Mindestlohn 2027 im Gastgewerbe: Dienstplan und Stundenkonto ohne Excel

Der Mindestlohn steigt in zwei Stufen: auf 13,90 € zum 1. Januar 2026 und auf 14,60 € zum 1. Januar 2027 (Beschluss der Mindestlohnkommission vom Juni 2025). Für ein Hotel mit 20 Beschäftigten ist das keine Zahl im Gesetzblatt, sondern eine neue Kalkulation für jede Schicht, jeden Minijob und jede Überstunde. Dieser Artikel zeigt, was sich konkret ändert und warum der Dienstplan in Excel dabei zum Risiko wird.

Was die zwei Stufen für ein Haus bedeuten

Ein Beispiel, gerechnet mit dem Bruttolohn ohne Arbeitgeberanteile: Ein Hotel garni mit zwölf Beschäftigten im Mindestlohnbereich und 1.400 bezahlten Stunden im Monat zahlt 2025 bei 12,82 € rund 17.950 € Lohn. 2026 sind es 19.460 €, 2027 20.440 €. Zwischen 2025 und 2027 sind das rund 2.500 € mehr im Monat, knapp 30.000 € im Jahr – ohne eine einzige Stunde mehr Arbeit.

Wer diese Kosten steuern will, braucht drei Dinge, die ein Papierplan nicht liefert: die geplanten Stunden vor dem Monat, die tatsächlichen Stunden während des Monats und die Abweichung zwischen beiden, bevor die Lohnabrechnung läuft.

Minijobs: die Grenze wandert mit

Die Minijob-Grenze ist seit 2022 an den Mindestlohn gekoppelt: Sie entspricht zehn Wochenstunden zum Mindestlohn: 556 € im Monat 2025, 603 € ab 2026 und 633 € ab 2027. Steigt der Mindestlohn, steigt die Verdienstgrenze, aber die Stundenzahl bleibt bei etwa zehn pro Woche. Das heißt in der Praxis:

• Eine Aushilfe, die bei 12,82 € noch 43 Stunden im Monat arbeiten durfte, darf bei 14,60 € ebenfalls nur rund 43 Stunden – die Grenze steigt in Euro, nicht in Stunden.
• Wird der Minijobber über den Mindestlohn bezahlt (etwa 15 € in der Küche), sinkt die zulässige Stundenzahl entsprechend.
• Nur ein gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten in bis zu zwei Kalendermonaten im Jahr ist erlaubt. Wird die Grenze regelmäßig überschritten, ist die Beschäftigung ab diesem Zeitpunkt sozialversicherungspflichtig.

Ohne Stundenkonto je Person fällt das erst auf, wenn die Lohnabrechnung oder die Betriebsprüfung es bemerkt.

Warum Excel hier an die Grenze kommt

Fast jedes kleine Hotel hat einen Dienstplan in Excel oder auf Papier, oft seit Jahren gepflegt und für die Planung völlig in Ordnung. Das Problem entsteht danach:

• Plan ist nicht Ist. Die geplanten acht Stunden sind nicht die gestempelten neun. Die Differenz landet, wenn überhaupt, als Nachtrag in einer anderen Datei.
• Keine Kontrolle beim Eintragen. Excel warnt nicht, wenn eine Aushilfe im Monat über ihre Minijob-Stunden kommt, wenn zwischen zwei Schichten keine elf Stunden Ruhezeit liegen oder wenn die 30-Minuten-Pause nach sechs Stunden fehlt.
• Keine Aufzeichnung im Sinne des Gesetzes. Ein Dienstplan ist eine Planung; § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit, innerhalb von sieben Tagen, zwei Jahre aufbewahrt (ausführlich im Artikel Zeiterfassung im Hotel 2027).
• Lohnabrechnung von Hand. Am Monatsende werden Stunden aus dem Plan abgetippt, korrigiert, an den Steuerberater gemailt. Jeder Tippfehler ist ein Lohnfehler, und beim Mindestlohn ein Verstoß.

Excel ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass Planung, Erfassung und Abrechnung in drei verschiedenen Dateien liegen, die niemand abgleicht.

Dienstplan, Stundenkonto, Abrechnung: wie es zusammenhängt

Dienstplan: Wer arbeitet wann in welcher Rolle – Empfang, Housekeeping, Frühstück, Küche. Mit Wochenstunden je Person, damit Teilzeit und Minijob im Plan schon stimmen. Der Dienstplan allein hilft bei der Planung; er sagt nichts darüber, was tatsächlich gearbeitet wurde.

Stundenkonto und Plan-Ist-Vergleich: Erst mit erfassten Ist-Zeiten entsteht ein Konto je Person: Soll aus dem Plan, Ist aus dem Stempeln, Saldo als Mehr- oder Minderstunden. Das Konto zeigt während des Monats, wer auf die Minijob-Grenze zuläuft, wer Mehrarbeit aufbaut, wo Pausen fehlen – nicht erst am Monatsende.

Monatsabschluss und Export: Aus dem Konto werden Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten je Person; als Datei an die Lohnbuchhaltung, statt als Abschrift. Der Steuerberater rechnet mit denselben Zahlen, die der Zoll bei einer Prüfung sieht.

Fünf Schritte für den Jahreswechsel

1. Stundenlöhne prüfen. Alle Beschäftigten, die heute zwischen 13,90 € und 14,60 € liegen, müssen zum 1. Januar 2027 angehoben werden – auch Aushilfen, Praktikanten nach den Ausnahmen des MiLoG und Beschäftigte mit Stundenlohn knapp darüber, wenn Zuschläge einberechnet werden.
2. Minijob-Stunden neu rechnen. Für jede geringfügig Beschäftigte die zulässigen Monatsstunden aus Verdienstgrenze und Stundenlohn ableiten und im Dienstplan als Obergrenze hinterlegen.
3. Arbeitsverträge anpassen. Wo Stundenlöhne im Vertrag stehen, Nachträge erstellen; wo Monatsgehälter bei Teilzeit stehen, prüfen, ob sie geteilt durch die Stunden noch über dem Mindestlohn liegen.
4. Erfassung auf Ist-Zeiten umstellen. Dienstplan allein reicht nicht; ab Januar sollten Beginn, Ende und Pause je Person gestempelt werden, damit Stundenkonto und Nachweis entstehen.
5. Monatsabschluss mit dem Steuerberater abstimmen. Welches Format braucht die Lohnbuchhaltung, welche Zuschläge gelten im Haus (Nacht, Sonntag, Feiertag), wer gibt den Monat frei.

So löst clavenda das

Der Dienstplan ist in jeder clavenda-Lizenz enthalten: Schichten je Rolle, Wochenstunden je Person, Vorlagen für wiederkehrende Wochen. Stundenkonto und Plan-Ist-Vergleich kommen mit dem Modul Zeiterfassung dazu: Stempeln am Tablet mit PIN oder Ausweis oder am Datafox-Terminal, Warnungen bei fehlender Pause, zu kurzer Ruhezeit und vor Ablauf der Sieben-Tage-Frist, Minijob-Stunden im Blick, Monatsabschluss und Export an die Lohnbuchhaltung – 49 € je Haus und Monat, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten; das Wandterminal wird als Gerät separat berechnet.

Häufige Fragen

Wie hoch ist der Mindestlohn 2027 im Gastgewerbe?

14,60 € je Stunde ab dem 1. Januar 2027, nach 13,90 € ab dem 1. Januar 2026 (Beschluss der Mindestlohnkommission vom Juni 2025). Es gibt keinen abweichenden Branchenmindestlohn für das Gastgewerbe.

Wie viele Stunden darf ein Minijobber 2027 arbeiten?

Die Verdienstgrenze entspricht zehn Wochenstunden zum Mindestlohn, also etwa 43 Stunden im Monat bei 14,60 €. Wer mehr als den Mindestlohn zahlt, muss die Stunden entsprechend reduzieren.

Reicht ein Dienstplan als Arbeitszeitnachweis?

Nein. Der Dienstplan ist eine Planung. § 17 MiLoG verlangt die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer; dafür braucht es eine Erfassung der Ist-Zeiten, bei clavenda über das Modul Zeiterfassung.