Zuschlagssätze und Abzüge sind im Lohnprogramm hinterlegt. Von Ihnen braucht sie je Mitarbeiter und Monat:

• Personalnummer: die Nummer, unter der die Person im Lohnprogramm geführt wird. Ohne sie lässt sich keine Zeile zuordnen.
• Grundstunden: die tatsächlich gearbeitete Zeit nach Abzug der Pausen.
• Zuschlagsgrundlagen: die Stunden in der Nacht, an Sonntagen und an Feiertagen. Ob und in welcher Höhe ein Zuschlag gezahlt wird, regelt der Arbeits- oder Tarifvertrag; gerechnet wird er im Lohnprogramm.
• Fehlzeiten: Urlaubs-, Krankheits- und Berufsschultage, damit Entgeltfortzahlung und Urlaubskonto stimmen. Bei Krankheit genügt der Tag, eine Diagnose gehört nicht in den Export.

Ebenso wichtig wie die Zahlen ist ihr Zeitpunkt: Übergeben Sie einen Monat erst, wenn er geprüft und abgeschlossen ist. Ändert sich danach noch eine Schicht, muss die Kanzlei die Abrechnung korrigieren.

Drei Wege zum Steuerberater

Abtippen. Stundenzettel oder eine Excel-Liste gehen per Mail an die Kanzlei, dort tippt jemand die Summen ins Lohnprogramm. Das ist doppelte Arbeit, und jeder Tippfehler ist ein Lohnfehler. Beim Mindestlohn kann aus einer vergessenen Stunde ein Verstoß werden.

CSV-Datei. Eine Tabelle mit Stunden je Mitarbeiter und Tag oder Monat. Viele Lohnprogramme lesen CSV über eine Importvorlage ein, die die Kanzlei einmal einrichtet; Spalten und Zahlenformat müssen dazu passen. Der Weg eignet sich für Programme, für die es kein fertiges Format gibt.

Direktformat. Die Datei hat bereits den Aufbau, den das Lohnprogramm beim Import erwartet: Personalnummer, Lohnart, Wert. Die Kanzlei liest sie ein, ohne Spalten zuzuordnen. Voraussetzung ist, dass Personalnummern und Lohnarten mit denen im Lohnprogramm übereinstimmen.

Die Formate: DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware

Allen drei gemeinsam: Die Nummern legt die Kanzlei fest, nicht Sie. Fragen Sie vor dem ersten Export nach der Beraternummer und der Mandantennummer (nur DATEV), nach den Lohnarten für Grund-, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden und nach der Personalnummer jedes Mitarbeiters. Für DATEV und Lexware besteht die Personalnummer nur aus Ziffern, bei DATEV Lohn und Gehalt aus höchstens fünf.

• DATEV LODAS: eine Textdatei für den ASCII-Import. Die Stunden stehen als Monatssumme je Mitarbeiter und Lohnart darin. Urlaubs- und Krankheitstage gehen als Anzahl Tage mit den Buchungsschlüsseln 71 und 72, ohne eigene Lohnart.
• DATEV Lohn und Gehalt: ebenfalls ein ASCII-Import, dazu eine Beschreibung des Dateiaufbaus (INI-Datei), die die Kanzlei einmal hinterlegt. Fehltage stehen je Kalendertag mit einem Ausfallschlüssel in der Datei, üblich sind U für Urlaub und K für Krank.
• Lexware lohn+gehalt: eine CSV-Datei mit Jahr, Monat, Personalnummer, Lohnart und Wert. Fehltage gehen als Anzahl Tage auf eine eigene Lohnart; wie Lexware sie übernimmt, stimmen Sie mit der Kanzlei ab.

Zwei Stolperfallen gelten für alle drei. Erstens addieren DATEV und Lexware beim Import: Wird ein Monat zweimal eingelesen, zählen die Stunden doppelt. Muss ein Monat korrigiert werden, löscht die Kanzlei den alten Import, bevor sie den neuen einliest. Zweitens verändert Excel beim Öffnen und Speichern Kodierung und führende Nullen. Geben Sie die Datei deshalb so weiter, wie sie erzeugt wurde, und lassen Sie den ersten Import von der Kanzlei testen, bevor Sie damit abrechnen.

Aufbewahrung: drei Fristen, die oft verwechselt werden

Der Export an die Lohnbuchhaltung ersetzt die Arbeitszeitaufzeichnung nicht. Die Datei enthält Summen, eine Prüfung verlangt Beginn, Ende und Dauer je Tag. Für die Unterlagen gelten unterschiedliche Fristen:

• Arbeitszeitaufzeichnungen: Nach § 17 Abs. 1 MiLoG zeichnen Betriebe im Gastgewerbe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf und bewahren die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Das gilt auch für Minijobs.
• Lohnkonto: Nach § 41 Abs. 1 EStG ist das Lohnkonto bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Geführt wird es meist in der Kanzlei; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
• Belege der Lohnbuchhaltung: Als Buchungsbelege sind sie nach § 147 Abs. 3 AO seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, vorher waren es zehn.

Die Fristen laufen nebeneinander. Wer Stundenzettel nach zwei Jahren vernichtet, muss sicher sein, dass sie nicht zugleich als Beleg für die Lohnbuchhaltung dienen.

Und die Pflicht zur elektronischen Erfassung?

Im Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vorgelegt. Er sieht vor, dass die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet wird. Das ist ein Entwurf, kein Gesetz; ob und wann er beschlossen wird, ist offen. Was heute schon gilt und was der Entwurf vorsieht, steht im Beitrag Zeiterfassung im Hotel 2027. Für den Export gilt unabhängig davon: Wer elektronisch erfasst, muss am Monatsende nichts mehr abtippen.

So geht es in clavenda

Im Modul Zeiterfassung schließen Sie den Monat je Mitarbeiter ab und wählen dann das Format: Allgemein, eine CSV-Datei mit Tagessummen je Mitarbeiter und Tag für Programme wie Addison, Agenda oder Sage, oder direkt DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware lohn+gehalt. Exportiert wird nur, was abgeschlossen ist, damit sich die übergebenen Zahlen nicht mehr unbemerkt verschieben.

Die Dateien enthalten Stunden und Tage, nie Euro-Beträge; Zuschläge rechnet das Lohnprogramm. Nachtstunden sind die Anteile zwischen 23 und 6 Uhr. Je Mitarbeiter und Lohnart werden zuerst die Minuten summiert und erst dann einmal auf Dezimalstunden gerundet: Drei Schichten mit je 20 Minuten ergeben 1,00 Stunden, nicht 0,99. Krank-, Urlaubs- und Schultage kommen dazu, wenn Sie das in den Zeitregeln einschalten. Jeder Export steht mit Version und Prüfsumme im Protokoll, und bevor Sie einen Monat erneut exportieren, erinnert clavenda daran, dass DATEV und Lexware beim Import addieren.

Schritt für Schritt steht das im Hilfeartikel Export für den Steuerberater. Die Zeiterfassung kostet 49 € je Haus und Monat, netto, unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Wie exportiere ich Arbeitsstunden zum Steuerberater?

Prüfen und schließen Sie den Monat ab und übergeben Sie die Stunden je Mitarbeiter als Datei: als CSV oder direkt im Importformat seines Lohnprogramms, etwa DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware lohn+gehalt. Stimmen Sie vorher Personalnummern und Lohnarten mit der Kanzlei ab und lassen Sie den ersten Import testen.

Welche Daten braucht die Lohnbuchhaltung jeden Monat?

Je Mitarbeiter die Personalnummer, die gearbeiteten Stunden, die Stunden in der Nacht, an Sonntagen und an Feiertagen als Grundlage für Zuschläge sowie Urlaubs-, Krankheits- und Berufsschultage. Stundenlöhne und Zuschlagssätze sind im Lohnprogramm hinterlegt.

Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG mindestens zwei Jahre. Davon getrennt gelten das Lohnkonto nach § 41 EStG bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung und die Buchungsbelege der Lohnbuchhaltung nach § 147 AO, seit 2025 acht Jahre.