Zeiterfassung im Hotel 2027: Was der Zoll heute verlangt, was der Gesetzentwurf vorsieht

Kaum ein Thema sorgt in kleinen Hotels für so viel Unsicherheit wie die Arbeitszeiterfassung. Die einen glauben, die Pflicht komme erst noch; die anderen führen seit Jahren Stundenzettel und hoffen, dass sie bei einer Prüfung reichen. Beides ist riskant. Dieser Artikel sortiert, was heute gilt, was 2027 dazukommt und woran ein System zu messen ist.

Was heute gilt: drei Regeln, die schon lange Pflicht sind

§ 17 Mindestlohngesetz. Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen, für die eine besondere Aufzeichnungspflicht gilt. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten aufzeichnen – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag – und die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahren. Das gilt auch für Minijobber und Aushilfen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit bis zu 30.000 € Bußgeld belegt werden (§ 21 MiLoG).

Arbeitszeitgesetz. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist jede Arbeitszeit über acht Stunden am Tag aufzuzeichnen; dazu kommen die Höchstarbeitszeit (zehn Stunden am Tag), Pausen (30 Minuten ab sechs Stunden, 45 Minuten ab neun Stunden) und elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten. Ohne Erfassung lässt sich keine dieser Regeln nachweisen.

EuGH 2019 und Bundesarbeitsgericht 2022. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen; das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt. Seitdem ist die Erfassung der gesamten Arbeitszeit Pflicht – nicht nur der Überstunden. Die Form ist bislang nicht vorgeschrieben: Papier ist erlaubt, solange die Aufzeichnung vollständig und nachvollziehbar ist.

Was der Zoll bei einer Prüfung sehen will

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft im Gastgewerbe regelmäßig und unangekündigt. Verlangt werden in der Regel:

• die Aufzeichnungen von Beginn, Ende und Dauer je Beschäftigtem und Tag, für den geprüften Zeitraum lückenlos
• die Zuordnung zu Personen (wer hat wann gearbeitet, nicht nur „Küche: 8 Stunden“)
• der Abgleich mit Lohnabrechnung und Mindestlohn: Stunden × Stundenlohn muss zum ausgezahlten Lohn passen
• Pausen und Ruhezeiten, weil daraus Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz folgen können
• bei Minijobbern zusätzlich die Einhaltung der Verdienstgrenze

Papierzettel scheitern in der Praxis selten an der Form, sondern an der Lücke: fehlende Tage, nachträglich ergänzte Zeiten, keine Pausen, Stundenzahlen ohne Beginn und Ende. Genau das ist der Punkt, an dem eine Prüfung teuer wird.

Mindestlohn 2027: warum die Erfassung jetzt wichtiger wird

Zum 1. Januar 2027 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 14,60 € (2026: 13,90 €). Je höher der Stundenlohn, desto eher wird eine falsch oder gar nicht erfasste Stunde zum Mindestlohnverstoß – und der wird nicht nur mit Bußgeld, sondern mit Nachzahlung von Lohn und Sozialabgaben geahndet. Für ein Haus mit 25 Beschäftigten, die teils in Teilzeit und auf Abruf arbeiten, ist das ohne Erfassung schlicht nicht zu kontrollieren. Dazu kommt die Minijob-Grenze, die mit dem Mindestlohn mitsteigt: Wer die Stunden nicht sauber führt, rutscht unbemerkt über die Grenze.

Was 2027 dazukommen könnte: der Gesetzentwurf

Im Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Kernpunkte:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden.
• Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber; die Erfassung darf durch Beschäftigte selbst oder Dritte erfolgen.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber dokumentiert.
• Tarifparteien könnten eine wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit vereinbaren und die Ruhezeit anpassen.

Wichtig: Das ist ein Entwurf, kein Gesetz. Ob und wann er beschlossen wird und welche Übergangsfristen für kleine Betriebe gelten, ist offen – ein Vorgängerentwurf scheiterte 2023. Wer heute auf ein elektronisches System umstellt, erfüllt die geltenden Pflichten aus MiLoG, ArbZG und BAG-Beschluss und ist für den Entwurf vorbereitet. Wer wartet, läuft Gefahr, zweimal umzustellen.

Woran ein Zeiterfassungssystem für ein kleines Hotel zu messen ist

Nicht jedes Tool, das Zeiten speichert, hält einer Prüfung stand oder passt in den Hotelalltag. Sechs Kriterien:

1. Beginn, Ende, Pause je Person – nicht nur eine Tagessumme. Stempeln am Tablet an der Rezeption oder am Terminal, mit PIN oder Ausweis.
2. Unveränderbare Aufzeichnung mit Korrekturspur. Korrekturen müssen möglich sein (vergessenes Ausstempeln), aber nachvollziehbar: wer hat wann was geändert.
3. Dienstplan und Ist-Zeit in einem System. Plan-Ist-Vergleich zeigt Mehrarbeit, fehlende Pausen und Ruhezeitverstöße, bevor der Monat abgeschlossen ist.
4. Monatsabschluss und Export an die Lohnbuchhaltung. Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten als Datei für den Steuerberater, nicht als Abschrift.
5. Nachweis für den Zoll auf Knopfdruck. Je Person und Zeitraum eine Liste mit Beginn, Ende, Pause, Dauer.
6. Preis, der nicht mit der Mitarbeiterzahl wächst. Viele Tools kosten 5 bis 9 € je Mitarbeiter und Monat; bei 30 Beschäftigten sind das 150 bis 270 €, oft zusätzlich zur Hotelsoftware.

So löst clavenda das

clavenda hat die Zeiterfassung in die Hotelsoftware eingebaut, statt sie als separates Tool zu verkaufen: Stempeluhr mit PIN am Tablet an der Rezeption, Dienstplan mit Plan-Ist-Vergleich, Monatsabschluss, Nachweis je Person für die Prüfung und Export an die Lohnbuchhaltung – als Modul für 49 € je Haus und Monat, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Der Dienstplan ist in jeder Lizenz enthalten. Wie das technisch aufgebaut ist (Cloud statt Rechner im Keller, Terminal-Anbindung), steht im Artikel Zeiterfassung kommt; die Funktionen im Detail unter Zeiterfassung und Dienstplan.

Häufige Fragen

Ist elektronische Zeiterfassung im Hotel 2027 Pflicht?

Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer ist nach § 17 MiLoG und dem BAG-Beschluss von 2022 bereits Pflicht; die Form ist frei. Die elektronische Erfassung ist im Referentenentwurf von Juni 2026 vorgesehen, aber noch nicht beschlossen.

Reicht ein Stundenzettel für die Zollprüfung?

Formal ja, wenn Beginn, Ende, Pausen und Dauer je Person und Tag lückenlos und innerhalb von sieben Tagen eingetragen sind. In der Praxis scheitern Zettel an Lücken und nachträglichen Änderungen; ein System mit Korrekturspur ist deutlich sicherer.

Was kostet die Zeiterfassung bei clavenda?

49 € je Haus und Monat, netto, für beliebig viele Beschäftigte. Der Dienstplan ist in jeder Lizenz ab 249 € enthalten.